Nova Service ★ 3.0

Mô tả Công việc

1. Công tác Thư ký Tổng hợp

• Nội dung công việc:
  • Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban Lãnh đạo.
  • Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp.
  • Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng.
  • Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.
• Chỉ số đo lường (KPI): Tỷ lệ hoàn thành công tác Thư ký - Hành chính đầy đủ, đúng hạn và chính xác (lưu ý: đối với BBH phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng).

2. Tổng hợp và báo cáo

• Nội dung công việc:
  • Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng.
  • Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.
  • Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo cáo Ban Lãnh đạo.
• Chỉ số đo lường (KPI):
  • Tỷ lệ hoàn thành tổng hợp BBH của Đơn vị phụ trách đầy đủ, đúng hạn và chính xác.
  • Tỷ lệ hiệu quả tiến độ công việc được triển khai trong cuộc họp và Nhật ký công việc.

3. Quản lý hồ sơ - lưu trữ

• Nội dung công việc:
  • Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn.
  • Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ.
• Chỉ số đo lường (KPI): Tỷ lệ hoàn thành lưu trữ và cập nhật dữ liệu theo đúng quy định.

4. Điều phối thông tin trong hoạt động Đơn vị

• Nội dung công việc:
  • Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
  • Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,...
• Chỉ số đo lường (KPI): Tỷ lệ truyền đạt thông tin và chỉ đạo của Lãnh đạo đầy đủ, kịp thời, chính xác.

Yêu Cầu Công Việc

1.      Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan).

2.      Kiến thức: Nắm các kiến thức về quản trị doanh nghiệp, vận hành hệ thống, quản lý hiệu suất và hiểu biết cơ bản về các lĩnh vực chức năng trong doanh nghiệp (nhân sự, tài chính, pháp lý, vận hành...).

3.      Chứng chỉ nghề nghiệp: Chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ thư ký.

4.      Kinh nghiệm: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký, Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương.

5.      Kỹ năng:

o    Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng.

o    Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ.

o    Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.

o    Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, số liệu,...

o    Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu.

o    Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).

o    Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc.

o    Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh.

o    Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt.

6.      Các yêu cầu khác:

o    Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.

o    Năng động, sáng tạo, nhạy bén.

o    Giọng chuẩn, rõ ràng, biết điều chỉnh âm lượng theo môi trường làm việc.

o    Trang phục lịch thiệp, trang nhã - Ngoại hình gọn gàng - Tác phong nhanh nhẹn.

7.      Năng lực yêu cầu: Bao gồm Năng lực quản lý, Năng lực bổ trợ và Năng lực chuyên môn (Cấp độ yêu cầu cụ thể không được liệt kê chi tiết trong văn bản).