1. Trợ lý nhân sự là gì?
HR Assistant (tên đầy đủ là Human Resources Assistant) hay trợ lý nhân sự đảm nhận vai trò hỗ trợ Trưởng phòng nhân sự xử lý các công việc, nhiệm vụ liên quan đến nhân sự: tuyển dụng, tính lương, giải quyết các vấn đề liên quan đến phúc lợi nhân viên, đào tạo và và quản lý nhân tài, …
2. Mô tả công việc của Trợ lý nhân sự
Tuỳ thuộc vào cách quản trị và văn hóa của từng doanh nghiệp, tổ chức mà công việc của trợ lý nhân sự có thể từ đơn giản đến phức tạp.Nhưng về cơ bản, trợ lý nhân sự là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động sau:
Hỗ trợ quy trình tuyển dụng
Trợ lý nhân sự tham gia vào các giai đoạn của quy trình tuyển dụng, bao gồm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và phối hợp với các phòng ban để thực hiện phỏng vấn. Họ có thể thực hiện các cuộc gọi mời ứng viên đến phỏng vấn và chuẩn bị tài liệu liên quan đến tuyển dụng. Hỗ trợ trong việc thực hiện kiểm tra tham chiếu và chuẩn bị hợp đồng lao động cho các ứng viên được chọn cũng là một phần của nhiệm vụ này.
Quản lý hồ sơ nhân viên
Trợ lý nhân sự chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật hồ sơ nhân viên, bao gồm việc nhập và cập nhật thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, và các tài liệu liên quan đến nhân sự. Họ cần đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ đều chính xác và được lưu trữ đúng cách theo quy định của công ty và pháp luật. Việc quản lý các tài liệu về bảo hiểm, nghỉ phép, và các quyền lợi khác của nhân viên cũng nằm trong trách nhiệm của họ.
Hỗ trợ trong các hoạt động đào tạo và phát triển
Họ hỗ trợ việc tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp lịch đào tạo, chuẩn bị tài liệu đào tạo, và theo dõi sự tham gia của nhân viên. Trợ lý nhân sự cũng có thể tham gia vào việc đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và cung cấp phản hồi để cải tiến.
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính
Các nhiệm vụ hành chính là phần không thể thiếu trong công việc của trợ lý nhân sự. Điều này bao gồm việc xử lý các yêu cầu về nghỉ phép, kiểm tra bảng lương, và quản lý các công việc hành chính khác liên quan đến nhân sự. Họ cần phải làm việc với các hệ thống phần mềm quản lý nhân sự để đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu được cập nhật và xử lý đúng cách.
Hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề của nhân viên
Trợ lý nhân sự là người tiếp xúc đầu tiên khi nhân viên gặp phải các vấn đề hoặc có câu hỏi về các chính sách và quy trình nhân sự. Họ cần phải lắng nghe và giải quyết các vấn đề của nhân viên một cách hiệu quả, và nếu cần, chuyển tiếp các vấn đề phức tạp hơn cho các chuyên gia hoặc cấp trên trong bộ phận nhân sự. Họ cũng hỗ trợ trong việc xử lý các khiếu nại và đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết công bằng và nhanh chóng.
3. Nhu cầu việc làm HR Assistant
Nhân sự là vị trí không thể thiếu trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp lớn, nhỏ. Hoạt động nhân sự thoạt đầu chỉ được nhắc tới công việc tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo. Tuy nhiên, thực tế trong quá trình làm việc thường gắn liền với rất nhiều những công việc khác nhau.
Thị trường lao động ngày càng phức tạp, công việc hỗ trợ nhân sự ngày càng khó khăn, phức tạp. Vì vậy, các phòng nhân sự bắt buộc phải có sự hỗ trợ của trợ lý nhân sự. HR Assistant tuyển dụng để đảm đương khối lượng công việc khổng lồ, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn.
Công tác nhân sự của các công ty được tiến hành liên tục. Nếu chỉ có các giám đốc, trưởng phòng, nhân viên nhân sự sẽ không thể đảm đương được. Lúc này, HR Assistant sẽ là “cánh tay phải” đắc lực, gánh vác một phần công việc. Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng vị trí HR Assistant tại các doanh nghiệp là rất lớn. Hơn nữa, yêu cầu cho vị trí trợ lý này cũng không quá cao nên các đối tượng là sinh viên chuyên ngành nhân sự sau khi mới tốt nghiệp cũng có thể ứng tuyển. Với nguồn cung cầu lớn, thị trường tuyển dụng HR Assistant ngày càng sôi động, đáp ứng yêu cầu làm việc của các công ty, doanh nghiệp trên cả nước.
4. Làm sao để tuyển dụng nhân sự thành công?
Tuyển dụng nhân sự chưa bao giờ là công việc đơn giản, đặc biệt là với vị trí trợ lý nhân sự với nhiều yêu cầu và kỹ năng.
Đăng tin tuyển dụng thu hút
Vì vị trí trợ lý tuyển dụng nhân sự sẽ làm việc tại phòng nhân sự của công ty, nên khi họ tìm đọc những thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp thì họ cũng hiểu được phần nào “bộ mặt” của phòng. Vậy nên hãy đảm bảo khi đăng tin, bạn cần có mô tả công việc rõ ràng, có thể thêm những cụm từ thu hút, tuy nhiên không nên nói phóng đại quá nhiều. Bạn có thể thêm những hình ảnh cho bài đăng để thông tin trở nên hấp dẫn hơn, thu hút được nhiều ứng viên ứng tuyển vào vị trí này.
Lựa chọn đúng kênh đăng
Hiện nay mọi người thường đăng tin tuyển dụng lên cách hội nhóm trên Facebook hoặc các website tuyển dụng. Tuy nhiên nếu đăng không đúng kênh thì việc thu hút CV ứng viên có thể thất bại.
Dưới đây là một số tips dành cho bạn khi chọn kênh đăng:
- Đăng bài trên những group, diễn đàn về công nghệ chuyên về tuyển dụng vị trí nhân sự, lượng tương tác tốt, ít bị spam hoặc có tin rác.
- Đăng lên các website như Vietnamworks, TopCV, Vieclam24,…đây là những group có số lượng ứng viên đông đảo và chất lượng.
- Đăng tin trên chính fanpage của doanh nghiệp và có thể chạy quảng cáo đến những ứng viên tiềm năng. Tự làm website tuyển dụng riêng để đăng tin, đồng thời nâng cao thương hiệu tuyển dụng.
Phỏng vấn chuyên nghiệp
Quá trình phỏng vấn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về trình độ, kinh nghiệm cũng như tính cách của ứng viên. Đồng thời đây cũng là buổi giúp ứng viên hiểu thêm về văn hóa công ty cũng như bộ phận nhân sự. Vậy nên bộ phận tuyển dụng, phỏng vấn cần thể hiện được chuyên nghiệp, đưa ra những câu hỏi đúng mực…..
Bạn hãy làm sao để buổi phỏng vấn không bị quá căng thẳng, hãy để nó trở thành buổi trao đổi, trò chuyện thay vì chỉ 1 người hỏi và 1 người trả lời. Thông qua những thông tin từ ứng viên bạn có thể đánh giá chính xác trình độ, kỹ năng và ra quyết định tuyển dụng hay không.
Sử dụng phần mềm công nghệ
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng thay vì hình thức tuyển dụng thủ công. Trong đó, AMIS Tuyển dụng nhận được nhiều lời khen bởi giúp HR tiết kiệm nhiều thời gian, công sức trong nhập liệu, lưu trữ CV….Liên kết với tính năng chấm công, lưu trữ hồ sơ, tính lương,… giúp quản trị nhân sự toàn diện.
5. Tố chất quan trọng mà người làm HR cần trang bị
Tầm nhìn xa trông rộng
Một người làm HR cần có khả năng nhận diện và dự đoán các xu hướng, thay đổi trong lĩnh vực nhân sự và hoạch định chiến lược dài hạn phù hợp. Bằng cách theo dõi các xu hướng thị trường lao động, công nghệ và các yếu tố khác, HR có thể tìm ra các phương pháp tuyển dụng mới và phát triển mạng lưới liên kết với những nguồn nhân lực tiềm năng.
Tầm nhìn xa trông rộng giúp người làm HR nhận biết được các cơ hội phát triển cho nhân viên và xây dựng các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng phù hợp. Họ cần định hình các hướng đi sự nghiệp và phát hiện các xu hướng mới trong lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân lực.
Đa nhiệm, làm được nhiều việc
Người làm trong bộ phận HR thường phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo nhân viên, quản lý hiệu suất làm việc, quản lý văn bản và hồ sơ nhân viên, quản lý chính sách và quy trình, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên,...Để thành công trong vai trò này, người làm HR cần phải có khả năng đa nhiệm để xử lý nhiều công việc cùng một lúc. Sự đa nhiệm cũng cho phép người làm HR linh hoạt, thích ứng với những thay đổi và tình huống khác nhau trong tổ chức.
Tỉ mỉ, cẩn thận
HR phải xử lý và quản lý các hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc, tiền lương,... Sự tỉ mỉ và cẩn thận giúp đảm bảo các thông tin được nhập liệu chính xác và cập nhật đầy đủ. Bất kỳ sai sót nào trong việc quản lý hồ sơ có thể gây ra các vấn đề pháp lý và ảnh hưởng đến quy trình của nhân viên.
Kỷ luật, trách nhiệm
Kỷ luật giúp người làm HR tuân thủ các quy định, quy trình của doanh nghiệp, thực hiện tốt nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Kỷ luật cũng giúp người làm HR xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt đồng nghiệp và cấp trên. Trách nhiệm giúp người làm HR hoàn thành tốt công việc, đảm bảo quyền lợi của nhân viên và doanh nghiệp. Người làm HR có trách nhiệm sẽ luôn cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu, không ngại khó khăn, thử thách.
Thấu hiểu, đồng cảm
HR là cầu nối gắn kết giữa nhân viên và ban lãnh đạo doanh nghiệp. Khả năng đồng cảm giúp HR hiểu và đáp ứng nhu cầu của nhân viên, tạo điều kiện làm việc tốt và xây dựng một môi trường làm việc tích cực, lành mạnh, thu hút các nhân tài về với doanh nghiệp.
Đạo đức và tính trung thực
Người làm HR phải xử lý nhiều thông tin nhạy cảm và quan trọng về nhân viên và công ty. Tính trung thực giúp xây dựng niềm tin với nhân viên và đảm bảo rằng thông tin của họ được giữ bí mật. Nếu người làm HR không đáng tin cậy, nhân viên sẽ khó có thể chia sẻ thông tin cá nhân hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ HR.
Tính trung thực cũng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc đáng tin cậy và chuyên nghiệp. Người làm HR có trách nhiệm đảm bảo rằng các quy trình, chính sách của công ty được áp dụng một cách công bằng, nhất quán. Tính trung thực giúp xây dựng lòng tin giữa HR và các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc hiệu quả và hợp tác trong tổ chức.
Xem thêm:
Việc làm Nhân viên nhân sự mới nhất
Việc làm Trợ lý nhân sự đang tuyển dụng
Việc làm Nhân viên hành chính nhân sự đang tuyển dụng
Tweet
Facebook
Copy Link