TẬP ĐOÀN Y TẾ VIỆT NGA

Mô tả Công việc

- Kiểm soát, ghi nhận thông tin, đón tiếp và hướng dẫn khách / đối tác / nhà thầu… đến văn phòng liên hệ công việc.

Công tác phục vụ phòng Chủ tịch

Soạn thảo các văn bản khi có yêu cầu

Chuẩn bị trà nước và đầu giờ làm việc buổi sáng và rửa dọn đầu giờ làm việc buổi chiều hàng ngày

Thông báo cho Chủ tịch khi có khách đến, chuẩn bị nước cho khách khi ngồi chờ tại khu vực lễ tân, hướng dẫn khách vào phòng Chủ tịch khi có yêu cầu của Chủ tịch

Chuẩn bị trà nước (hoa quả hoặc các hạng mục khác nếu có yêu cầu)

Công tác trình ký văn bản

- Rà soát và chuyển trình ký hồ sơ vào phòng Chủ tịch 02 lần/ ngày: đầu giờ sáng và đầu giờ chiều hàng ngày các ngày làm việc

- Lấy hồ sơ trình ký trả ra từ phòng Chủ tịch (khi trình ký hồ sơ mới) và trả cho các bộ phận

Cung cấp công cụ dụng cụ làm việc

Hướng dẫn nhân viên mới về vị trí làm việc, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, thẻ gửi xe… trong ngày đầu tiên đi làm

Nhận đăng kí, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng cho CBNV

Phối hợp IT bàn giao tài sản cho nhân viên mới, thu hồi tài sản của nhân viên nghỉ việc

Mua sắm

Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đặt hàng VPP hàng tháng

Thanh toán

Thanh toán các chi phí cố định theo tháng/ quý: điện, nước, gửi xe…

Thanh toán chi phí văn phòng phẩm theo thực thế sử dụng hàng tháng

Hoạt động văn phòng

Tiếp đón khách đến công ty (tại quầy lễ tân)

Trả lời khách hàng liên hệ công ty qua điện thoại

Nhận/ trả thư tín, vật phẩm chuyển phát nhanh; công chứng hồ sơ…

Quản lý phòng họp: book phòng họp, cung cấp đầy đủ trang thiết bị phòng họp tùy yêu cầu của từng buổi họp, chuẩn bị trà/ nước/ hoa quả khi tiếp khách, vệ sinh phòng họp sau khi tiếp khách/ ăn trưa…, nhắc nhở CBNV sử dụng phòng họp đúng quy định…

Công văn

Nhận, luân chuyển và lưu trữ công văn đến, công văn đi

Tài sản

Quản lý và theo dõi, kiểm kê định kì công cụ dụng cụ, tài sản

Yêu Cầu Công Việc

Kỹ năng:

- Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo (word, excel)

- Thành thạo các quy tắc soạn thảo văn bản

- Kỹ năng tổng hợp, báo cáo

- Ngoại hình ưa nhìn

- Giọng nói rõ ràng, dễ nghe

- Kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo

Thái độ làm việc

- Có trách nhiệm và xử lý nhanh chóng các công việc được giao

- Hiểu tâm lý và nhu cầu của lãnh đạo và đồng nghiệp

- Niềm nở với khách hàng đến giao dịch với công ty, thân thiện với lãnh đạo và đồng nghiệp