1. Nhân viên chứng từ là gì?

Nhân viên chứng từ là vị trí công việc rất phổ biến trong lĩnh vực logistics. Công việc chính của họ là xử lý các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu. Họ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế đòi hỏi người làm việc này phải có tính cẩn thận cao. Bên cạnh đó, những vị trí như Nhân viên pháp lý, Nhân viên công chứng cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.

2. Phân biệt nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu và nhân viên chứng từ Logistics

Mặc dù hai khái niệm "Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu" và "Nhân viên chứng từ logistics" thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng vẫn có một số điểm khác biệt nhất định. Để phân biệt rõ hơn, chúng ta cần hiểu bản chất của từng khái niệm:

3. Lương của Nhân viên chứng từ có cao không?

Nhìn chung, mức lương của Nhân viên chứng từ không quá cao so với mặt bằng chung, nhưng cũng không hề thấp. Với người có kinh nghiệm, kỹ năng tốt và làm việc ở các công ty lớn, mức lương có thể đạt mức khá tốt. Quan trọng hơn, vị trí này mang lại nhiều cơ hội học hỏi và phát triển trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, mở ra tiềm năng tăng lương và thăng tiến trong tương lai.

4. Nhân viên chứng từ cần học những gì?

Nhân viên chứng từ đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động xuất nhập khẩu và logistics, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển hợp pháp và hiệu quả. Để trở thành một nhân viên chứng từ giỏi, bạn cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn và kỹ năng đa dạng. 

Kiến thức chuyên môn

Đầu tiên, bạn cần nắm được kiến thức về chứng từ thương mại, bao gồm các loại chứng từ như hợp đồng mua bán ngoại thương (Contract), hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), vận đơn (Bill of Lading),... và cách lập, kiểm tra chúng. Bên cạnh đó, bạn cần nắm vững các quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế liên quan đến xuất nhập khẩu, hải quan, thương mại, vận chuyển hàng hóa.

Về quy trình xuất nhập khẩu, điều cần thiết nhất đó là hiểu rõ các bước trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, đến giao nhận hàng. Đồng thời, việc có kiến thức về logistics, bao gồm vận tải, kho bãi, quản lý chuỗi cung ứng,... sẽ khiến bạn có cái nhìn tổng quan về chuyên môn của mình.

Kỹ năng

Kỹ năng xử lý số liệu, bao gồm khả năng tính toán chính xác, phân tích dữ liệu và thống kê các thông tin liên quan đến hàng hóa, trọng lượng, khối lượng và tiền tệ, là nền tảng để đảm bảo tính chính xác trong công việc. Bên cạnh đó, kỹ năng soạn thảo văn bản thành thạo, bao gồm việc soạn thảo các loại chứng từ, hợp đồng và thư tín thương mại bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong giao tiếp.

Kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm như Word, Excel, PowerPoint, cùng với các phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực logistics, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, không chỉ giúp đọc hiểu tài liệu và chứng từ mà còn tạo lợi thế lớn trong giao tiếp quốc tế. Ngoài ra, Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và cơ quan hải quan, đồng thời đạt được các thỏa thuận có lợi.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cho phép phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận trong công ty và đối tác bên ngoài. Cuối cùng, kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả giúp xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt, đảm bảo tiến độ công việc. Tất cả những kỹ năng này kết hợp lại tạo nên một nhân viên chứng từ chuyên nghiệp và thành công.

Kiến thức đặc thù theo ngành

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty mà bạn làm việc, bạn có thể cần bổ sung thêm kiến thức chuyên sâu về ngành đó. Ví dụ, nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa nguy hiểm, bạn cần nắm vững các quy định về vận chuyển hàng hóa nguy hiểm.

5. Khó khăn và cơ hội của công việc Nhân viên chứng từ

Công việc Nhân viên chứng từ vừa mang đến những thách thức đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và kiến thức chuyên môn vững vàng, vừa mở ra những cơ hội phát triển nghề nghiệp hấp dẫn. Nếu bạn là người yêu thích sự chính xác, có khả năng làm việc dưới áp lực cao và mong muốn phát triển trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thì đây là một lựa chọn nghề nghiệp đáng cân nhắc.

Cơ hội 

Công việc Nhân viên chứng từ mang đến nhiều cơ hội phát triển hấp dẫn. Với sự bùng nổ của thương mại quốc tế và logistics, nhu cầu nhân lực trong lĩnh vực này ngày càng tăng cao, mở ra vô số cơ hội việc làm cho những người có năng lực. Bên cạnh đó, mức lương và thu nhập của nhân viên chứng từ, đặc biệt là những người có kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng, thường rất ổn định và cạnh tranh.

Công việc này còn là môi trường lý tưởng để phát triển toàn diện cả kiến thức chuyên môn lẫn các kỹ năng mềm quan trọng như giao tiếp, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và đặc biệt là kỹ năng ngoại ngữ, do tính chất giao dịch quốc tế. Hơn nữa, làm việc trong lĩnh vực này giúp xây dựng mạng lưới quan hệ rộng rãi với các đối tác trong và ngoài nước, mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển sự nghiệp.

Quan trọng hơn, nhân viên chứng từ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, góp phần trực tiếp vào sự thành công của doanh nghiệp. Cuối cùng, với kinh nghiệm và năng lực được tích lũy, cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn như trưởng nhóm chứng từ, trưởng phòng xuất nhập khẩu, hoặc các vị trí quản lý trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng là hoàn toàn khả thi, mang lại lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng và đầy tiềm năng.

Khó khăn 

Công việc của Nhân viên chứng từ tiềm ẩn nhiều thách thức đáng kể. Áp lực về độ chính xác là vô cùng lớn, bởi công việc liên quan mật thiết đến các chứng từ pháp lý và tài chính, một sai sót nhỏ trong số liệu hay thông tin có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến quá trình thông quan, giao nhận và gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Khối lượng công việc lớn, thường xuyên phải xử lý lượng lớn chứng từ trong thời gian ngắn để đảm bảo tiến độ, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm, cũng tạo áp lực không nhỏ. Tính chất phức tạp của quy trình và luật pháp, liên quan đến nhiều bên như hải quan, ngân hàng, hãng vận chuyển và chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định trong nước và quốc tế, đòi hỏi nhân viên phải nắm vững và liên tục cập nhật.

Khả năng phát sinh các vấn đề bất ngờ như chậm trễ vận chuyển, mất mát hàng hóa, kiểm tra hải quan kéo dài cũng yêu cầu khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Bên cạnh đó, công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu rộng về thương mại quốc tế, logistics, thanh toán quốc tế và luật pháp liên quan. Áp lực từ nhiều phía, do phải làm việc với nhiều bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan, ngân hàng và hãng vận chuyển, cũng là một thách thức. Cuối cùng, yêu cầu về kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, là bắt buộc trong môi trường làm việc quốc tế, đòi hỏi khả năng đọc hiểu, giao tiếp và soạn thảo văn bản.

6. Tìm việc Nhân viên chứng từ ở đâu?

Có rất nhiều kênh để bạn tìm việc Nhân viên chứng từ, cả trực tuyến và ngoại tuyến. Dưới đây là một số nguồn phổ biến và hiệu quả:

Các trang web tuyển dụng trực tuyến

Đây là kênh tìm việc phổ biến nhất hiện nay, với nhiều lựa chọn và thông tin được cập nhật liên tục. Một số trang web uy tín bạn có thể tham khảo:

VietnamWorks: (www.vietnamworks.com) Một trong những trang web tuyển dụng lớn nhất Việt Nam, với nhiều việc làm trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả chứng từ, xuất nhập khẩu và logistics.
CareerLink: (www.careerlink.vn) Cung cấp nhiều vị trí việc làm từ các công ty uy tín, với bộ lọc tìm kiếm chi tiết giúp bạn dễ dàng tìm kiếm việc làm phù hợp.
Indeed: (vn.indeed.com) Một công cụ tìm kiếm việc làm toàn cầu, với nhiều việc làm được đăng tải từ các công ty trong và ngoài nước.
TopCV: (www.topcv.vn) Ngoài việc đăng tin tuyển dụng, TopCV còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tìm việc khác như tạo CV, tư vấn nghề nghiệp.

Mạng xã hội

LinkedIn: (www.linkedin.com) Mạng xã hội chuyên nghiệp, nơi bạn có thể kết nối với các nhà tuyển dụng, tìm kiếm việc làm và tham gia các nhóm liên quan đến lĩnh vực chứng từ và logistics.
Facebook: Tham gia các nhóm về xuất nhập khẩu, logistics, tìm việc làm trên Facebook cũng là một cách để bạn tiếp cận với các thông tin tuyển dụng.

Các công ty tuyển dụng nhân sự (headhunter):

Các công ty headhunter chuyên tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cấp cao hoặc các vị trí chuyên môn. Nếu bạn có kinh nghiệm và chuyên môn tốt, bạn có thể liên hệ với các công ty này để được hỗ trợ tìm việc.

Mạng lưới quan hệ cá nhân

Thông báo cho bạn bè, người thân, đồng nghiệp cũ về việc bạn đang tìm việc làm. Đôi khi, những cơ hội tốt đến từ chính mạng lưới quan hệ của bạn.

Tham gia các hội chợ việc làm

Các hội chợ việc làm là nơi các công ty gặp gỡ và tuyển dụng trực tiếp. Tham gia các hội chợ này giúp bạn có cơ hội giao tiếp trực tiếp với nhà tuyển dụng và tìm hiểu về các vị trí việc làm.

Xem thêm: 

Việc làm Nhân viên pháp lý đang tuyển dụng 

Việc làm Nhân viên công chứng đang tuyển dụng