1. Trưởng phòng hành chính là gì?
Trưởng phòng hành chính là người quản lý, đứng đầu phòng hành chính nhân sự, hành chính tổng hợp hoặc cả 2 phòng ban này. Họ có vai trò tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến luật pháp và hệ thống quy định, chính sách, quy trình thủ tục hành chính. Họ có chức năng tham mưu, giám sát, tổ chức, và quản lý. Ngoài ra, các cơ hội việc làm Trưởng phòng hành chính nhân sự, Trưởng phòng nhân sự cũng sẽ có tính chất và trách nhiệm tương tự.
2. Mức lương và mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính hiện nay
Mức lương của Trưởng phòng hành chính hiện nay
Trưởng phòng hành chính (TPPHC) là người đứng đầu bộ phận hành chính trong một tổ chức, doanh nghiệp. TPPHC có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru của bộ phận hành chính và hỗ trợ các hoạt động khác của tổ chức. Mức lương từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng/tháng.
| Kinh nghiệm |
Vị trí |
Mức lương |
| 0 - 1 năm |
Thực tập sinh hành chính nhân sự |
3 - 5 triệu/tháng |
| 1 - 3 năm |
Nhân viên hành chính |
6 - 10 triệu/tháng |
| 3 - 5 năm |
Trợ lý hành chính |
10 - 15 triệu/tháng |
| 5 - 7 năm |
Trưởng phòng hành chính |
20 - 30 triệu/tháng |
Mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính
Quản lý nhân sự
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân viên hành chính. Công việc này bao gồm việc xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng các tiêu chí tuyển dụng và thực hiện quy trình phỏng vấn để chọn lựa ứng viên phù hợp. Sau khi tuyển dụng, Trưởng phòng hành chính phải tổ chức các khóa đào tạo để đảm bảo nhân viên nắm vững quy trình làm việc và các chính sách của công ty. Họ cũng phải theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, thực hiện các đánh giá định kỳ và cung cấp phản hồi cũng như hỗ trợ cần thiết để cải thiện hiệu suất làm việc và tạo môi trường làm việc tích cực.
Hỗ trợ điều hành
Trưởng phòng hành chính đóng vai trò hỗ trợ các phòng ban khác trong tổ chức, đáp ứng các yêu cầu hành chính và phối hợp các hoạt động công ty. Điều này bao gồm việc tổ chức và điều phối các cuộc họp, sự kiện và hoạt động nội bộ của công ty. Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động này diễn ra suôn sẻ, từ việc chuẩn bị tài liệu, sắp xếp phòng họp, đến việc đảm bảo rằng các bên liên quan đều được thông báo đầy đủ và kịp thời.
Quản lý hồ sơ và tài liệu
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ và tài liệu quan trọng của công ty. Điều này bao gồm việc tổ chức và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu sao cho dễ dàng truy cập và bảo mật thông tin. Họ cũng phải đảm bảo rằng các hồ sơ được lưu trữ đúng cách và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Công việc này đòi hỏi Trưởng phòng hành chính phải có kỹ năng tổ chức và chú ý đến chi tiết để đảm bảo rằng tài liệu không bị thất lạc và luôn có sẵn khi cần thiết.
Quản lý dự án
Trong vai trò Trưởng phòng hành chính, việc quản lý các dự án hành chính là một phần thiết yếu của công việc. Họ cần điều phối và giám sát các dự án từ khâu lên kế hoạch đến triển khai và theo dõi tiến độ. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu dự án, phân công nhiệm vụ, và đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Trưởng phòng hành chính phải làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo rằng các dự án đạt được kết quả mong muốn và không ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của công ty.
Tuân thủ quy định pháp lý
Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động hành chính tuân thủ các quy định pháp lý và các quy chuẩn của công ty là nhiệm vụ quan trọng của Trưởng phòng hành chính. Họ phải theo dõi và cập nhật các thay đổi trong luật pháp liên quan đến lĩnh vực hành chính và đảm bảo rằng công ty luôn tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Công việc này bao gồm việc kiểm tra các quy trình và chính sách nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng các quy định pháp lý hiện hành và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi có thay đổi trong luật pháp.

3. Trưởng phòng hành chính là nhà quản trị cấp nào?
Trưởng phòng hành chính là nhà quản trị cấp trung gian. Nhà quản trị cấp trung gian hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao và là cấp trên của nhà quản trị cấp cơ sở. Họ có vai trò đưa ra chiến thuật, đồng thời tiến hành triển khai kế hoạch và thực hiện các chính sách, vừa quản trị các nhân viên cấp dưới nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Công việc của nhà quản trị cấp trung gian bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch trung hạn, đồng thời chuẩn bị các kế hoạch dài hạn để cấp trên phê duyệt dựa trên chiến lược của công ty
- Thiết lập chính sách cho các bộ phận, phòng ban
- Rà soát, đánh giá các báo cáo về hoạt động sản xuất, bán hàng, nhân sự,...
- Đánh giá thành tích nhân viên cấp dưới để có chế độ khen thưởng, thăng tiến phù hợp
- Tham gia tuyển dụng và lựa chọn nhân tài cho tổ chức.
Chức danh của quản trị cấp trung gian thường là trưởng phòng, phó phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa,…
4. Chức năng của trưởng phòng hành chính
- Chức năng tham mưu: Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc khi cần đưa ra các quyết định quan trọng hay các vấn đề liên quan đến xây dựng quy trình thủ tục hành chính sao cho đơn giản mà hiệu quả.
- Chức năng tổ chức: công việc của Trưởng phòng hành chính là tổ chức thực hiện các công việc hành chính trong công ty. Đảm bảo nhân viên trong công ty tuân thủ đúng quy trình thủ tục hành chính đã được phê duyệt.
- Chức năng giám sát: không chỉ phân công công việc cho nhân viên bộ phận hành chính mà Trưởng phòng hành chính còn phải thường xuyên theo dõi, giám sát công việc trong ngày của nhân viên. Nhờ vậy có thể kịp thời phát hiện sai sót mà điều chỉnh cho hợp lý.
- Chức năng quản lý: chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính như: mua sắm, cấp phát trang thiết bị làm việc; quản lý tài sản, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng cho công ty… Định kỳ cho kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo đúng quy định của nhà sản xuất. Ngoài ra còn phải đảm bảo an toàn lao động, an ninh và chấp hành kỷ luật lao động.
5. Học ngành gì để làm Trưởng phòng hành chính?
Ngành Quản trị nhân lực
Chuyên ngành Quản trị nhân lực trang bị cho sinh viên những kiến thức vững chắc và cơ sở về lĩnh vực nhân sự, giúp bạn hiểu biết về việc quản lý để đạt hiệu suất cao trong công việc. Hiện nay, ngành Quản trị nhân lực đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều sinh viên và được đào tạo tại hầu hết các trường Đại học như Kinh tế Quốc dân, Thương mại, trường ĐH Nội vụ, Công đoàn, v.vv..
Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể làm chuyên viên nhân sự, trưởng bộ phận nhân sự và nhiều vị trí khác.
Ngành Quản lý nhân sự
Song song với ngành Quản trị nhân lực, Quản lý nhân sự cũng được nhiều trường đại học đặt ưu tiên trong việc giảng dạy. Những kiến thức và kỹ năng mà sinh viên được đào tạo sẽ giúp họ phát triển và quản lý nhân sự tại những tổ chức lớn. Ngoài ra, bạn còn có cơ hội tiếp cận với các vị trí như trưởng bộ phận nhân sự, chuyên viên đào tạo, hoặc chuyên viên tiền lương và phúc lợi.
Ngành Quản lý nguồn nhân lực
Khi theo học chuyên ngành này, sinh viên được cung cấp kiến thức sâu rộng để có thể làm việc ở nhiều vị trí trong bộ phận hành chính nhân sự. Các trường Đại học đào tạo chuyên ngành này bao gồm Trường ĐH Mở TP HCM, Kinh tế TP HCM, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Thương mại, v.vv
Ngành Quản trị hành chính nhân sự
Đây là một trong những chuyên ngành đang thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên hiện nay. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể giữ vị trí liên quan đến văn phòng nhân sự, chịu trách nhiệm quản lý và hành chính nhân sự của công ty.
Dưới đây là danh sách các trường được đánh giá cao trong đào tạo nguồn lực cho ngành hành chính nhân sự:
Khu vực phía Bắc
Khu vực phía Nam
Xem thêm:
Việc làm Thực tập sinh hành chính nhân sự cho sinh viên
Việc làm Nhân viên hành chính đang tuyển dụng
Việc làm Trợ lý hành chính mới nhất