Mô tả công việc
- Set-up and coordinate meeting schedules.
- Takes down minutes of the meetings (sales meetings, daily briefing) and other meetings as maybe required by the Head of Sales.
- Responsible in answering telephone calls and taking reservation inquiries either from travel agents, corporate accounts or social events.
- Performs general clerical duties to include but not limited to photocopying, faxing, emailing and filing.
- Routing of the banquet event order, action memo and or amendment forms to all concerned departments and other sales memo.
- Responsible in contacting the supplies of the banquet functions and placing order for the amenities indicated in the packages.
- In case the sales manager/account managers/sales executives are out on sales calls, the sales secretary/coordinator is advised to prepare a proposal for urgent inquiries only.
- Handles all incoming calls and guest’s inquiries in the absence of the sales team and channels to the concerned department if the inquiry requires immediate action.
- Carries out office mailing and filing in a timely fashion.
- Prepares Purchase Requests/requisitions for stationeries and office supplies.
- Prepares Sales Kits.
- Maintains an organized, systematic and updated filing system (hard copies and hard disk back up), in order to ensure easy accessibility to required data and avail loss of data from the hardware.
- Assists in the ocular inspection of walk-in guests or scheduled clients ocular visit
- Coordinates employees travel (air/land/lodging, etc) to and from marketing related conventions/exhibitions and sales blitzes.
- Coordinates with Marcom to facilitate marketing functions (brochures, trade shows)
- Reminds DOSM and Sales Teams members of important appointments, sales trainings, meetings
- Maintains adequate stock of office supplies and initiates requisition
- Dispatches letters, documents and parcels to be sent by mail or courier.
- Maintains and replenishes brochures, fact sheets, F&B Flyer
- Ensure that the S&M month end report is accomplished and submitted on time
- Makes a thorough check on the premises and operating equipment to determine cleanliness and orderlines
- Performs common and related duties and special projects as may be assigned.
Yêu cầu công việc
Experience
· Minimum of one year in similar capacity
· Familiar with sales and marketing activities as well as hotel operations in general
Skills and Knowledge
· Strong user knowledge of Microsoft Outlook, Microsoft Office
- Proficient in English language both written and verbal
- Computer skills
· Good teamworking skills and able to work effectively and contribute in a team
· Good presentation and influencing skills
· Good interpersonal skills with ability to communicate with guests and fellow employees from all levels
· Flexible and able to embrace and respond to change effectively
· Self-motivated and energetic
· Ability to work independently and has good initiative under dynamic environment
Education or Qualification:
- Completion of a degree in Hotel/ Business, Marketing, Economics and Management Course or equivalent
Quyền lợi được hưởng
Dicussing during the interview
Thành lập từ năm 1959, bằng những nỗ lực không ngừng nghỉ và tinh thần đổi mới sáng tạo, Công ty Cổ phần Dược phẩm Vĩnh Phúc - Vinphaco đã khẳng định vị thế và uy tín của một doanh nghiệp Dược phẩm chất lượng cao hàng đầu Việt Nam, có chiến lược phát triển bền vững, có tiềm lực để hội nhập, vương lên tầm khu vực và Quốc tế.
Chính sách bảo hiểm
- Tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm theo quy định.
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch định kỳ hàng năm.
Lịch sử thành lập
- UBND tỉnh Vĩnh Phúc có quyết định thành lập Quốc doanh Dược phẩm Vĩnh Phúc trên cơ sở sát nhập Công ty Dược phẩm với Công ty thuốc Nam thuốc Bắc.
- Xí nghiệp từng bước cải thiện, phát triển, mở rộng sản xuất, kinh doanh, đã sản xuất được các mặt hàng thuốc tiêm ống đầu nhọn, thuốc viên nén đóng chai, thuốc đông dược, thuốc nước.
- 1987: Xí nghiệp Dược phẩm Vĩnh Phú sát nhập với Công ty Dược phẩm Vĩnh Phú thành Xí nghiệp liên hiệp Dược Vĩnh Phú.
- 1992: Xí nghiệp liên hiệp Dược Vĩnh Phú Tách ra thành xí nghiệp Dược phẩm Vĩnh Phú và Công ty Dược vật tư y tế Vĩnh Phú.
- 1993: Đầu tư dây chuyền, sản xuất thêm thuốc tiêm ống cổ bồng.
- 1997: Sát nhập 06 hiệu thuốc huyện thị đang trực thuộc Công ty Dược vật tư y tế Vĩnh Phúc (cũ) trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc và đổi tên thành Công ty Dược vật tư y tế Vĩnh Phúc, có tên giao dich là VINPHACO. Công tác quản lý sản xuất kinh doanh đã từng bước được đổi mới, đầu tư nâng cấp dây chuyền sản xuất thuốc viên, sản xuất thêm các mặt hàng thuốc viên ép vỉ.
- 1998: Công ty được nâng hạng từ Doanh nghiệp Nhà nước hạng III lên doanh nghiệp Nhà nước hạng II. Hàng năm, đều nhận bằng khen của UBND tỉnh.
- 2002: Thành lập chi nhánh Hà Nội
- 2003: Xây dựng nhà xưởng sản xuất theo tiêu chuẩn hiện đại. Tiếp đó, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng và Xưởng sản xuất thuốc tiêm dạng dung dịch theo tiêu chuẩn GMP - ASEAN
- 2004:
Cổ phần hóa 100% vốn của cổ đông và người lao động. Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Dược vật tư y tế Vĩnh Phúc VINPHACO chuyển thành Công ty Cổ phần Dược phẩm Vĩnh Phúc VINPHACO,
Cục quản lý dược Bộ Y tế kiểm tra và cấp giấy chứng nhận Xưởng sản xuất thuốc tiêm dạng dung dịch đạt tiêu chuẩn GMP - ASEAN. Đây là Xưởng sản xuất thuốc tiêm dạng dung dịch đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN đầu tiên ở miền Bắc tại thời điểm này.
Đồng thời, Công ty đã đầu tư xây dựng phòng kiểm nghiệm thuốc định hướng GLP, kho bảo quản thuốc định hướng GSP.
Được nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhất
- 2008: Thành lập chi nhánh Hồ Chí Minh
- 2009:
Nâng cấp nhà máy lên tiêu chuẩn GMP-WHO
Nhà nước tặng thưởng Danh hiệu Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới.
- 2010: Thành lập chi nhánh Đà Nẵng.
- 2014:
Kỷ niệm 55 nặm ngày thành lập 1959-2014 và 10 năm cổ phần hóa 2004-2014
Nhà nước trao tặng Huân chương Độc lập hạng Ba cho tập thể Cán bộ nhân viên công ty.
- 2019: Kỷ niệm 60 năm thành lập Công ty; 15 năm cổ phần hóa.
- 2020: Thành lập Trụ sở điều hành Công ty tại Hà Nội, Thành lập Chi nhánh Cần Thơ trên cơ sở tách từ Chi nhánh TP.HCM
Mission
TẦM NHÌN: VINPHACO - Nhà sản xuất Thuốc Chất lượng Cao Hàng đầu Việt Nam.
SLOGAN: VINPHACO VÌ SỨC KHỎE CỘNG ĐỒNG!
SỨ MỆNH: Vinphaco cung cấp những sản phẩm chất lượng cao, bằng sự tận tâm và trách nhiệm, vì sức khỏe cộng đồng.
GIÁ TRỊ CỐT LÕI:
1. TÂM là tư duy và hành động đều hướng tới tạo ra những sản phẩm chất lượng cao
vì sức khỏe cộng đồng.
2. TRÍ là không ngừng học hỏi, lao động sáng tạo, tạo ra giá trị khác biệt.
3. TÍN là đảm bảo chất lượng, tiến độ và cam kết với khách hàng, đối tác.
4. TỐC là thích ứng nhanh với thay đổi của thị trường; thực thi nhanh để tạo ra lợi
thế.
5. VĂN là chuyên nghiệp, nhân văn, đoàn kết và hợp tác cùng phát triển.