Tweet
Facebook
Copy Link
- Tiếp nhận/Kiểm tra thông tin/Hướng dẫn Đơn vị bổ dung nội dung Tờ trình đề xuất.
- Yêu cầu Nhà cung cấp khắc mẫu dấu, gửi Đơn vị xác nhận.
- Trình Giám đốc Phòng HCQT, Phòng PCTT ký xem xét và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Tờ trình và mẫu dấu mới.
- Liên hệ đặt/Nhận bàn giao con dấu mới từ Nhà cung cấp.
- Thực hiện thủ tục bàn giao con dấu cho Đơn vị đề nghị.
- Thanh toán chi phí; Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Hội sở.
- Ghi số, đóng dấu văn bản thuộc Hội sở.
- Nhập liệu văn bản đóng dấu Hội sở.
2. Quản lý và phát hành Công văn đến/đi:
+ Tiếp nhận công văn đến. + Phân loại, lấy số công văn đến. + Trình xử lý cho cấp có thẩm quyền. + Nhận phản hồi và phát hành công văn đến (trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên DocMan). + Lưu trữ và truy lục khi có yêu cầu. - Công văn đi: + Tiếp nhận công văn đi của các phòng ban Hội sở, kiểm tra văn bản trước khi lấy số theo quy định. + Lấy số văn bản, trực tiếp phát hành văn bản theo yêu cầu (phát hành trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên Docman ...). + Tháo gỡ các văn bản khi có chỉ đạo của Lãnh đạo. + Kiểm tra việc phát hành và nhận văn bản (của các đối tượng liên quan). + Báo cáo phát hành văn bản trên chương trình Docman đến Ban Lãnh đạo. + Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định, truy lục khi có yêu cầu. + Đóng dấu HẾT HIỆU LỰC đối với văn bản (fiel giấy + file scan) không còn hiệu lực và cập nhật lại file scan trên chương trình Docman khi có Quyết định do HĐQT/Tổng Giám đốc ký ban hành. + Thực hiện thủ tục hủy văn bản đúng quy định của Ngân hàng, của pháp luật. + Thường xuyên cập nhật, đề xuất hủy văn bản đã hết niên hạn lưu trữ (nếu có) trình Giám đốc Phòng. + Tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin có liên quan.
3. Phát hành Lệnh điều động công tác/Giấy giới thiệu:
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu/ghi nhận/trình Tổng Giám đốc phê duyệt Lệnh điều động công tác, Giấy giới thiệu.
- Đăng ký vào sổ/ghi số và cung cấp cho bộ phận yêu cầu.
4. Lưu trữ hồ sơ (không bao gồm chứng từ kế toán) tại Hội sở:
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định. - Quản lý, bảo quản kho lưu trữ hồ sơ. - Thực hiện truy lục theo yêu cầu khi có chỉ đạo của Giám đốc Phòng.
5. Quản lý Chương trình Docman: - Thực hiện phân quyền xem văn bản trên chương trình Docman đối với Nhân viên tân tuyển. - Giải đáp thắc mắc liên quan đến việc phân quyền xem văn bản trên Docman.
6. Hỗ trợ giới thiệu mẫu chữ kỹ và mẫu dấu Đơn vị kinh doanh: - Tiếp nhận/kiểm tra Tờ trình và Thông báo giới thiệu chữ ký. - Trình Giám đốc Phòng ký xem xét, Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. - Ghi nhận sổ theo dõi/ghi số văn bản/đóng dấu/chuyển trả Đơn vị yêu cầu.
8. Công việc khác: - Thực hiện báo cáo công việc liên quan theo định kỳ hoặc đột xuất. - Thực hiện các công việc khác theo phân công của các Cấp Quản lý.Yêu cầu có kinh nghiệm ít nhất 1 năm vị trí văn thư tại các ngân hàng
Tốt nghiêp: Chuyên ngành: Hành chính quản trị, Quản trị kinh doanh, Luật, ...
Vi tính: Sử dụng thành thạo các chương trình vi tính văn phòng (word, excel, powerpoint...).
Hiểu biết các văn bản pháp luật, quy định của Nhà nước có liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn.Được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn phát triển nghề nghiệp
Chế độ lương, thưởng hấp dẫn và cạnh tranh
Môi trường làm việc chuyên nghiệp
Ngân hàng TMCP Kiên Long viết tắt là KienlongBank, tên quốc tế: Kien Long Commercial Joint Stock Bank. Thành lập từ năm 1995, tính đến nay gần 30 năm hoạt động, Ngân hàng Kiên Long đã trở thành một trong những ngân hàng bán lẻ hàng đầu trong hệ thống ngân hàng Việt Nam với 01 Hội sở và mạng lưới 134 Chi nhánh/phòng giao dịch khắp 28 tỉnh thành, cùng số vốn điều lệ 4.231,2 tỷ đồng.
Chính sách bảo hiểm
- Bảo hiểm xã hội
- Bảo hiểm y tế
- Khám sức khỏe định kỳ
Các hoạt động ngoại khóa
- Team building
- Annual trips
- Barbecues
Lịch sử thành lập
- Năm 2016, KienlongBank được nhận Bảng vàng vì có nhiều đóng góp trong hoạt động an sinh xã hội vùng ĐBSCL và vinh dự đón nhận bằng khen của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước vì đã có thành tích xuất sắc trong công tác thống kê ngành Ngân hàng giai đoạn 2011 – 2015.
- Năm 2017, KienlongBank tiếp tục vinh dự đón nhận bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang vì đã có thành tích đột xuất, xuất sắc trong việc đóng góp thực hiện công tác an sinh xã hội trên địa bàn tỉnh Kiên Giang và bằng khen của BCH Tổng LĐLĐ VN vì đã có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua lao động giỏi và xây dựng tổ Công đoàn vững mạnh năm 2017.
- Năm 2019, KienlongBank tiếp tục nằm trong Top 500 Doanh nghiệp có lợi nhuận tốt nhất Việt Nam, Top 100 công ty đại chúng lớn nhất Việt Nam do Forbes Việt Nam công bố.
- Tháng 01/2021, tại sự kiện “Lễ công bố Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm 2020”, KienlongBank được vinh danh trong bảng xếp hạng Top 500 doanh nghiệp lớn nhất (VNR500), Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất (FAST500) và Top 500 doanh nghiệp có lợi nhuận tốt nhất Việt Nam (PROFIT500).
- Năm 2022, KienlongBank một lần nữa được vinh danh trong Top 500 Doanh nghiệp có lợi nhuận tốt nhất Việt Nam năm 2022; Ứng dụng KienlongBank Plus được vinh danh tại hạng mục "Sản phẩm, Dịch vụ, Giải pháp Chuyển đổi số tiêu biểu" tại Lễ trao giải thưởng "Chuyển đổi số Việt Nam - Vietnam Digital Awards 2022".
Mission
- Cung cấp dịch vụ ngân hàng chuyên nghiệp, luôn mang lại giá trị gia tăng đối với khách hàng, cổ đông
- Chia sẻ giá trị Xanh và tiên phong tham gia các chương trình, hoạt động Xanh vì lợi ích phát triển cộng đồng tại Việt Nam.
Công việc của Nhân Viên Văn Thư là gì?
Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Mô tả công việc của nhân viên văn thư
Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu
Công việc chính của một nhân viên văn thư là quản lý hồ sơ của công ty bằng việc tiếp nhận tất cả văn bản, thư từ và hồ sơ được chuyển đến cơ quan, doanh nghiệp và quản lý tất cả những giấy tờ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ được quyền xử lý nhanh những loại giấy tờ cần thiết để mở sổ hoạt động và theo dõi. Bước đầu sau khi tiếp nhận hồ sơ, họ cần lưu thông tin để nhập vào sổ, đóng dấu và gắn thêm những mã số phân biệt thời gian gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Dù là văn bản gửi đến, gửi đi hay văn bản nội bộ thì nhân viên văn thư lưu trữ đều cần quan tâm và tận dụng kỹ năng quản lý hồ sơ.
Trong khi những tổ chức xử lý các loại báo cáo và hồ sơ thì văn thư sẽ theo dõi và giám sát tới khi nào hoàn tất những văn bản hồ sơ. Nhân viên văn thư sẽ phải có kỹ năng lập kế hoạch để tổ chức lưu trữ văn bản, dữ liệu và thông tin. Họ đảm nhận vai trò nhập dữ liệu bằng máy tính, soạn thảo công văn và quyết định thông báo tới những đơn vị hành chính nội bộ liên quan.
Nhiều trường hợp, nhân viên văn thư cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến đối tác hay những doanh nghiệp đồng hành. Văn thư lưu trữ cũng là người bảo quản những con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, lưu trữ bản sao và bản gốc của các loại văn bản để báo cáo cho cấp trên.
Quản lý tài sản của công ty
Không chỉ quản lý hồ sơ, nhân viên văn thư còn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty. Họ là người lên danh sách những văn phòng phẩm mà mỗi phòng ban cần để sử dụng và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm cần mua theo tháng.
Bên cạnh đó, nhân viên văn thư sẽ phải theo dõi, thống kê những vật dụng, lên kế hoạch để bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc thuộc sở hữu của công ty theo quý, hay năm. Hoạt động kiểm tra thường xuyên giúp cho nhân viên văn thư nắm được bao quát tình hình và bổ sung vật dụng khi cần thiết.
Làm nhiệm vụ lễ tân
Nhân viên văn thư lưu trữ cũng là người chịu trách nhiệm trả lời điện thoại của khách hàng hay đối tác gọi đến, trao đổi và nói chuyện với khách hàng, đồng thời truyền tải nội dung cần thiết cho lãnh đạo. Ngoài ra, họ sẽ là người chịu trách nhiệm tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn cũng như giới thiệu về tổ chức của công ty. Những cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp, những cuộc họp bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng cũng là một phần công việc của văn thư lưu trữ.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Bên cạnh những công việc trên, tùy vào mô hình doanh nghiệp mà trách nhiệm của nhân viên văn thư có thể là lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho một vài phòng ban trong công ty. Khi có những nhân viên thử việc, họ cũng là người theo sát mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký hợp đồng lao động với nhân viên mới.
Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Mỗi tháng, nhân viên văn thư lưu trữ cũng chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên và lập bảng chấm công cho nhân sự để phục vụ hoạt động tính lương, thưởng cho lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, nhân viên văn thư sẽ phối hợp với nhân viên kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Tính chất công việc của nhân viên văn thư tương tự với nhân viên hành chính, nên thường được gộp chung vào bộ phận hành chính nhân sự để hỗ trợ nhau hoàn thành công việc. Vì vậy, với mỗi đơn vị hành chính, nhân viên văn thư còn được gọi với cái tên hành chính văn thư.
Nhân Viên Văn Thư có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
65-130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân Viên Văn Thư
Tìm hiểu cách trở thành Nhân Viên Văn Thư, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân Viên Văn Thư?
Yêu cầu tuyển dụng nhân viên văn thư
Yêu cầu về trình độ
Dù tính chất công việc không quá khó khăn nhưng nhân viên văn thư vẫn cần được đào tạo bài bản về chuyên môn với những kỹ năng văn phòng bổ trợ cho công việc. Công việc chuyên môn của văn thư lưu trữ gồm những công việc gì và kinh nghiệm làm việc bổ trợ để họ thành thạo với công việc hơn.
Không chỉ quản lý hồ sơ mà công việc của một nhân viên văn thư còn liên quan đến những hoạt động khác như giao tiếp với từng phòng ban. Chính vì vậy mà nhân viên văn thư lưu trữ cần có kỹ năng giao tiếp, biết cách truyền đạt thông tin để hỗ trợ những phòng ban khác hiểu được thông tin và hoàn thành công việc. Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành quản trị văn phòng, lưu trữ thông tin về sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng sắp xếp: Đơn vị hành chính như văn phòng là nơi làm việc khá bận rộn nên để thực hiện tốt công việc chuyên môn của mình, nhân viên văn thư cần biết cách sắp xếp và quản lý công việc một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian cho chính họ và toàn thể phòng ban. Một ngày, một doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu, chứng từ cần sắp xếp nên nếu không có kỹ năng quản lý hồ sơ thì nhân viên văn thư sẽ biến không gian làm việc thành một mớ lộn xộn. Để hoạt động tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả thì nhân viên văn thư có thể tận dụng một vài công nghệ phần mềm để hoàn thành công việc nhanh chóng.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Với một nhân viên văn phòng, đặc biệt là nhân viên văn thư thì kỹ năng tin học văn phòng là vô cùng cần thiết. Khi công nghệ thông tin phát triển, con người làm bạn với máy tính, điện thoại, thì những phần mềm hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn như word, excel là không thể thiếu.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Như đã mô tả về công việc của nhân viên văn thư, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là nhân viên văn thư, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
- Khả năng giao tiếp: Đây là yếu tố rất quan trọng đối với những ai mong muốn làm việc ở vị trí nhân viên văn thư, càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy... Vì thế, để làm được điều này, nhân viên văn thư phải biết cách truyền đạt một cách dễ hiểu, hải có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình để trình bày rõ ràng mọi thứ, ghi điểm trong mắt khách hàng.
- Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ như Anh, Trung, Nhật,... sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc giao tiếp và làm việc với đối tác. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đọc hiểu các tài liệu nước ngoài liên quan đến cách chăm sóc các khách hàng là người nước ngoài,...
- Đam mê: Để theo đuổi việc làm ngành Quản trị văn phòng lâu dài thì bạn cần phải có đam mê và sự kiên định bởi công việc này không hề dễ dàng mà đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp.
- Tinh thần ham học hỏi: Khoa học công nghệ có những bước tiến phát triển mới, nếu không có sự nhanh nhạy nắm bắt, ham học hỏi thì nhân viên văn thư sẽ không thể giỏi được. Để nâng cao chất lượng chuyên môn thì nhân viên văn thư luôn phải nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Do đó, hãy tích cực trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm để phát triển tương lai hơn nhé!
- Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc nhân viên văn thư sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Do làm việc quá nhiều không có thời gian nghỉ ngơi. Đặc thù của của nhân viên văn thư là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc.
- Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm ngành quản trị văn phòng nói chung, làm nhân viên văn thư nói riêng cần phải có.
- Luôn chăm chỉ và chịu khó trong công việc: Với những tổng hợp công việc của ngành Quản trị văn phòng ở trên thì chắc hẳn rằng bạn cũng đã thấy được sự vất vả của nghề này. Do đó, nếu không có sự chịu khó, chịu khổ thì bạn khó có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Lộ trình thăng tiến của nhân viên văn thư
Từ 0 - 1 năm: Thực tập sinh phòng văn thư
Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí thực tập sinh phòng văn thư. Nhiệm vụ chính của thực tập sinh phòng văn thư là quan sát hỗ trợ các hoạt động cho người hướng dẫn chính. Bạn sẽ học cách làm việc trong môi trường doanh nghiệp và xây dựng kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của một nhân viên phòng tài liệu.
Từ 1 - 3 năm trở đi: Nhân viên văn thư
Khi bạn có kinh nghiệm làm việc từ 0 - 1 năm, bạn có thể lên vị trí nhân viên văn thư. Đây là lúc bạn nên tập trung học hỏi, phát triển chuyên môn nghiệp vụ. Tùy vào từng cơ sở mà bạn sẽ được đào tạo thêm chuyên môn. Tuy nhiên, để thăng tiến dễ dàng hơn, bạn sẽ phải tự chủ động học hỏi, tích lũy kinh nghiệm thông qua công việc thực tế, từ những thành công hay từ chính thất bại của bản thân.
Từ 3 - 6 năm trở đi: Tổ trưởng phòng văn thư
Sau khoảng 3 năm làm nhân viên văn thư, bạn có thể được cân nhắc lên vị trí tổ trưởng. Không phải dựa trên thâm niên mà phải dựa vào thành tích mới biết bạn có khả năng được đề bạt làm tổ trưởng hay không. Trong lộ trình thăng tiến, cấp bậc này còn khắc nghiệt và gian nan hơn. Để nhanh chóng đạt được vị trí này, bạn cần phải mang đến những con số ấn tượng. Nói chung là bạn cần dẫn đầu nhóm nhân viên văn thư làm việc có chiến lược và có kế hoạch rõ ràng.