Mô tả công việc
• Xây dựng và quản lý kế hoạch công tác, lịch họp, lịch làm việc của CT HĐQT theo quy định của Công ty; Phối hợp với cá nhân/ Đơn vị có liên quan chuẩn bị các nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp, làm việc, đi công tác của CT HĐQT.
• Tham gia họp và ghi chép Biên bản họp của các cuộc họp CT HĐQT chủ trì.
• Giúp CT HĐQT theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ do CT HĐQT giao cho các cá nhân/ Đơn vị; Đề xuất/ tham mưu với CT HĐQT các biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc công việc, bảo đảm tính tuân thủ và hiệu quả trong quản lý, điều hành.
• Đề xuất, tham mưu với CT HĐQT những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung trong từng thời điểm nhất định.
• Giúp CT HĐQT trong công tác tiếp đón, chăm sóc đối tác, khách hàng (đón tiếp, tặng quà, hoa vào các dịp Lễ, Tết, hiếu, hỉ...).
• Rà soát, kiểm tra về trình tự, thủ tục, thẩm quyền xử lý, tham mưu tổng hợp về nội dung và có ý kiến độc lập đối với các báo cáo, tờ trình, dự thảo văn bản quy phạm nội bộ... trình CT HĐQT.
• Phối hợp với các cá nhân/ Đơn vị có liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình CT HĐQT xem xét, quyết định theo Quy định phân cấp quản lý, phân quyền điều hành.
• Chủ trì soạn thảo, biên tập các bài viết, bài phát biểu, tài liệu của CT HĐQT trong các sự kiện của Công ty và bên ngoài.
Thực hiện vai trò Thư ký Hội đồng quản trị:
• Hỗ trợ HĐQT và Chủ tịch HĐQT trong việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông và chuẩn bị các cuộc họp HĐQT, ghi chép Biên bản họp, soạn thảo các Nghị quyết/ Quyết định HĐQT liên quan;
• Hỗ trợ HĐQT trong việc áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty;
• Truyền đạt thông tin và quyết định, chỉ đạo của HĐQT đến các bộ phận và cá nhân liên quan trong công ty.
Bảo đảm thông tin:
• Bảo đảm thông tin phục vụ công tác điều hành, quản lý của CT HĐQT, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và yêu cầu của CT HĐQT.
• Triển khai, truyền đạt các phân công, giao việc của CT HĐQT đến các cá nhân và Đơn vị có liên quan kịp thời và chính xác.
• Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho hoạt động của CT HĐQT.
• Tiếp nhận, xử lý các văn bản do cá nhân/ Đơn vị trình CT HĐQT; phát hành, lưu trữ và quản lý các văn bản của CT HĐQT đảm bảo tính bảo mật và truy lục nhanh khi cần.
• Quản lý con dấu Công ty: Bảo quản và kiểm soát con dấu Công ty, lưu trữ và sử dụng phù hợp với quy định của công ty và pháp luật.
• Thực hiện và báo cáo các nhiệm vụ khác theo sự phân công của CT HĐQT.
Yêu cầu công việc
Kiến thức:
Hiểu biết về các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản trị công ty và hệ thống các tài liệu nội bộ về quản trị công ty.
Am hiểu Luật hành chính và các quy định hiện hành
Kinh nghiệm chuyên môn: Có ít nhất 02 năm làm việc ở vị trí tương đương
Kỹ năng/ Yêu cầu khác:
Thành thạo các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
Thành thạo Tiếng Anh 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết)
Bảo mật thông tin
Kỹ năng viết và biên tập
Tỉ mỉ, cẩn thận
Kỹ năng giao tiếp
Quyền lợi được hưởng
thưởng KPI
Tập đoàn Giáo dục và Đầu tư EI (EI GROUP) là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ tiếng Đức, tiếng Anh và tư vấn du học, nhân lực, di trú tại các quốc gia phát triển như CHLB Đức, Anh, Úc, Mỹ, Canada. Với sứ mệnh cao cả “Giúp cho lực lượng đang độ tuổi lao động tại Việt Nam và trên toàn cầu tìm được một công việc với thu nhập tốt, thay đổi cuộc sống ở Top 20 nền kinh tế lớn nhất thế giới”. EI GROUP luôn hướng đến tầm nhìn “Lựa chọn đầu tiên cho một cuộc sống mới”.
Với bề dày truyền thống xây dựng và phát triển cùng với 13 công ty thành viên trực thuộc và 2 viện, tính đến nay EI GROUP đã phủ sóng hầu hết khắp 63 tỉnh thành từ Bắc vào Nam với sự hiện diện của hơn 235+ văn phòng đại diện, văn phòng tiếp nhận hồ sơ với hệ thống đồng bộ, đào tạo bài bản, hỗ trợ phụ huynh và học sinh một cách nhanh chóng và tức thời.
Đặc biệt, EI GROUP là đối tác chiến lược của nhiều tổ chức quốc tế như: BSW, DEB, MEV, VIDACTA, ATMC, TAMWOOD, SHAFSTON, ILSC…
Với uy tín về chất lượng đào tạo, nhiều chính sách ưu đãi dành cho học viên, EI GROUP đã trở thành địa chỉ tin cậy của hàng nghìn phụ huynh, học sinh trên cả nước. Với tổng số hơn 1000++ học viên đang theo học, EI GROUP khẳng định vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ, tư vấn du học, nhân lực, di trú.