Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Tóm tắt công việc
• Responds to communications from guests, travel agents, and referral networks concerning reservations arriving by mail, telephone, telex, cable, fax, or through a central reservation system. Creates and maintains reservation records-usually by date of arrival and alphabetical listing prepares letters of confirmation and promptly processes any cancellations and modifications.
• Additional duties may include preparing the list of expected arrivals for the front office, assisting in preregistration activities when appropriate, and processing advance reservation deposits.
Essential Duties and Responsibilities – (Key Activities of the role)
Yêu cầu và trách nhiệm công viêc:
• Processes reservations by mail, telephone, telex, cable, fax or central reservation systems referral.
• Processes reservations from the sales office, other hotel departments, and travel agents.
• Knows the type of rooms available as well as their location and layout.
• Knows the selling status, rates, and benefits of all packages plans.
• Knows the credit policy of the hotel and how to code each reservation.
• Creates and maintains reservation records by date of arrival and alphabetical listing.
• Determines room rates based on the selling tactics of the hotel.
• Prepares letters of confirmation.
• Communicates reservation information to the front desk.
• Processes cancellations and modifications and promptly relays this information to the front desk.
• Understands the hotel's policy on guaranteed reservations and no-shows.
• Processes advance deposits on reservations.
• Tracks future room availabilities on the basis of reservations.
• Helps develop room revenue and occupancy forecasts.
• Prepares expected arrival list for front office use.
• Assists in preregistration activities when appropriate.
• Monitors advances deposit requirements.
• Handles daily correspondence. Responds to inquires and makes reservations as needed.
• Makes sure that files are kept up to date.
• Maintains a clean and neat appearance and work area at all times.
• Promotes goodwill by beings courteous, friendly, and helpful to guests, mangers, and fellow employees.
• Walk around with the client and ensuring that they secure whatever services they are in need of.
• Getting information about areas of interest in order to target more clients in particular seasons.
• Making arrangements for clients travel programs.
• Tracks future room availability on the basis of reservations, and helps develop forecasts for room revenue and occupancy.
• To be aware of all front office procedures and assist with reception duties when required.
• To be fully aware of and adhere to health and safety, fire and bomb threat procedures.
• Willing to undertake any reasonable request made by management in any other areas of the house.
• Open and close the availability as and when required of hotel in all the GDS channels, IDS channels and on the hotel website.
• Configuring rates on the hotels property management system
Quyền lợi được hưởng
Lương Thưởng Hấp dẫn
Đầy đủ quyền lợi theo luật lao động Việt Nam
Yêu cầu công việc
Required Skills – Kỹ năng yêu cầu
• Must speak, read. Write, and understand the primary language used in the workplace.
• Must be able to speak and understand the primary language used by the guests who visits the hotel
Qualifications –Bằng cấp
• High school graduate or equivalent.
Experience – Kinh nghiệm• Previous hotel-related experience desired. Experience in Hotel software and their functionalities
Yêu cầu hồ sơ
IMPERIAL Group đã chính thức thành lập năm 2003 tại thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Cùng với kinh nghiệm, đam mê và khát vọng, IMPERIAL Group hướng tới xây dựng một thương hiệu hàng đầu trong khu vực với giá trị cốt lõi là phát triển bất động sản thương mại. IMPERIAL Group luôn nỗ lực để phát triển bền vững thông qua nhiều dự án ở các khu vực khác nhau tại Việt Nam, thân thiện với con người cũng như môi trường; biến sỏi đá thành các lâu đài và tỏa sáng thế giới bằng thương hiệu IMPERIAL Group.
Khách sạn & Khu căn hộ IMPERIAL là sự giao thoa giữa kinh nghiệm thiết kế, tư vấn phát triển, kỹ năng quản lý của các tập đoàn quốc tế hàng đầu và lựa chọn tinh hoa tuyệt vời nhất từ các khách sạn và khu nghỉ dưỡng tốt nhất thế giới. Cơ sở vật chất hàng đầu cùng với các dịch vụ thân thiện và sáng tạo giúp cho Khách sạn & Khu căn hộ IMPERIAL trở thành địa điểm mà khách hàng được trân quý, tôn trọng và hưởng thụ cuộc sống hoàng gia.
Là một thành viên của IMPERIAL Group, IMPERIAL INTERNATIONAL Hotel School (IIHS) là một trong những trường hàng đầu của Việt Nam đào tạo các chương trình du lịch khách sạn theo mô hình chuẩn quốc tế "Trường học Khách sạn". Các chương trình đào tạo của IIHS được thiết kế và kiểm soát chất lượng bởi Đại học Niagara, New York-Hoa Kỳ. Chứng chỉ và bằng cấp đạt chuẩn quốc tế và đủ tiêu chuẩn kết nối, liên thông toàn cầu.
Công việc của Reservation Manager là gì?
Giám sát đặt phòng (Reservation Manager) là người chịu trách nhiệm quản lý, giám sát, giải quyết các vấn đề của bộ phận đặt phòng. Chịu trách nhiệm phân công công việc cho nhân viên, giám sát thực hiện đúng quy trình đặt phòng và tiêu chuẩn của khách sạn, quản lý tình trạng phòng, hỗ trợ khách hàng, báo cáo trưởng phòng kinh doanh, đào tạo nhân viên,… Reservation Manager thuộc bộ phận FO, làm việc dưới sự quản lý của Trưởng bộ phận lễ tân.
Mô tả công việc của giám sát đặt phòng
Thực hiện quy trình tiếp nhận đặt phòng
- Tiếp nhận và xử lý các booking đặt phòng với khách sạn qua điện thoại, email, OTA, TA… linh hoạt trong việc bán phòng trống, đảm bảo các yêu cầu đặt phòng được xử lý trong vòng 48 giờ.
- Tuân thủ đúng quy trình nhận đặt phòng của khách sạn, đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt phòng của khách để chuyển cho bộ phận liên quan chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách hàng.
- Chú ý đến các yêu cầu đặt phòng VIP, khách hàng trung thành, khách công ty… để xếp phòng theo đúng yêu cầu.
- Đảm bảo nắm rõ thông tin về các dịch vụ của khách sạn, các chương trình ưu đãi theo dịp hay áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác nhau để giới thiệu chính xác đến khách đặt phòng.
Xác nhận – sửa đổi – hủy đặt phòng
- Xác nhận đặt phòng từ khách: mỗi khách sạn sẽ có những quy định riêng về thời điểm “Xác nhận lại thông tin đặt phòng từ khách”. Thường thì trước 3 ngày check-in với khách lẻ và trước 15 ngày với khách đoàn, nhân viên đặt phòng sẽ thực hiện việc gọi điện thoại hoặc gửi mail xác nhận – để đảm bảo chắc chắn khách sẽ đến nhận phòng và thực hiện việc sửa đổi thông tin đặt phòng hoặc hủy booking nếu khách thay đổi quyết định.
- Tiếp nhận yêu cầu sửa đổi, hủy đặt phòng chủ động từ phía khách và thực hiện đúng quy trình sửa đổi – hủy đặt phòng của khách sạn.
- Đảm bảo các thông tin sửa đổi, hủy đặt phòng được cập nhật vào hệ thống chính xác tuyệt đối để không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh phòng của khách sạn.
Tổng hợp tình hình đặt phòng trong ngày
- Thực hiện việc tổng hợp danh sách khách dự kiến check-in, check out trong ngày từ phần mềm quản lý đặt phòng, chuyển tổ lễ tân chuẩn bị đón tiếp hay hồ sơ thanh toán cho khách; chuyển bộ phận buồng phòng lên kế hoạch dọn phòng hợp lý.
- Với các yêu cầu đặt phòng đặc biệt cho khách VIP, khách Honey Moon… cần thông báo sớm cho bộ phận Buồng phòng để kịp thời chuẩn bị chu đáo, kỹ càng.
Cập nhật hồ sơ đặt phòng
- Phối hợp với nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin sử dụng dịch vụ của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, đưa vào hồ sơ lưu trữ để triển khai các dịch vụ cá nhân hóa về sau, nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn.
- Thường xuyên cập nhật, lưu hồ sơ đặt phòng của khách công ty…
Các công việc khác
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý yêu cầu của khách đặt phòng.
- Kịp thời báo cáo lên quản lý các thông tin phản hồi, phàn nàn về chất lượng dịch vụ khách sạn.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận khi được yêu cầu.
- Ghi chép thông tin làm việc trong ca vào sổ Logbook, bàn giao công việc vào cuối ca.
- Tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, các khóa bồi dưỡng khi được khách sạn tạo điều kiện.
- Thực hiện các yêu cầu công việc khác khi được cấp trên chỉ đạo.
Reservation Manager có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
117-149,5 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Reservation Manager
Tìm hiểu cách trở thành Reservation Manager, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Đang cập nhật...Điều kiện và Lộ trình trở thành một Reservation Manager?
Yêu cầu tuyển dụng giám sát đặt phòng
Để trở thành giám sát đặt phòng, bạn cần đáp ứng được các yêu cầu sau:
Học vấn
- Tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành du lịch khách sạn, ngoại ngữ hoặc chuyên ngành liên quan
- Chứng chỉ về nghiệp vụ khách sạn, lễ tân, kinh doanh.
- Thành thạo vi tính văn phòng
- Giao tiếp Tiếng Anh tốt
Kinh nghiệm
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí giám sát hoặc quản lý đặt phòng tại các khách sạn 4-5 sao.
Kỹ năng
Nhanh nhẹn, thao tác tốt: Đối với một giám sát đặt phòng thì sự nhanh nhẹn, linh hoạt và kỹ thuật thao tác tốt cũng là điều không thể thiếu. Trong một khách sạn thì giám sát đặt phòng đóng vai trò cực kỳ quan trọng, công việc của họ có thể ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả những người khác và năng suất chung của cả doanh nghiệp. Vì vậy, họ cần phải đảm bảo mọi thao tác đều chính xác và hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
Chú ý đến từng chi tiết: Là người trực tiếp kiểm tra và đảm bảo hoạt động bình thường, khi làm việc giám sát đặt phòng cần phải có sự cẩn thận và tập trung vào từng chi tiết nhỏ nhất. Vì vậy, đức tính tỉ mỉ, cẩn thận là yếu tố không thể thiếu đối với giám sát đặt phòng.
Kỹ năng phát hiện và xử lý phát sinh: Công việc luôn tiềm ẩn những vấn đề, sự cố về kỹ thuật nên giám sát đặt phòng cần biết cách phát hiện và xử lý vấn đề nhanh chóng để quá trình không bị gián đoạn. Để rèn luyện kỹ năng này, bạn có thể tự dựng lên một sự cố mà bạn sẽ gặp trong công việc, trong cuộc sống để kiểm tra kỹ năng tư duy phê phán của bản thân và tập xử lý cho quen. Dần dần, khi làm việc, bạn sẽ dần quen và không bị lúng túng khi phải đối mặt với các vấn đề phát sinh.
Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp đặc biệt quan trọng với giám sát đặt phòng do trong quá trình làm việc với nhân viên các bộ phận khác. Nếu biết cách nói chuyện và tạo mối quan hệ, công việc của nhân viên vận hành mới sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Tham khảo bài viết kỹ năng giao tiếp là gì để áp dụng sao cho quá trình làm việc, hợp tác đạt hiệu quả cao.
Lộ trình thăng tiến của giám sát đặt phòng
Từ 0 - 4 năm: Nhân viên đặt phòng
Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 0 - 4 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí nhân viên đặt phòng. Vai trò của họ là kiểm tra và đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình trong quá trình đào tạo. Bạn sẽ tham gia vào việc đánh giá và cải thiện quy trình làm việc, xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Từ 4 - 8 năm: Giám sát đặt phòng
Tiếp đó, bạn có thể tiến lên vị trí giám sát đặt phòng, sau khi tích được 4 - 8 năm kinh nghiệm. Trách nhiệm của bạn sẽ tăng cường đào tạo nhóm nhân viên và đảm bảo chất lượng dịch vụ đối tác. Bạn sẽ giám sát hoạt động hàng ngày của phòng vận hành ứng dụng, định hướng và đào tạo nhân viên, giải quyết các vấn đề phát sinh và tăng cường mối quan hệ với nhân viên.
Từ 8 - 10 năm: Trưởng phòng quản lý
Với kinh nghiệm và thành tựu trong quá trình làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí trưởng phòng quản lý. Vai trò của trưởng phòng quản lý là đào tạo nhóm nhân viên, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy trình và quy định. Bạn sẽ tham gia vào quyết định chiến lược và phát triển của doanh nghiệp, cùng với việc đào tạo nhóm nhân viên và tăng cường mối quan hệ với các đối tác quan trọng.
Từ 10 trở lên: Giám đốc khách sạn
Sau khoảng thời gian này, bạn có thể tiến lên vị trí giám đốc khách sạn. Với vai trò này, bạn sẽ đảm nhận trách nhiệm đào tạo nhân viên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm quản lý nhân viên, định hướng chiến lược, tăng cường mối quan hệ với đối tác và đạt các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Vị trí này liên quan đến việc đưa ra quyết định chiến lược, giám sát nhiều chi nhánh và bộ phận, và đóng góp vào sự phát triển và thành công tổng thể của doanh nghiệp.