Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Bối cảnh:
Dự án Truyền thông Chiến lược và Ngoại giao Công chúng (EU- SCPD) với mục đích định vị EU là đối tác chiến lược và đáng tin cậy của Việt Nam trong số các đối tượng và đối tác mục tiêu chính. Các hoạt động tiếp cận của dự án EU- SCPD được sử dụng một cách chiến lược nhằm hỗ trợ đạt được các ưu tiên chính sách của EU tại Việt Nam.
Chúng tôi đang tìm kiếm một Điều phối viên Dự án (PC) có khả năng tổ chức và làm việc chi tiết để tham gia vào nhóm. Ứng viên được tuyển sẽ hỗ trợ việc quản lý và triển khai dự án EU- SCPD, đảm bảo tuân thủ các quy định và hướng dẫn của EU, làm việc hiệu quả với các bên liên quan và hoàn thành kịp thời các đầu ra của dự án.
Mô tả công việc:
Điều phối viên Dự án, với sự tham vấn của Chuyên gia 1 của EU- SCPD (Trưởng nhóm), Chuyên gia 2 và Quản lý dự án, sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
Công tác hành chính (khoảng 20%)
Sắp xếp và duy trì tài liệu và hồ sơ dự án: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu dự án được lưu trữ hợp lý và dễ dàng truy cập. Việc này bao gồm các kế hoạch dự án, báo cáo, ghi chú cuộc họp và các tài liệu liên quan khác.
Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo và thuyết trình dự án.
Tuân thủ và Báo cáo: Đảm bảo tuân thủ các quy định, hướng dẫn và yêu cầu báo cáo của EU. Giám sát các hoạt động của dự án để đảm bảo tuân thủ các điều kiện và tiến độ của dự án.
Lên lịch các cuộc họp, chuẩn bị nội dung họp và ghi biên bản cuộc họp: Điều phối và lên lịch các cuộc họp dự án, chuẩn bị nội dung họp với sự tham vấn của Quản lý Dự án và ghi chép biên bản chi tiết trong các cuộc họp.
Truyền thông (khoảng 20%)
Hỗ trợ việc liên hệ trong nhóm dự án và với các bên liên quan, bao gồm các cơ quan thuộc EU và các tổ chức đối tác: Đóng vai trò là đầu mối liên lạc cho các hoạt động liên hệ liên quan đến dự án, đảm bảo rằng thông tin đưa- nhận chính xác và kịp thời.
Chia sẻ thông tin và cập nhật dự án cho các bên liên quan: Thường xuyên cập nhật cho các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về tiến độ, những thay đổi của dự án cũng như các nhiệm vụ hoặc những giai đoạn quan trọng sắp tới.
Trả lời các câu hỏi và cung cấp thông tin khi cần: Giải quyết các câu hỏi và cung cấp thông tin cho các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và các đối tác của dự án.
Lập kế hoạch và điều phối (khoảng 15%)
Duy trì tiến độ dự án, theo dõi các mốc thời gian và deadline: Thường xuyên cập nhật và theo dõi tiến độ dự án để đảm bảo mọi nhiệm vụ, mốc thời gian đều đi đúng tiến độ.
Điều phối các thành viên trong nhóm và nguồn lực: Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm nhận thức được nhiệm vụ và thời hạn của họ cũng như điều phối sự sẵn sàng của họ cho các cuộc họp và hoạt động dự án.
Hỗ trợ tổ chức và hậu cần cho các hoạt động (và sự kiện) của dự án: Quản lý hậu cần cho các sự kiện của dự án, chẳng hạn như đặt địa điểm, sắp xếp phương tiện đi lại và đảm bảo có sẵn tất cả các hỗ trợ cần thiết.
Quản lý nguồn lực (khoảng 15%)
Hỗ trợ mua sắm các vật liệu và dịch vụ cần thiết: Trợ giúp tìm nguồn cung ứng và mua sắm các thiết bị và dịch vụ cần thiết cho dự án, làm việc với nhóm tài chính, các nhà cung cấp.
Giám sát nguồn lực của dự án, đảm bảo sẵn sàng và sử dụng hợp lý: Theo dõi các tài nguyên của dự án, chẳng hạn như vật tư và thiết bị, đảm bảo chúng được sử dụng hiệu quả và bổ sung khi cần.
Hỗ trợ giám sát và quản lý ngân sách và chi phí của dự án: Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo tài chính và tài liệu theo yêu cầu của dự án. Phối hợp với bộ phận tài chính để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.
Hỗ trợ thực hiện dự án (khoảng 30%)
Hỗ trợ thực hiện kế hoạch và chiến lược dự án: Hỗ trợ Quản lý dự án và nhóm dự án trong việc thực hiện kế hoạch, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ.
Phối hợp cùng Quản lý dự án để theo dõi tiến độ và hiệu suất của dự án: Hỗ trợ giám sát các hoạt động của dự án để đảm bảo chúng đang triển khai theo kế hoạch, xác định vấn đề hoặc chậm trễ.
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh và giảm thiểu rủi ro: Làm việc với Quản lý dự án để giải quyết mọi vấn đề phát sinh, giúp tìm ra giải pháp và giảm thiểu rủi ro.
Yêu cầu công việc
Trình độ và kĩ năng:
Giáo dục:
Bằng cử nhân về Quản lý dự án, Quản trị kinh doanh, Quan hệ quốc tế, Marketing & Truyền thông hoặc lĩnh vực liên quan.
Có bằng Thạc sĩ của 1 trong các ngành trên là một điểm cộng.
Kinh nghiệm chung:
Ít nhất 2- 3 năm kinh nghiệm trong vai trò quản lý dự án với kinh nghiệm trong việc quản lý các dự án và chiến dịch với các dự án NGO, CSO hoặc các dự án do EU tài trợ tại Việt Nam.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với nhiều bên đối tác liên quan, đặc biệt là các nhà tài trợ, cơ quan nhà nước, tổ chức quốc tế và đại sứ quán, trong bối cảnh đa văn hóa.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong công ty Truyền thông/ Marketing.
Có hiểu biết về bối cảnh truyền thông tại Việt Nam.
Kinh nghiệm nổi bật:
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
Khả năng tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian.
Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh và tiếng Việt.
Khả năng xử lý công việc chi tiết và độ chính xác cao.
Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý dự án.
Kỹ năng mềm:
Khả năng làm việc đa nhiệm và ưu tiên hiệu quả
Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và khả năng tư duy chiến lược
Chuyên nghiệp & chính trực
Quyền lợi
Quyền lợi:
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cởi mở, sáng tạo.
Teabreaks: trái cây, trà, cafe hàng ngày.
Làm việc với các đồng nghiệp sẵn sàng hỗ trợ
Mức thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực.
Được hưởng đầy đủ chế độ theo quy định Luật lao động
Ăn trưa: 50.000 VNĐ/ngày tại nhà hàng của Công ty.
Cập nhật gần nhất lúc: 2024-07-20 02:05:02
Công ty Cổ phần TAJ Việt Nam (TAJ Việt Nam) hoạt động trong lĩnh vực truyền thông – quảng cáo với hơn 10 năm kinh nghiệm, là đối tác tin cậy của các thương hiệu uy tín và các tổ chức quốc tế lớn như Samsung, May Sông Hồng, TH True Milk, Phái đoàn EU tại Việt Nam, USAID, … Với mục tiêu chinh phục thị trường quốc tế và trở thành đơn vị tư vấn chiến lược truyền thông tổng thể mang tính đột phá, TAJ Việt Nam luôn tìm kiếm những đồng nghiệp nhiệt huyết, yêu sự sáng tạo, đam mê sự đổi mới để tham gia đồng hành cùng chúng tôi. Tại TAJ Việt Nam, các ý tưởng mới luôn được coi trọng, và năng lực cá nhân luôn được khuyến khích để phát triển.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Điều phối dự án là gì?
Nhân viên điều phối dự án (Project Coordinator) chịu trách nhiệm xây dựng lịch trình, phân công công việc, theo dõi tiến độ, giao tiếp và tương tác với các bên liên quan, và đảm bảo rằng dự án được triển khai theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.
Mô tả công việc của Điều phối dự án
- Lập kế hoạch và lên lịch: Xây dựng lịch trình dự án, phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện dự án, phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
- Giao tiếp và tương tác: Liên lạc và giao tiếp với các thành viên trong nhóm dự án, các bên liên quan và khách hàng để truyền đạt thông tin, giải quyết các vấn đề và đảm bảo sự phối hợp tốt trong dự án.
- Quản lý tài liệu: Theo dõi và quản lý tài liệu liên quan đến dự án, bao gồm các tài liệu kế hoạch, báo cáo tiến độ, biên bản cuộc họp và các tài liệu khác.
- Hỗ trợ quản lý dự án: Hỗ trợ quản lý dự án trong việc lên kế hoạch, quản lý rủi ro, quản lý nguồn lực và giám sát chất lượng để đảm bảo dự án hoàn thành thành công.
Điều phối dự án có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
130 - 195 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Điều phối dự án
Tìm hiểu cách trở thành Điều phối dự án, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Điều phối dự án?
Yêu cầu tuyển dụng của Điều phối dự án
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Điều phối dự án cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Kiến thức chuyên môn
- Kiến thức về quản lý dự án: Điều phối dự án cần hiểu về các phương pháp, quy trình và công cụ quản lý dự án để có thể lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro trong dự án.
- Kiến thức về lĩnh vực hoạt động của dự án: Điều phối dự án cần hiểu về lĩnh vực hoạt động của dự án để có thể hiểu và giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm dự án.
- Kỹ năng phân tích và đánh giá:Điều phối dự án cần có khả năng phân tích thông tin, đánh giá tình hình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn.
- Kiến thức về quy trình và quy định công ty: Điều phối dự án cần nắm vững quy trình và quy định của công ty để đảm bảo tuân thủ và thực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy định.
- Kiến thức về công nghệ và phần mềm liên quan: Điều phối dự án cần hiểu về các công nghệ và phần mềm liên quan đến dự án để có thể tương tác và làm việc với các công cụ và hệ thống.
- Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc: Điều phối dự án cần có khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
- Kiến thức về quyền lợi và quy định pháp lý: Điều phối dự án cần hiểu về các quyền lợi và quy định pháp lý liên quan đến dự án để đảm bảo tuân thủ và đáp ứng đúng yêu cầu.
Ngoại hình giọng nói
Ngoại hình và giọng nói không phải là yếu tố quyết định quan trọng nhất đối với một Điều phối dự án. Tuy nhiên, chúng cũng đóng một vai trò nhất định trong việc tạo ấn tượng đầu tiên và giúp Trợ lý dự án thành công trong công việc.
- Vẻ ngoài gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp, nhanh nhẹn.
- Gương mặt sáng sủa, ưa nhìn.
- Tóc tai gọn gàng, sạch sẽ.
- Trang phục phù hợp với môi trường làm việc.
- Khả năng diễn đạt ý kiến và chỉ thị một cách rõ ràng và lưu loát.
- Giọng nói của họ nên dễ nghe, không quá nhanh hoặc quá chậm
- Khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp
- Giao tiếp hiệu quả: Điều phối dự án cần có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, chính xác và hiệu quả với các thành viên trong nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan khác. Kỹ năng nghe và nói, viết và đọc đều quan trọng để truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả.
- Giao tiếp đa dạng: Điều phối dự án cần có khả năng giao tiếp với các thành viên trong nhóm dự án có nền văn hóa, ngôn ngữ và phong cách giao tiếp khác nhau. Khả năng thích ứng và hiểu biết về các yếu tố văn hóa và xã hội sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc hòa đồng và hiệu quả.
- Kỹ năng lắng nghe: Điều phối dự án cần có khả năng lắng nghe và hiểu rõ ý kiến, ý kiến và yêu cầu của các thành viên trong nhóm dự án. Kỹ năng lắng nghe tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt và đáp ứng đúng nhu cầu của các bên liên quan.
- Giao tiếp trong tình huống khó khăn: Điều phối dự án cần có khả năng giao tiếp một cách hiệu quả trong các tình huống khó khăn, xung đột hoặc căng thẳng. Kỹ năng giải quyết xung đột và đàm phán cũng là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Điều phối dự án cần có khả năng viết và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác thông qua email, báo cáo, tài liệu dự án và các phương tiện truyền thông khác.
- Kỹ năng thuyết trình: Điều phối dự án cần có khả năng thuyết trình một cách tự tin và hiệu quả trước các đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác. Kỹ năng thuyết trình giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục.
- Kỹ năng giao tiếp qua công nghệ: Điều phối dự án cần có khả năng sử dụng các công nghệ giao tiếp như email, hội thảo trực tuyến, phần mềm quản lý dự án và các công cụ truyền thông xã hội để giao tiếp và làm việc với các thành viên trong nhóm dự án.
Kinh nghiệm, kỹ năng khác
- Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí Điều phối dự án từ 2 - 3 năm và thực hiện thành công được nhiều dự án lớn
- Có khả năng làm việc các thiết bị công nghệ các quy trình làm việc của dự án
- Biết sử dụng công cụ quản lý thời gian công việc, tính toán dự án để làm việc một cách hiệu quả để tránh mắc các lỗi khi làm việc
- Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để đáp ứng được tiến độ công việc.
Lộ trình thăng tiến của Điều phối dự án
Mức lương bình quân của Điều phối dự án có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Điều phối logistics: 12 - 15 triệu/tháng
- Điều phối sản xuất: 8 - 12 triệu/tháng
Từ 0 - 1 năm: Thực tập sinh hỗ trợ dự án
Vai trò cơ bản của Thực tập sinh hỗ trợ dự án là hỗ trợ các hoạt động dự án, thu thập dữ liệu, nghiên cứu và thực hiện các nhiệm vụ phụ trợ. Trong giai đoạn này, Thực tập sinh hỗ trợ dự án học hỏi về quy trình và công cụ quản lý dự án, làm quen với quy trình làm việc và tích luỹ kiến thức về dự án.
Từ 1 - 2 năm: Nhân viên dự án
Khi đã có khoảng 1 - 2 năm kinh nghiệm tích lũy, Thực tập sinh hỗ trợ dự án có thể tiến lên vị trí Nhân viên dự án. Nhân viên dự án thực hiện và quản lý các hoạt động dự án cụ thể, thực hiện lập kế hoạch, giám sát tiến độ, quản lý tài nguyên và tương tác với các bên liên quan trong dự án.
Từ 2 - 3 năm: Điều phối dự án
Với thời gian và kinh nghiệm trên, Nhân viên dự án có thể tiến lên vị trí Điều phối dự án. Điều phối dự án có trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động của dự án, đảm bảo sự tương tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm dự án, và đưa ra quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu dự án.
Từ 3 - 5 năm: Trợ lý dự án
Với kinh nghiệm và thành tựu đáng kể, một số cá nhân có thể tiến lên vị trí Trợ lý dự án. Trợ lý dự án hỗ trợ Quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, quản lý rủi ro, tương tác với các bên liên quan và giám sát tiến độ dự án. Họ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được triển khai thành công.
Từ 5 - 7 năm: Quản lý dự án
Sau 5 - 7 năm tích lũy kinh nghiệm làm việc, một số cá nhân có thể tiến lên vị trí Quản lý dự án. Quản lý dự án đảm nhận vai trò lãnh đạo và quản lý toàn bộ dự án, định hướng chiến lược, quản lý nguồn lực và nhân lực, giám sát tiến độ và đảm bảo sự hoàn thành thành công của dự án.
Từ 7 - 10 năm: Quản lý dự án cấp cao
Một Quản lý dự án có thể tiến lên vị trí Quản lý dự án cấp cao khi có khoảng 7 - 10 năm kinh nghiệm và nhiều thành tựu. Quản lý dự án cấp cao có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý các dự án lớn và phức tạp hơn. Họ định hướng chiến lược, quản lý nguồn lực và nhân lực, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và đảm bảo sự hoàn thành và thành công của các dự án quan trọng.
Từ 10 - 15 năm: Giám đốc quản lý dự án
Với kinh nghiệm và thành tựu đáng kể trong lĩnh vực quản lý dự án, một quản lý dự án cấp cao có thể tiến lên vị trí Giám đốc quản lý dự án. Giám đốc quản lý dự án đảm nhận vai trò lãnh đạo cao cấp trong việc quản lý và phát triển các dự án chiến lược quan trọng của tổ chức. Họ có trách nhiệm định hướng chiến lược, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác chiến lược, quản lý tài nguyên và nhân lực, và đảm bảo sự phát triển bền vững của bộ phận quản lý dự án.
Từ 15 năm trở lên: Giám đốc vận hành (Chief Operations Officer - COO)
Vị trí Giám đốc vận hành là một vị trí quản lý cao cấp trong lĩnh vực quản lý vận hành. Với kinh nghiệm và thành tựu trong quản lý hoạt động kinh doanh và vận hành, một Giám đốc quản lý dự án có thể tiến lên vị trí này. Giám đốc vận hành có trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận hành của tổ chức, bao gồm quy trình sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý chất lượng, quản lý chi phí và tối ưu hóa hiệu suất tổ chức.