Sen Vàng Việt Nam ★ 1.3

Mô tả Công việc

1. Công tác văn thư lưu trữ:

- Thực hiện công tác lưu trữ văn thư của Công ty sắp xếp hồ sơ, giấy tờ lưu trữ khoa học.

- Tiếp nhận văn thư đến, vào sổ, vào số. Ghi nhận vào sổ, ngày ký, nơi nhận của văn thư đi.

– Soạn thảo những văn bản của Phòng khi cần, Làm các loại giấy đi dường, giấy giới thiệu v.v

- Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định

- Làm thẻ visa, công chứng, phô tô hồ sơ v.v. khi có yêu cầu;

2. Công tác quản lý cơ sở vật chất:

- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị Hành chính chung toàn công ty số liệu rõ ràng, định kỳ kiểm kê báo cáo.

-Theo dõi tài sản mang ra ngoài và lưu chứng từ, báo đội xe đem tài sản đi gửi và lấy về khi nhận thông tin từ các phòng ban liên quan.

- Đề xuất sửa chữa, thay mới trang thiết bị hư hỏng như: Máy in, thay mực máy in, đèn chiếu sáng, quạt v.v.

- Theo dõi chế độ sửa chữa, bảo dưỡng khi có vấn đề phát sinh, đáp ứng nhu cầu cho khối văn phòng và xưởng sản xuất.

- Tiếp nhận đề xuất trang bị, cấp phát công cụ dụng cụ, cho các phòng ban có nhu cầu.

- Kiểm tra và chuẩn bị các hồ sơ kiểm định, cấp mới giấy phép cho các máy móc thiết bị trong xưởng theo quy định;

3. Tiếp nhận cung ứng CCDC, đồng phục cho công nhân:

- Tiếp nhận thông tin của công nhân khi nhận việc hằng ngày, cấp phát tủ cá nhân, chìa khoá. Thu hồi khi công nhân nghỉ.

- Tiếp nhận thông tin nhân sự mới hằng ngày, đề xuất trang bị đồng phục, CCDC, thu hồi khi công nhân, nhân viên nghỉ.

- Nhập hệ thống dữ liệu cung cấp CCDC cho công nhân, nhân viên lên ERP, đề xuất cấp vải, hướng dẫn may đo đồng phục.

- Tổng hợp đồng phục và làm đề xuất may đồng phục cho cán bộ công nhân viên toàn công ty định kỳ năm;

4. Tham gia xây dựng quy trình, giám sát thực thi trong công ty.

- Thể chế hoá những chỉ đạo của trưởng phòng khi tiếp nhận từ công ty, Tổng giám đốc thành văn bản để ban hành thực hiện.

- Tham gia xây dựng quy trình, quy định chung của công ty về mặt hành chính khi trưởng phòng hướng dẫn truyền đạt lại.

- Giám sát tính kỷ luật và quá trình thực thi các quy định, quy trình của toàn công ty liên quan công tác hành chính tỉ lệ người dùng và tính tuân thủ quy trình đã được Tổng giám đốc chấp thuận ban hành, tổng hợp báo cáo số liệu hằng tuần.

- Tổng hợp báo cáo tình hình KPI của nhân viên trong phòng cho TP hằng tháng.

- Phụ trách kiểm soát ngân sách hoạt động phòng Hành chính dựa trên ngân sách đã duyệt.

- Xây dựng ngân sách Phòng Hành chính hằng năm.

- Cùng HSE tham gia xây dựng các tiêu chí xanh, tiêu chuẩn xã hội.

- Tham gia, thực hiện tổ chức, phục vụ các sự kiện của công ty như: Hội thao, du lịch, talk show, Lễ, Tết, sinh nhật, tổ chức công đoàn v.v….; II.

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng giao.

Yêu Cầu Công Việc

• Giới tính Nam/Nữ
• Độ tuổi: 25 đến 40 tuổi, ngoại hình dễ nhìn
• Trình độ cao đẳng, Đại học những ngành có liên quan Ít nhất 5 năm kinh nghiệm chuyên môn làm công tác hành chính quản trị.
• Ưu tiên từng làm vị trí tương đương những doanh nghiệp sản xuất
• Có khả năng xây dựng kế hoạch, tổng hợp, báo cáo, viết quy trình Khả năng sử dụng các công cụ máy tính văn phòng giỏi.
• Đọc hiểu tài liệu tiếng anh, có khả năng nghe nói giao tiếp, đón khách đến doanh nghiệp. 
• Tính cách trung thực bảo mật cao, chuẩn mực, ứng xử nhẹ nhàng, khiêm tốn, kỷ luật.
• Có tinh thần học tập, tư duy logic, phân tích tốt, nhanh nhạy trong công việc.
• Lắng nghe và chịu áp lực tốt. sẵn sàng thời gian cho công việc.