Tweet
Facebook
Copy Link
Các Phúc Lợi Dành Cho Bạn
Mô Tả Công Việc
As an Event Coordinator, you will be responsible for planning, organizing, and executing various events and activities within the school community. This role requires excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to work collaboratively with teachers, staff, students, parents, and external vendors.
Job Description
1. Event Planning:
• Coordinate with academic team to plan school events such as Opening, Graduation ceremonies, Mid-autum Festival, Halloween, Concert, Entrepreneur Fair, etc.
• Collaborate with the Marketing Executive to brainstorm ideas and develop agenda for events, ensuring they achieve the event purpose and effectively convey the school's key messages.
• Develop event timelines, budgets, and logistics plans.
• Secure necessary permits and permissions for events.
2. Vendor Management:
• Coordinate with the Purchase department to select suitable contractors for school events.
• Manage contractors to ensure they deliver services that meet the agreed-upon requirements and quality standards for school events.
3. Communication:
• Communicate event details, schedules, and requirements to involved stakeholders including staff, students, parents, and external parties
4. Logistics Coordination:
• Coordinate with related departments such as Facilities, IT, Admin, etc., or external parties to provide transportation, equipment, space, and facilities for events.
5. On-site Event Management:
• Oversee all aspects of events on the day, ensuring smooth execution.
• Address any issues or emergencies that arise during events.
6. Evaluation and Feedback:
• Collect feedback from participants and stakeholders to evaluate the success of events.
• Use feedback to make improvements for future events.
Yêu Cầu Công Việc
• At least 3 years’ experience as an event coordinator (Industry experience in education is a plus).
• Bachelor’s degree in hospitality management or event management is preferred.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to work well under pressure and manage multiple tasks simultaneously.
• Outstanding vendor management skills.
• A background of working well as part of a marketing team.
Additional Requirements:
• Flexibility to work in weekends as needed for events.
• Knowledge of safety and security protocols for events.
• Creative thinking and problem-solving skills.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Trưởng nhóm tổ chức sự kiện là gì?
Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Executive) là người phụ trách triển khai các hoạt động giao lưu, tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng/ đối tác tiềm năng. Chuyên viên Event sẽ trực tiếp thiết lập kế hoạch và điều phối thực hiện, đảm bảo sự an toàn, thuận lợi trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời mang đến kết quả tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà tổ chức kỳ vọng.
Mô tả công việc của Trưởng nhóm tổ chức sự kiện (Event Leader)
Chuyên viên tổ chức sự kiện là một người hoặc một nhóm người chuyên nghiệp có nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, và quản lý mọi khía cạnh của một sự kiện hoặc chương trình giải trí. Dưới đây là một mô tả chi tiết về công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện:
- Lập kế hoạch: Chuyên viên tổ chức sự kiện bắt đầu bằng việc họ lập kế hoạch tỉ mỉ cho sự kiện. Điều này bao gồm xác định mục tiêu của sự kiện, ngân sách dự kiến, địa điểm, thời gian, và các yếu tố khác cần thiết.
- Thiết kế sự kiện: Họ thực hiện việc thiết kế sự kiện, từ trang trí, âm nhạc, đèn chiếu, đến lựa chọn thực đơn (nếu áp dụng). Sự tạo hình và thẩm mỹ trong thiết kế sự kiện là một phần quan trọng để tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng.
- Lập kế hoạch chi tiết: Chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải xác định các hoạt động và công việc cụ thể, lên lịch trình, và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Quản lý nguồn lực: Họ phải quản lý các tài nguyên như nhân lực, thiết bị, và ngân sách. Điều này bao gồm thuê và quản lý nhà cung cấp, nhân viên, và các dịch vụ liên quan đến sự kiện.
- Tiếp xúc với đối tác: Chuyên viên tổ chức sự kiện thường phải tương tác với khách hàng hoặc tổ chức tổ chức sự kiện để hiểu rõ nhu cầu của họ, thảo luận về chi tiết, và báo cáo tiến trình công việc.
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến an toàn, vệ sinh, bảo mật, và các vấn đề khác đối với sự kiện.
- Giải quyết sự cố: Trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể xảy ra sự cố hoặc vấn đề không lường trước. Chuyên viên tổ chức sự kiện phải có khả năng giải quyết tình huống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Đánh giá và báo cáo: Sau khi sự kiện kết thúc, họ thường phải đánh giá kết quả và viết báo cáo để phản ánh những điểm mạnh và yếu của sự kiện, từ đó cải thiện cho những dự án sau.
- Chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có kiến thức rộng về lĩnh vực này, kỹ năng quản lý, tư duy sáng tạo, khả năng thương thảo, và khả năng làm việc dưới áp lực. Công việc của họ đòi hỏi tính cẩn thận và chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Trưởng nhóm tổ chức sự kiện có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
130 - 195 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trưởng nhóm tổ chức sự kiện
Tìm hiểu cách trở thành Trưởng nhóm tổ chức sự kiện, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trưởng nhóm tổ chức sự kiện?
Yêu cầu tuyển dụng Chuyên viên tổ chức sự kiện
Dưới đây là một số yêu cầu thường gặp trong quá trình tuyển dụng chuyên viên tổ chức sự kiện:
Kinh nghiệm làm việc
Ứng viên nên có ít nhất một vài năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện hoặc lĩnh vực liên quan. Kinh nghiệm này có thể bao gồm việc làm cho công ty tổ chức sự kiện hoặc làm tự do lập dự án.
Kiến thức chuyên môn:
Ứng viên cần có kiến thức về quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm lập kế hoạch, thiết kế sự kiện, quản lý nguồn lực, và quản lý ngân sách.
Khả năng làm việc dưới áp lực:
Sự kiện thường đòi hỏi làm việc dưới áp lực và đối phó với những tình huống khẩn cấp. Ứng viên cần phải có khả năng làm việc hiệu quả trong những tình huống này.
Tinh thần hợp tác:
Chuyên viên tổ chức sự kiện thường làm việc với nhiều đối tác và nhà cung cấp khác nhau. Khả năng làm việc hợp tác và tương tác xã hội là quan trọng.
Kiến thức về quy định:
Hiểu biết về các quy định và luật pháp liên quan đến tổ chức sự kiện, bao gồm an toàn, vệ sinh, và bảo mật.
Trình độ học vấn:
Một bằng cấp liên quan đến quản lý sự kiện, marketing, hoặc lĩnh vực tương tự có thể được yêu cầu.
Tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác:
Nếu sự kiện liên quan đến quốc tế hoặc khách hàng nước ngoài, khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác có thể là một lợi thế.
Khả năng thích nghi và học hỏi:
Sự kiện có thể thay đổi nhanh chóng, và chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng thích nghi và học hỏi để đáp ứng các thay đổi đó.
Hãy lưu ý rằng yêu cầu tuyển dụng có thể thay đổi tùy theo vị trí và tổ chức cụ thể. Để xem xét cụ thể, bạn nên tham khảo thông tin từ tổ chức tuyển dụng hoặc trang web của tổ chức cụ thể mà bạn quan tâm.
Lộ trình thăng tiến của Chuyên viên tổ chức sự kiện
Lộ trình thăng tiến của một chuyên viên tổ chức sự kiện có thể thay đổi tùy thuộc vào công ty hoặc tổ chức cụ thể, cũng như dựa trên hiệu suất và kỹ năng cá nhân của từng người. Dưới đây là một ví dụ về lộ trình thăng tiến cho một chuyên viên tổ chức sự kiện
Mức lương bình quân của Chuyên viên tổ chức sự kiện có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Trưởng nhóm truyền thông nội bộ: 15 - 20 triệu đồng/tháng
- Chuyên viên marketing: 10 - 15 triệu đồng/tháng
Năm 1 - 2: Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Coordinator)
- Thời gian đầu tiên, bạn sẽ tập trung vào việc học cách lập kế hoạch và tổ chức sự kiện cơ bản.
- Bạn sẽ làm việc dưới sự hướng dẫn của chuyên gia hoặc quản lý sự kiện.
- Nhiệm vụ của bạn gồm lập kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ cụ thể trong sự kiện, và học cách quản lý nguồn lực.
Năm 3 - 4: Chuyên viên tổ chức sự kiện chính (Senior Event Coordinator)
- Trong giai đoạn này, bạn sẽ có cơ hội tham gia vào việc tổ chức sự kiện lớn hơn và phức tạp hơn.
- Bạn có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo trong một số khía cạnh của sự kiện và hỗ trợ quản lý thời gian và ngân sách.
- Bạn sẽ phải thể hiện khả năng tự quản lý và sáng tạo hơn.
Năm 5 - 6: Quản lý sự kiện (Event Manager)
- Nếu bạn đã thể hiện khả năng quản lý tốt và có kết quả xuất sắc trong việc tổ chức sự kiện, bạn có thể thăng tiến lên vai trò quản lý sự kiện.
- Trong vai trò này, bạn sẽ lãnh đạo một nhóm chuyên viên tổ chức sự kiện và đảm bảo rằng các dự án được thực hiện thành công.
- Bạn sẽ có trách nhiệm quản lý ngân sách lớn hơn và tham gia vào việc lên kế hoạch chi tiết cho các sự kiện quan trọng.
Năm 7 trở đi: Giám đốc sự kiện (Event Director) hoặc Chuyên gia Tổ chức Sự kiện (Event Specialist)
- Sau nhiều năm tích luỹ kinh nghiệm, bạn có thể tiến xa hơn trong lộ trình thăng tiến.
- Bạn có thể trở thành Giám đốc sự kiện hoặc Chuyên gia Tổ chức Sự kiện, tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của công ty hoặc tổ chức bạn làm việc.
- Trong vai trò này, bạn sẽ có quyền quyết định cao cấp, tham gia vào quản lý chiến lược và định hình hướng phát triển của bộ phận tổ chức sự kiện.
Lưu ý rằng lộ trình thăng tiến có thể thay đổi tùy theo công ty hoặc tổ chức cụ thể, và mỗi người sẽ phải đánh bại được nhiều yếu tố khác nhau để tiến xa hơn trong sự nghiệp tổ chức sự kiện. Điều quan trọng là không ngừng học hỏi và phát triển kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu của vai trò mới và thăng tiến trong lĩnh vực này.