Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Quản trị Hành chính Văn phòng tổng hợp:
- Quản trị tài sản & hoạt động mua sắm tại Chi nhánh.
- Tư vấn quy trình, thủ tục thực hiện các hồ sơ pháp lý liên quan đến chuyên môn của các bộ phận và review hợp đồng thương mại trước khi trình ký và vận hành chung
- Tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ trong bộ phận
- Quản trị, kiểm soát chi phí hành chính.
- Xây dựng & Kiểm soát thực hiện các quy định, quy trình chung của công ty
- Công tác văn thư lễ tân: quản lý sử dụng con dấu, tổ chức tiếp nhận xử lý văn bản/ hồ sơ/ công văn gửi đến và gửi đi.
- Quản lý hồ sơ pháp lý và thực hiện các thủ tục pháp lý của Chi nhánh.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản của công ty vận hành ổn định
- Điều phối tổng thể về việc tuân thủ các quy định luật chung của công ty. Đảm bảo các vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn các BP được các BP xử lý đúng theo quy định luật hiện hành
- Giám sát công tác thừa hành phục vụ, lễ tân, bảo vệ, PCCC, vệ sinh an toàn lao động; Quản lý đội xe, lái xe và điều phối sử dụng xe Công ty.
- Xây dựng quy trình vận hành của phòng ban và phối hợp với phòng IT để tìm kím các ứng dụng giúp quản lí/ tối đa hiệu quả công việc của các phòng ban
- Thực hiện các công tác lưu trữ, sao y hồ sơ pháp lý
- Tổ chức thực hiện các hoạt động để kết nối nhân viên nhằm tạo môi trường làm việc giúp tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc cho nhân viên
- Thực Hiện các thủ tục về giấy ĐKKD, bảo hộ thương hiệu, logo... để các địa điểm kinh doanh vận hành ổn định
- Là đầu mối thay mặt Công ty làm việc với đối tác, đối nội đối ngoại liên hệ công tác về hành chính.
Yêu cầu công việc
- Am hiểu về luật và biết cách vận dụng vào thực tế
- Kỹ năng xây dựng quy trình
- Năng lực đào tạo phát triển đội ngũ- Ưu tiên biết xây dựng kênh Tiktok để truyền thông nội bộ
- Kỹ năng đàm phán thương lượng tốt
- Có khả năng tổ chức sự kiện nội bộ
- Kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản tốt
- Năng lực thực thi và đúng thiết kế
- Ít nhất 03 năm kinh nghiệm tương đương
Quyền lợi
- Chế độ BHXH đầy đủ theo quy định
- Làm việc từ thứ 2- thứ 6, thứ 7 WFH
- Tăng lương, thưởng
- Du lịch trong và ngoài nước
- Môi trường làm việc năng động, trẻ, tốc độ phát triển nhanh
Cập nhật gần nhất lúc: 2024-08-15 01:40:02
Công Ty TNHH Công Nghệ The One 5 có mã số thuế 0317244686, do ông/bà Nguyễn Phong Vũ làm đại diện pháp luật, được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 13/04/2022.
Công ty có ngành nghề kinh doanh chính là "Lập trình máy vi tính", do Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức quản lý.
Công việc của Trưởng phòng hành chính là gì?
Trưởng phòng hành chính là người quản lý, đứng đầu phòng hành chính nhân sự, hành chính tổng hợp hoặc cả 2 phòng ban này. Họ có vai trò tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến luật pháp và hệ thống quy định, chính sách, quy trình thủ tục hành chính. Họ có chức năng tham mưu, giám sát, tổ chức, và quản lý.
Mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính
Quản lý nhân sự
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân viên hành chính. Công việc này bao gồm việc xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng các tiêu chí tuyển dụng và thực hiện quy trình phỏng vấn để chọn lựa ứng viên phù hợp. Sau khi tuyển dụng, Trưởng phòng hành chính phải tổ chức các khóa đào tạo để đảm bảo nhân viên nắm vững quy trình làm việc và các chính sách của công ty. Họ cũng phải theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, thực hiện các đánh giá định kỳ và cung cấp phản hồi cũng như hỗ trợ cần thiết để cải thiện hiệu suất làm việc và tạo môi trường làm việc tích cực.
Hỗ trợ điều hành
Trưởng phòng hành chính đóng vai trò hỗ trợ các phòng ban khác trong tổ chức, đáp ứng các yêu cầu hành chính và phối hợp các hoạt động công ty. Điều này bao gồm việc tổ chức và điều phối các cuộc họp, sự kiện và hoạt động nội bộ của công ty. Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động này diễn ra suôn sẻ, từ việc chuẩn bị tài liệu, sắp xếp phòng họp, đến việc đảm bảo rằng các bên liên quan đều được thông báo đầy đủ và kịp thời.
Quản lý hồ sơ và tài liệu
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ và tài liệu quan trọng của công ty. Điều này bao gồm việc tổ chức và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu sao cho dễ dàng truy cập và bảo mật thông tin. Họ cũng phải đảm bảo rằng các hồ sơ được lưu trữ đúng cách và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Công việc này đòi hỏi Trưởng phòng hành chính phải có kỹ năng tổ chức và chú ý đến chi tiết để đảm bảo rằng tài liệu không bị thất lạc và luôn có sẵn khi cần thiết.
Quản lý dự án
Trong vai trò Trưởng phòng hành chính, việc quản lý các dự án hành chính là một phần thiết yếu của công việc. Họ cần điều phối và giám sát các dự án từ khâu lên kế hoạch đến triển khai và theo dõi tiến độ. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu dự án, phân công nhiệm vụ, và đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Trưởng phòng hành chính phải làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo rằng các dự án đạt được kết quả mong muốn và không ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của công ty.
Tuân thủ quy định pháp lý
Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động hành chính tuân thủ các quy định pháp lý và các quy chuẩn của công ty là nhiệm vụ quan trọng của Trưởng phòng hành chính. Họ phải theo dõi và cập nhật các thay đổi trong luật pháp liên quan đến lĩnh vực hành chính và đảm bảo rằng công ty luôn tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Công việc này bao gồm việc kiểm tra các quy trình và chính sách nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng các quy định pháp lý hiện hành và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi có thay đổi trong luật pháp.
Trưởng phòng hành chính có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
260 - 351 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trưởng phòng hành chính
Tìm hiểu cách trở thành Trưởng phòng hành chính, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trưởng phòng hành chính?
Yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng hành chính
Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn
- Trình độ học vấn: Trưởng phòng hành chính cần có bằng đại học trở lên trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Kinh tế, hoặc các ngành tương đương. Trình độ học vấn này cung cấp nền tảng lý thuyết vững chắc về các nguyên tắc quản lý, tổ chức và hành chính, từ đó giúp ứng viên hiểu rõ các quy trình và phương pháp quản lý hành chính một cách hiệu quả. Bằng cấp chuyên môn không chỉ là tiêu chuẩn tuyển dụng mà còn là cơ sở để ứng viên áp dụng các kỹ năng và kiến thức đã học vào thực tế công việc.
- Kiến thức chuyên môn: Ứng viên cần có kiến thức sâu rộng về quản lý hành chính, bao gồm việc tổ chức và điều hành các hoạt động văn phòng, quản lý tài liệu và xử lý thông tin. Họ cần hiểu rõ về các quy trình và phương pháp quản lý hành chính hiện đại để đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra một cách hiệu quả và suôn sẻ. Đồng thời, việc am hiểu luật lao động và các quy định pháp lý liên quan là cực kỳ quan trọng để đảm bảo công ty tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Kiến thức về kỹ thuật quản lý tài chính cũng là yếu tố không thể thiếu, bao gồm khả năng lập ngân sách, theo dõi chi phí và lập báo cáo tài chính chính xác.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý: Trưởng phòng hành chính phải sở hữu kỹ năng lãnh đạo vững chắc để có thể điều hành và phát triển đội ngũ nhân viên trong phòng hành chính. Họ cần có khả năng truyền cảm hứng, động viên và hướng dẫn nhân viên đạt được mục tiêu công việc. Kỹ năng lãnh đạo bao gồm việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, quản lý xung đột, và hỗ trợ phát triển cá nhân và nghề nghiệp cho nhân viên. Khả năng đưa ra quyết định đúng đắn và giải quyết các vấn đề phát sinh cũng là một phần quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động hiệu quả của phòng hành chính.
- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt trong công việc của Trưởng phòng hành chính. Họ cần có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với các phòng ban khác, đối tác bên ngoài, và cấp trên để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời. Kỹ năng giao tiếp không chỉ bao gồm khả năng diễn đạt ý tưởng một cách mạch lạc mà còn bao gồm khả năng lắng nghe và xử lý phản hồi từ người khác. Việc có kỹ năng giao tiếp tốt giúp cải thiện mối quan hệ công việc và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong môi trường làm việc đầy biến động, Trưởng phòng hành chính cần có khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng phân tích tình huống, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, và đưa ra các giải pháp hợp lý. Việc xử lý các tình huống khẩn cấp, xung đột hoặc vấn đề phát sinh trong công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy logic. Trưởng phòng hành chính cần có khả năng duy trì sự bình tĩnh và đưa ra quyết định chính xác để giữ cho các hoạt động hành chính tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
- Kỹ năng tổ chức: Kỹ năng tổ chức là kỹ năng cần thiết để Trưởng phòng hành chính có thể quản lý nhiều nhiệm vụ và dự án cùng một lúc mà không làm giảm hiệu quả công việc. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian một cách hợp lý, sắp xếp các ưu tiên và đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng thời hạn. Kỹ năng tổ chức tốt giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động hành chính được thực hiện một cách có trật tự và hiệu quả, từ việc quản lý hồ sơ, tài liệu đến việc điều phối các sự kiện và cuộc họp.
Các yêu cầu khác
- Kỹ năng mềm: Trưởng phòng hành chính cần có khả năng làm việc dưới áp lực và trong môi trường thay đổi nhanh chóng. Họ phải có tinh thần cầu tiến và khả năng thích ứng nhanh với các thay đổi trong tổ chức hoặc môi trường làm việc. Kỹ năng mềm như sự kiên nhẫn, khả năng quản lý stress và tư duy sáng tạo là rất quan trọng để duy trì hiệu suất làm việc cao và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình công tác.
- Tính cách và phong cách làm việc: Tính cách của Trưởng phòng hành chính nên phản ánh sự trách nhiệm, chủ động và chính xác trong công việc. Họ cần có khả năng làm việc nhóm hiệu quả, đồng thời phải có khả năng tự quản lý và tự động viên để đạt được mục tiêu công việc. Sự tỉ mỉ và chính xác là cần thiết để đảm bảo rằng các nhiệm vụ hành chính được thực hiện đúng cách và đạt chất lượng cao. Phong cách làm việc của họ cần phải phù hợp với văn hóa và giá trị của tổ chức, giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.
Lộ trình thăng tiến của Trưởng phòng hành chính
1. Thực tập sinh hành chính nhân sự
Mức lương: 3 - 5 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thực tập sinh hành chính nhân sự là người hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ tuyển dụng, đến việc quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo tài chính cơ bản. Họ làm việc dưới sự giám sát của các chuyên viên nhân sự và có cơ hội học hỏi về quy trình tuyển dụng, tính toán lương và các công việc hành chính khác. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tiếp cận các kỹ năng và kiến thức thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và hành chính.
>> Đánh giá: Vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự là lựa chọn lý tưởng cho những sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đang tìm kiếm cơ hội để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự và hành chính. Cá nhân phù hợp cho vị trí này cần có tinh thần học hỏi cao, khả năng giao tiếp tốt và sự chăm chỉ. Kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc với các công cụ phần mềm văn phòng là rất quan trọng..
2. Nhân viên hành chính
Mức lương: 6 - 10 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính và văn phòng hàng ngày, bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, xử lý thư từ và gọi điện thoại. Họ cũng hỗ trợ trong việc chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện, đảm bảo rằng các quy trình văn phòng diễn ra suôn sẻ. Nhân viên hành chính thường làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng được duy trì hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí nhân viên hành chính là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng.
3. Trợ lý hành chính
Mức lương: 10 - 15 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý cấp cao và các bộ phận khác trong việc thực hiện các công việc hành chính và tổ chức. Họ thường quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong văn phòng. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và góp phần đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí Trợ lý hành chính là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức.
4. Trưởng phòng hành chính
Mức lương: 20 - 30 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: Từ 5 - 7 năm trở lên
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày. Họ lãnh đạo đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo rằng các quy trình và chính sách được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng phối hợp với các bộ phận khác để cải tiến quy trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
>> Đánh giá: Trưởng phòng hành chính là một vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc cùng khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả. Người đảm nhận vai trò này cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình hành chính, quy định pháp lý và các công cụ quản lý. Trưởng phòng hành chính thường phải xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình làm việc cho bộ phận hành chính, đồng thời giám sát hoạt động của các trợ lý hành chính và nhân viên khác.