Olam Việt Nam

Mô tả Công việc

Đối với công ty:

- Làm việc với tài xế, kiểm tra thông tin hàng hóa và nhận biên bản từ tài xế, ký xác nhận, lưu lại bản gốc và trả lại tài xế bản photo.

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra và xác nhận thông tin, chuẩn bị chứng từ xuất (nhập) và gửi ra kho để nhân viên trong kho tiến hành xuất/ nhập hàng.

- Lưu tất cả các biên bản trả hàng bằng giấy và nhập vào file excel/ hệ thống để theo dõi

- Kiểm tra chứng từ, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ và (Biên bản giao nhận hàng, tally sheet, …) lưu chứng từ (có đầy đủ chữ kí) cẩn thận.

- Đảm bảo tính chính xác và bảo mật của các thông tin hàng hóa được cập nhật như thông tin hàng hóa, dữ liệu nhập, xuất, tồn của khách hàng được giao trên hệ thống/file excel của công ty.

- Chuẩn bị và gửi các thông tin xuất/nhập hàng cho bộ phận kho để hoàn thành công việc theo thời gian quy định.

- Gửi báo cáo hằng ngày (Inventory, hình ảnh, scan chứng từ, biên bản nếu có hàng hư hỏng) đầy đủ thông tin, chính xác, đúng thời hạn.

- Lập báo cáo chốt sản lượng vào cuối tháng và gửi cho quản lý.

Đối với khách hàng:

- Gửi báo cáo, các chứng từ cần thiết liên quan cho khách hàng theo đúng timeline, không chậm trễ làm phát sinh thiệt hại hoặc rớt KPI mà khách hàng yêu cầu

- Phản hồi email các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ nhập / xuất đã xảy ra đúng thời gian quy định

Trường hợp phát sinh:

- Hỗ trợ truy vết sản phẩm khi nhận được thông báo/ complaint từ KH (tìm lại chứng từ xuất hàng của lô hàng liên quan, email,…)

- Giải quyết công việc với Khách hàng qua điện thoại và các phương tiện giao tiếp khác như email, fax… nhân viên chứng từ liên quan và bộ phận hiện trường kho.

Có trách nhiệm thay thế giải quyết công việc của Giám sát chứng từ/ nhân viện chứng từ (nếu nhận được bàn giao từ quản lý) nhằm không để công việc chung bị gián đoạn làm ảnh hưởng đến chất lương dịch vụ của Công ty cung cấp cho Khách hàng.

CUSTOMER SATISFACTION ( Sự hài lòng của khách hàng)

- Đề xuất với cấp trên và làm việc với Trưởng nhóm và nhân viên kho để giải quyết than phiền Khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ Khách hàng và chăm sóc Khách hàng.

- Khi được phân công sẽ tiếp Khách hàng, nhận bàn giao và quản lý hàng hóa, chứng từ với các Khách hàng khác đến kho làm việc, hoặc hỗ trợ nếu cấp trên chưa kịp thời có mặt.

OPERATION EXCELLENCE (Vận hành)

- Bảo mật thông tin Doanh nghiệp ngoại trừ các thông tin liên quan đến công việc chuyên môn.

- Không được phép có liên hệ nào đến đối thủ cạnh tranh liên quan đến các thông tin về công việc chuyên môn và thông tin Khách hàng.

- Bảo vệ thông tin Khách hàng và chỉ dùng thông tin Khách hàng để áp dụng vào công việc chuyên môn.

- Sẵn sàng làm thêm giờ khi có yêu cầu của cấp trên

Đưa ra sáng kiến, ý kiến để phát triển quy trình làm việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

- Báo cáo cho Quản lý khi phát hiện các chênh lệch hoặc rủi ro trong quá trình làm việc

- Hỗ trợ Quản lý trong việc hướng dẫn, đào tạo NV mới hoặc các NV Kiểm hàng khác

- Thực hiện đầy đủ theo thủ tục và qui trình của công ty. Chú trọng đến sự an toàn trong hoạt động và tính bảo mật.

- Tham gia các khóa huấn luyện nghiệp vụ/ các hoạt động phong trào của công ty.

Yêu Cầu Công Việc

RESPONSIBILITY

·        Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng được giao thông qua các hoạt động chứng từ, dịch vụ tại kho.

·        Trung thực, đảm bảo chính xác về thông tin của hàng hóa, dịch vụ.

Không tiếp tay cho các hành vi tiêu cực gây ảnh hưởng xấu tới danh tiếng, tài chính của công ty.

AUTHORITY:

·        Được quyền tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng và quy định của công ty.

·        Được quyền trao đổi với cấp trên, đồng nghiệp về ý kiến, ý tưởng, giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu suất làm việc.

·        Được quyền từ chối những yêu cầu không an toàn, không phù hợp ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu, tài chính của công ty.

QUALIFICATIONS (including Knowledge, Education, Certificate, Flexibility, Attitude)

·        Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao trong công việc.

·        Biết Tiếng Anh  và sử dụng thành thạo tin học văn phòng/ phần mềm quản lý.

·        Có tinh thần trách nhiệm cao, có sáng kiến để đổi mới hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi và đòi hỏi ngày càng cao từ Khách hàng.

·        Có tác phong nghiêm túc, năng động để tổ chức toàn bộ Nhân viên và hệ thống công việc hiệu quả.