Tweet
Facebook
Copy Link
Administrative Management
- Office/apartment/warehouse management: Maintain office/apartment/warehouse to provide staff with a comfortable working/living environment. Make the 5S check regularly and ensure there are no effective complaints.
- Vehicle management: Maintain the vehicle in compliance with the regulations.
- Archive documents timely and manage an effective filing system, to ensure no loss due to the ineffectiveness of documents/certificates.
- Handle the arising issues of the 2 offices: Hanoi and Hochiminh.
- Complete procurement of computer assets and office supplies, etc.
Expense & Fixed Asset Management
- Annual budget management, from the monthly reports and supervision to budget control and reminders to all the local teams, does not exceed the annual expense budget.
- Manage fixed assets in good condition with no loss of the fixed asset
- Complete the stock-taking punctually and output the stock-taking report on time
- Coordinate with GM and Operation Managers to complete the yearly budget reasonably and punctually
- Execute the budget based on the approved list, manage the fixed expense, monitor current budget progress regularly, and report to HQ admin and Operation Managers if there is any exceptional situation (over budget, budget inexecution, etc)
Business Support
- Important meeting and customer receiving arrangement, no effective complaints.
- Assist and coordinate with Finance, HR, Marketing, Legal related issues. Fulfill the job timely and with high quality.
- Deploy Employee benefits: Month award, Birthday, Marriage,... and Onboarding new employees.
- Recognize the potential risks in the subsidiary and provide give feedback to HQ admin and Operations managers regularly and be able to put forward the solutions.
- Support Sales in Entrusted contracts, Letters of Authorization for Distributors attending the tenders
- Apply payments to suppliers in the Concur/SAP system on time.
Others: Follow HQ's requirement to customize the local procedures and provide feedback local the actual situation. Cooperate with HQ and respond to their demand within two working days.- Bachelor's degree or above, majoring in business, administration, or Administration or related discipline is preferred;
- Excellent cross-cultural communication and interpersonal skills, fluent English is required, (Chinese speaking is a plus)
- 3 to 5 years experience in administration relating to medical devices, proactive in standardizing and implementing company policy;
- Know how to use Concur/SAP
- Be eager to learn new things and explore yourself.Chăm sóc sức khoẻ
Full contribution on compulsory insurance; Bao Viet Healthcare; Elaborative annual health check
Đào tạo
Dedicated development program: My Path to Growth
Cơ hội du lịch
Yearly company trip; International business travel; Diverse activities (Yoga/English/French/Fair)
Có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi đang thực hiện sứ mệnh nắm bắt các cơ hội do Việt Nam và ASEAN mang lại để biến quá trình quốc tế hóa trở thành hiện thực. Trong hơn 2 thập kỷ, khách hàng của chúng tôi đã xác định chúng tôi là ai: Nguồn tăng trưởng.
Vượt xa một công ty tư vấn đơn giản, Source of Asia là một công cụ tăng tốc kinh doanh quốc tế dành cho các tập đoàn và doanh nhân sẵn sàng đón nhận sự năng động của khu vực. Tận dụng kiến thức chuyên môn sâu rộng về địa phương của mình, chúng tôi chủ động hỗ trợ bạn khám phá các thị trường mới, vận hành và phát triển hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, trên toàn ASEAN và xa hơn nữa.
Chúng tôi phát triển nhờ những thử thách, luôn có động lực học hỏi và phát triển trên đường đi. Chúng tôi cũng tin rằng thành công nằm ở mối quan hệ giữa con người với nhau mà chúng tôi xây dựng. Hệ sinh thái này là cửa ngõ lý tưởng cho những tài năng, những người tin tưởng, giống như chúng tôi, vào sự tăng trưởng bền vững.
Công ty đang phát triển nhanh chóng của chúng tôi hiện có 50 người và thường xuyên
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Quản lý Văn phòng là gì?
Quản lý Văn phòng là một vai trò quan trọng trong môi trường văn phòng và tổ chức. Người Quản lý Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của văn phòng. Công việc của họ bao gồm quản lý lịch trình, thực hiện các nhiệm vụ hành chính, xử lý thư tín, quản lý tài liệu và thông tin, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng, và duy trì sự giao tiếp trong tổ chức.
Mô tả công việc của Quản lý Văn phòng
Quản lý Văn phòng (Office Manager) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của văn phòng và hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của tổ chức. Dưới đây là mô tả công việc của một Quản lý Văn phòng:
- Theo dõi và điều phối hoạt động hàng ngày của văn phòng, bao gồm lịch làm việc, hẹn gặp, và cuộc họp.
- Đảm bảo sự sắp xếp và thiết lập văn phòng để đảm bảo môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả.
- Theo dõi và quản lý cung cấp văn phòng và đặt hàng cần thiết.
- Lưu trữ, quản lý và duyệt các tài liệu văn phòng, hồ sơ, và thông tin quan trọng.
- Đảm bảo tính bảo mật của thông tin quan trọng và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.
- Theo dõi và quản lý ngân sách văn phòng, bao gồm thanh toán hóa đơn và theo dõi các chi phí liên quan đến văn phòng.
- Xử lý các yêu cầu mua sắm, đặt hàng văn phòng, và duyệt các đề xuất chi tiêu.
- Hỗ trợ quản lý cấp cao và nhân viên về các vấn đề về văn phòng và thủ tục hành chính.
- Tổ chức cuộc họp, sắp xếp hành lý cho các chuyến công tác, và xử lý các yêu cầu liên quan đến đi lại và lịch trình.
- Đảm bảo rằng các thiết bị văn phòng, máy móc, và hệ thống công nghệ thông tin hoạt động một cách bình thường.
- Lên kế hoạch cho bảo trì và sửa chữa khi cần thiết.
- Tiếp nhận và xử lý cuộc gọi, email và thư từ đến văn phòng.
- Giao tiếp với các nhà cung cấp, khách hàng, và đối tác ngoại trừ về các vấn đề liên quan đến văn phòng.
- Tuyển dụng, đào tạo, và quản lý nhân viên hỗ trợ văn phòng nếu cần.
- Thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
- Tuân thủ và tuân theo các quy định và chính sách công ty.
Quản lý Văn phòng phải có khả năng tổ chức tốt, quản lý thời gian, giao tiếp hiệu quả và làm việc linh hoạt trong môi trường đa nhiệm. Công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng văn phòng hoạt động một cách suôn sẻ và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.
Quản lý Văn phòng có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
156 - 325 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Quản lý Văn phòng
Tìm hiểu cách trở thành Quản lý Văn phòng, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Quản lý Văn phòng?
Yêu cầu tuyển dụng với vị trí Quản lý Văn phòng
Tùy thuộc vào vị trí và công ty cụ thể, yêu cầu tuyển dụng cho vị trí Quản lý Văn phòng có thể thay đổi. Tuy nhiên, dưới đây là một số tiêu chí chung mà bạn có thể mong đợi trong quá trình tuyển dụng dựa trên kiến thức chuyên môn và kỹ năng cơ bản:
Kiến thức chuyên môn
- Quản lý Văn phòng: Người được tuyển dụng cần có kiến thức về cách quản lý một văn phòng hoặc môi trường làm việc văn phòng. Điều này bao gồm việc hiểu về quy trình vận hành văn phòng, cách tổ chức công việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, và có khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm Quản lý Văn phòng
- Kiến thức về hệ thống và quy trình văn phòng: Cần phải hiểu về cách hoạt động của các hệ thống và quy trình văn phòng, bao gồm việc quản lý lịch làm việc, xử lý thư từ và email, quản lý danh bạ, và hỗ trợ trong việc tổ chức họp và sự kiện.
- Kiến thức về quản lý nhân sự: Nếu vị trí yêu cầu quản lý nhân sự, kiến thức về quản lý nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm việc hiểu về các quy tắc liên quan đến quyền lợi của nhân viên, quản lý thời gian làm việc, và giải quyết xung đột.
Kỹ năng cơ bản
- Kỹ năng tổ chức: Quản lý Văn phòng cần có khả năng tổ chức công việc hiệu quả, lên kế hoạch, ưu tiên công việc và đảm bảo các mục tiêu và thời hạn được đáp ứng.
- Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là quan trọng trong việc liên lạc với nhân viên văn phòng, khách hàng, và đối tác. Điều này bao gồm việc viết email chuyên nghiệp, giao tiếp bằng điện thoại và trong cuộc họp.
- Kỹ năng sử dụng công cụ và phần mềm: Quản lý Văn phòng cần phải thành thạo các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) hoặc Google Workspace (Google Docs, Google Sheets, Google Slides). Họ cũng nên có khả năng sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng và hệ thống đặt lịch.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc là quan trọng để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quản lý Văn phòng cần có khả năng xử lý các tình huống khó khăn và giải quyết vấn đề một cách tự tin.
Nhớ rằng các yêu cầu cụ thể có thể thay đổi tùy theo vị trí và ngành công nghiệp. Ngoài ra, kỹ năng mềm như khả năng làm việc nhóm, tự quản lý, và sự linh hoạt cũng có thể được coi là quan trọng trong nhiều trường hợp.
Lộ trình thăng tiến của Quản lý Văn phòng
Mức lương trung bình của Quản lý Văn phòng khoảng từ 12 triệu - 25 triệu VND/tháng. Mức lương của các cấp bậc thăng tiến trong vị trí Quản lý Văn phòng tại Việt Nam có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm khu vực địa lý, công ty hoặc ngành công nghiệp cụ thể, kinh nghiệm làm việc, và các yếu tố khác.
- Đối với Trưởng kinh doanh khu vực, khoảng từ 20 triệu - 30 triệu VND/tháng.
- Đối với Quản đốc, khoảng từ 12 triệu - 20 triệu VND/tháng.
Lộ trình thăng tiến của Quản lý Văn phòng thường bắt đầu từ vị trí Thực tập sinh và có thể được chia thành các cấp bậc cơ bản sau:
Thực tập sinh
Vị trí này thường là nơi các người mới bắt đầu học hỏi và tham gia vào công việc hàng ngày của văn phòng. Thực tập sinh sẽ được đào tạo về quy trình làm việc, các công cụ và hệ thống của văn phòng.
Nhân viên Văn phòng
Sau khi hoàn thành giai đoạn thực tập, họ có thể thăng tiến thành Nhân viên Văn phòng. Ở cấp này, họ sẽ tiếp tục học hỏi và tham gia vào các dự án và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng.
Trưởng phòng Văn phòng
Sau một thời gian làm việc, Nhân viên Văn phòng có thể được thăng tiến lên vị trí Trưởng phòng Văn phòng. Vị trí này yêu cầu khả năng quản lý nhóm công việc nhỏ và đảm bảo các nhiệm vụ hàng ngày được thực hiện một cách hiệu quả.
Giám đốc Văn phòng
Sau khi tích luỹ kinh nghiệm và có khả năng quản lý tốt, Trưởng phòng Văn phòng có thể thăng tiến lên vị trí Giám đốc Văn phòng. Trong vai trò này, họ sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của văn phòng, bao gồm quản lý nhân viên, nguồn lực và ngân sách.
Giám đốc Quản lý Văn phòng
Cấp bậc cao nhất trong lộ trình, Giám đốc Quản lý Văn phòng đóng vai trò quản lý chiến lược cho toàn bộ văn phòng và định hình hướng đi của công ty trong lĩnh vực quản lý văn phòng.
Lộ trình thăng tiến này cung cấp cơ hội cho Quản lý Văn phòng phát triển và tiến xa trong sự nghiệp của họ, tùy thuộc vào khả năng, kinh nghiệm và cam kết của từng người.