Tweet
Facebook
Copy Link
Phúc lợi
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Phụ cấp
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
- Nghỉ phép năm
- CLB thể thao
Mô tả Công việc
1. Quản lý và thực hiện các công tác về hành chính quản trị, hợp đồng..
- Nắm vững và sử dụng thành thạo các biểu mẫu, văn bản, qui định, quy trình nội bộ cũng như của nhà nước, Sở Y tế ban hành để hướng dẫn thực hiện kịp thời tại bộ phận.
- Lưu giữ, bảo quản, cập nhật kịp thời, đúng và đủ các văn bản pháp quy, quy định, quy trình nội bộ và của nhà nước, Sở Y tế khoa học…cần sử dụng trong công tác điều hành hàng ngày.
- Các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Sở y tế như báo cáo lao động, Môi trường..
- Theo dõi với các hợp đồng Dịch vụ thuê ngoài như: Bảo vệ; Vệ sinh; bãi giữ xe; Thu gom rác thải Y tế, xử lý môi trường- côn trùng; xe cấp cứu....
- Xếp lịch, giám sát và chấm công cho các bộ phận hậu cần nội bộ như: Bảo trì, Văn thư.
2. Quản lý các Facilities như: cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế/ văn phòng, cảnh quan...
- Phối hợp bộ phận Bảo trì và bộ phận khác liên quan nhằm đảm bảo sử dụng, vận hành theo đúng quy trình nhằm kiểm soát chi phí tốt cũng như hiệu suất hoạt động, tuổi thọ.
- Phối hợp các đơn vị Nhà cung cấp, nhà thầu nhằm khắc phục các sự cố hoặc phát sinh có liên quan đến các trang thiết bị vận hành.
3. Quản lý Kho và tập hợp đơn hàng:
- Tổng hợp các đơn hàng vật tư tiêu hoa, vật tư của Phòng khám từ bộ phận Điều dưỡng và Chăm sóc khách hàng để trình ký/ gửi đơn hàng cho phòng Cung ứng và Mua hàng đúng qui định.
- Tổng hợp báo cáo hàng tồn kho/xuất/nhập.
- Cập nhật và báo cáo tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng mỗi đầu tuần, không để hàng bị thiếu, hụt do không theo dõi thông tin từ các bộ phận cung cấp liên quan.
- Báo cáo mỗi đầu tuần các số liệu tồn kho/xuất/nhập.
4. Thư kí Giám đốc Phòng khám:
- Tổ chức/ mời họp và lập biên bản họp.
- Theo dõi/ nhắc lịch các công việc của Giám Đốc Phòng khám.
- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.
- Chuẩn bị các hồ sơ để hỗ trợ tiếp các cơ quan ban ngành, Sở Y tế khi kiểm tra, thanh tra và thẩm định các danh mục...
5. Tương tác với khách hàng:
- Đối với khách hàng/ đối tác/ Sở ban nghành liên quan: thể hiện sự tôn trọng, giao tiếp lịch sự, ân cần, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết tận tình các yêu cầu của khách hàng.
- Đối với đồng nghiệp: ân cần, lịch sự, hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ khi cần.
6. Khác:
- Phối hợp phòng Nhân sự tổ chức các hoạt động sự kiện tại Phòng khám các ngày lễ trong năm như: 8-3, 12-5 (Ngày Quốc tế Điều dưỡng), 27-02 (Ngày thầy thuốc Việt Nam), 20-10....
Yêu Cầu Công Việc
- Ưu tiên Nữ. Tác phong nhanh nhẹn.
- Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học trở lên.
- Ít nhất 3 - 4 năm kinh nghiệm những công việc yêu cầu trên. Kinh nghiệm công tác giám sát, quản lý các facilities và quản trị hành chính. Ưu tiên có kinh nghiệm công việc hỗ trợ vân hành trong mô hình Bệnh viện/ Phòng khám hoặc Quản lý tòa nhà.
- Kỹ năng tin học văn phòng và kỹ năng tiếng Anh cơ bản.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, công văn. Lưu trữ. theo dõi khoa học các hợp đồng dịch vụ, hồ sơ pháp lý Y tế.
- Có kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp, điều phối và giải quyết công việc hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp tốt, có tinh thần hỗ trợ đồng nghiệp.
- Chi tiết, CẨN THẬN và quan sát tốt.
Địa điểm làm việc
Thông tin khác
- Bằng cấp: Cao đẳng
- Giới tính: Nữ
- Phụ cấp khác:
- Phụ cấp tiền cơm trưa 35,000 VNĐ/ngày.
- Phụ cấp điện thoại 300,000 VNĐ/tháng - Thời gian thử việc: 2 tháng
- Cơ hội huấn luyện:
- Kinh nghiệm quản lý văn bản hành chính/ vận hành Phòng khám trong lĩnh vự Y tế
- Cơ hội phát triển những vị trí khác trong lĩnh vực Y tế - Độ tuổi: 24 - 35
- Thời gian làm việc: Thứ hai đến sáng Thứ 7 hàng tuần
- Đồng nghiệp:
- Thân thiện và hỗ trợ
- Môi trường làm việc ổn định, lành mạnh - Phúc lợi:
- Quyền lợi chăm sóc sức khỏe miễn phí tại toàn bộ hệ thống Victoria.
- Bảo hiểm xã hội đóng theo mức 100% lương
- Bảo hiểm Chăm sóc Sức khỏe
- Lương tháng 13
- Các chế độ phúc lợi khác... - Ngày nghỉ: Phép năm 14 ngày
- Lương: 13 Tr - 15 Tr VND
Victoria Healthcare thành lập từ năm 2005 đến nay đã trải qua chiều dài kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe y tế cao cấp và tạo được sự tín nhiệm cao đối với khách hàng trong khu vực TP Hồ Chí Minh cũng như các tỉnh lân cận.
Hệ thống phòng khám Victoria Healthcare có nhiều chi nhánh tại các vị trí giao thông thuận tiện trong thành phố, đầy đủ các chuyên khoa, phục vụ chức năng thăm khám và điều trị ngoại trú. Cơ sở được đầu tư trang thiết bị hiện đại theo tiêu chuẩn Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản được nhập khẩu từ Mỹ, Nhật, Anh, Đức… Đội ngũ y bác sĩ năng động, tâm huyết, nhiều năm kinh nghiệm, được liên tục đào tạo tại Mỹ, Úc, Nhật… và cam kết thực hành y khoa trên nền tảng Y học chứng cứ.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Thư ký là gì?
Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên ( giám đốc).
Mô tả công việc của Thư ký
Quản Lý Lịch Làm Việc
Sắp xếp và quản lý lịch họp cho các quản lý và giám đốc. Đảm bảo rằng lịch trình được tổ chức hợp lý và không bị xung đột. Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp với các đối tác, khách hàng và các bộ phận khác.
Xử Lý Tài Liệu và Thư Từ
Soạn thảo, chỉnh sửa và chuẩn bị các văn bản, báo cáo, và tài liệu theo yêu cầu. Nhận và gửi thư từ, email và các tài liệu quan trọng khác. Đảm bảo rằng các tài liệu được chuyển đến đúng người và trong thời gian hợp lý.
Quản Lý Hồ Sơ và Dữ Liệu
Quản lý và lưu trữ hồ sơ và tài liệu quan trọng. Đảm bảo rằng các hồ sơ được tổ chức một cách khoa học và dễ dàng truy xuất. Cập nhật và duy trì dữ liệu và thông tin khách hàng, đối tác trong các hệ thống quản lý.
Hỗ Trợ Tổ Chức và Sự Kiện
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ và bên ngoài, bao gồm các buổi họp, hội thảo và các hoạt động nhóm. Đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện được chuẩn bị đầy đủ và các thiết bị cần thiết được cung cấp.
Quản Lý Giao Tiếp
Đón tiếp khách hàng và đối tác, xử lý các yêu cầu và câu hỏi của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Truyền đạt thông tin và thông báo từ cấp trên đến các bộ phận hoặc nhân viên khác.
Quản Lý Văn Phòng
Đặt hàng và quản lý vật dụng văn phòng, đảm bảo rằng văn phòng luôn có đủ các tài liệu và thiết bị cần thiết. Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ và gọn gàng, bao gồm việc tổ chức và dọn dẹp các khu vực chung.
Thư ký có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
112 - 159 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Thư ký
Tìm hiểu cách trở thành Thư ký, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thư ký?
Yêu cầu tuyển dụng của Thư ký
Yêu cầu về bằng cấp và kinh nghiệm
- Kinh Nghiệm Làm Việc: Kinh nghiệm trước đây trong các vai trò hành chính hoặc thư ký là một lợi thế. Tuy nhiên, những ứng viên mới ra trường có thể được xem xét nếu họ có kỹ năng và phẩm chất phù hợp.
- Kiến Thức Về Quản Trị Văn Phòng: Hiểu biết cơ bản về các quy trình văn phòng, quản lý tài liệu và tổ chức công việc.
- Trình Độ Học Vấn: Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc cao hơn. Các bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan đến quản trị văn phòng, quản lý, hoặc các lĩnh vực tương tự sẽ là một lợi thế.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ Năng Tổ Chức: Kỹ năng tổ chức tốt để quản lý lịch làm việc, tài liệu và sự kiện một cách hiệu quả.
- Kỹ Năng Giao Tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
- Kỹ Năng Tin Học: Thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và hệ thống quản lý tài liệu. Kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý email và hệ thống liên lạc nội bộ.
- Kỹ Năng Soạn Thảo Tài Liệu: Kỹ năng viết và chỉnh sửa tài liệu chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Khả Năng Giải Quyết Vấn Đề: Khả năng xử lý các tình huống phát sinh và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Lộ trình thăng tiến của Thư ký
Lộ trình thăng tiến của Thư ký có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này
1. Thư ký thực tập
Mức lương: 3 - 4 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thư ký thực tập là người đang trong quá trình học tập và làm việc tại một công ty, tổ chức để tích lũy kinh nghiệm thực tế cho vị trí thư ký. Họ sẽ được giao những công việc tương tự như một thư ký chính thức nhưng với mức độ đơn giản hơn, dưới sự hướng dẫn và giám sát của các nhân viên có kinh nghiệm.
>> Đánh giá: Ở vị trí này họ có cơ hội học hỏi các kỹ năng cơ bản trong môi trường văn phòng, bao gồm quản lý tài liệu, tổ chức cuộc họp, và xử lý thông tin. Cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm thông qua việc tương tác với các phòng ban khác và hỗ trợ quản lý hoặc nhân viên cấp cao.
2. Thư ký
Mức lương: 8 - 13 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 4 năm
Thư ký là vị trí sau khi bạn ra trường hoặc có kinh nghiệm dưới 2 năm. Ở vị trí này bạn sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
>> Đánh giá: Đóng vai trò hỗ trợ quản lý và điều hành công việc hàng ngày của các nhà quản lý cấp cao, bao gồm việc lên lịch cuộc họp, xử lý thông tin và giao tiếp với các bên liên quan. Đảm nhận các nhiệm vụ tổ chức như sắp xếp tài liệu, quản lý lịch làm việc, và xử lý thông tin liên lạc, góp phần vào sự hoạt động suôn sẻ của văn phòng.
3. Thư ký cấp cao
Mức lương: 15 - 20 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 5 năm
Thư ký cấp cao là một vị trí quản lý trong bộ máy hành chính của một tổ chức, công ty. Họ không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính thông thường như một thư ký thông thường, mà còn đảm nhận nhiều trách nhiệm quan trọng hơn, đòi hỏi kỹ năng và kiến thức chuyên sâu hơn.
>> Đánh giá: Vị trí này có nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà quản lý cấp cao, bao gồm quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp quan trọng và xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý chiến lược. Đảm bảo rằng các công việc và thông tin quan trọng được quản lý hiệu quả, giúp nhà quản lý tập trung vào các quyết định chiến lược.
5 bước giúp Thư thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng Cao Kỹ Năng và Kiến Thức Chuyên Môn
Đăng ký các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng hành chính, quản trị văn phòng, và các công cụ phần mềm văn phòng. Các chứng chỉ chuyên môn có thể nâng cao giá trị của bạn trong mắt cấp trên. Làm quen với các công nghệ và phần mềm mới trong quản lý văn phòng để cải thiện hiệu quả công việc và trở thành người dẫn đầu trong việc áp dụng công nghệ mới.
Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp và Quản Lý Thời Gian
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cả bằng lời nói và văn bản. Đọc thêm về giao tiếp và tham gia các khóa học hoặc hội thảo để cải thiện khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp. Tối ưu hóa kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc để xử lý các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Sử dụng công cụ quản lý thời gian như lịch điện tử và phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ và hạn chót.
Chủ Động Trong Công Việc và Đề Xuất Cải Tiến
Luôn chủ động và sáng tạo trong việc tìm cách cải thiện quy trình làm việc. Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, quản lý tài liệu, hoặc tổ chức sự kiện. Sẵn sàng nhận các nhiệm vụ và dự án mới ngoài các công việc chính để thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
Xây Dựng Mối Quan Hệ Mạng Lưới
Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và các bộ phận khác trong công ty. Việc này không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn mở ra cơ hội học hỏi và thăng tiến. Tham gia các sự kiện ngành và kết nối với các chuyên gia ngoài công ty để mở rộng mạng lưới nghề nghiệp và cập nhật các xu hướng mới trong lĩnh vực của bạn.
Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng và Theo Dõi Hiệu Suất
Xác định các mục tiêu rõ ràng cho sự nghiệp của bạn, chẳng hạn như việc hoàn thành các chứng chỉ, đạt được các kỹ năng mới, hoặc cải thiện hiệu suất công việc.Đánh giá thường xuyên hiệu suất công việc của bạn và nhận phản hồi từ cấp trên để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sử dụng phản hồi này để điều chỉnh và nâng cao kỹ năng và hiệu suất của bạn.
Xem thêm:
Việc làm Trợ lý giám đốc đang tuyển dụng