Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
- Thorough understanding of the SCALA system (Materials Management System).
- Responsible for the accurate, timely receipt and strict accountability of all goods and services received by the hotel.
- Ensures the timely clearance of all freight from forwarders, customs clearance of inbound freight, and other activities required to ensure prompt delivery of imported materials to the hotel.
- Ensures proper documentation of all receiving activities, including local and imported materials.
- Responsible for the timely and accurate processing of all receipts into the Hotel’s computer system, including the daily reporting of all receiving activities to the Materials Manager and the Accounting Department.
- Ensures prompt processing all vendor credit requests and vendor credit memos, as well as the prompt return of rejected products to vendors.
- Ensures the security and maintenance of a clean and organised receiving area, including the receiving office, receiving dock, and adjoining areas.
- Assists in monthly inventory counts and reconciliation.
- Ensures all items received from the suppliers or contractors meet the Hotel requirements and specifications.
- Ensures the quantities of all items received are accurate to the purchase order.
- Ensures NO expired items or goods have been received from suppliers/ vendors.
- Work closely with storekeeping, issuing and commissary staff to ensure that inventory movement is carried out efficiently and effectively.
- Strictly adheres to all policies with regard to the receiving/ issuing of items/ goods in the Hotel.
- Ensures the security and maintenance of a clean and org Ensures all items received from the suppliers or contractors meet the Hotel requirements and
- specifications.
- Ensures the quantities of all items received are accurate to the purchase order.
- Ensures NO expired items or goods have been received from suppliers/ vendors.
- Work closely with storekeeping, issuing and commissary staff to ensure that inventory movement is carried out efficiently and effectively.
- Strictly adheres to all policies with regard to the receiving/ issuing of items/ goods in the Hotel.
- Ensures the security and maintenance of a clean and organized receiving area, including the Materials Office, receiving dock, Commissary and store areas
Quyền lợi được hưởng
- Hyatt is a place of outstanding rewards, where talent opens doors to exciting challenges in the hospitality industry. It's a place where career opportunities are as unlimited as your imagination. We could bring you the followings:
- Attractive package
- International and professional but friendly 5-star working environment
- Training and development opportunities
- Complimentary rooms
- Discount 50% for F&B service at our restaurants
- Have 2 duty meals per working shift
Yêu cầu công việc
- Ideally with a diploma or bachelor
- Great English skills
- Minimum 2 years work experience as a Material Officer - Receiving preferably with experience in a luxury international brands.
- Good problem solving, administrative and interpersonal skills
Yêu cầu hồ sơ
- Online application: Ms. Hằng - Recruitment Executive
- Direct application to: Human Resources Department, Park Hyatt Saigon, 2 Lam Son Square, District 1
Khách sạn Park Hyatt Saigon tọa lạc tại trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, kế bên nhà hát Thành Phố và gần kề các địa danh văn hóa và lịch sử nổi tiếng. Khách sạn gồm 245 phòng và suite mang phong cách thuộc địa Pháp thanh lịch vừa được tu bổ để mang đến một đẳng cấp sang trọng mới với thiết kế tinh tế, nội thất được làm bằng tay tinh xảo và những tiện ích cao cấp, hiện đại. Các nhà hàng và quán bar đẳng cấp quốc tế bao gồm nhà hàng Opera chuyên về các món Ý truyền thống, nhà hàng Square One phục vụ ẩm thực Việt và Pháp, khu vực Park Lounge phục vụ trà chiều danh tiếng và 2 Lam Son Bar, một trong những điểm đến hàng đầu của thành phố về đêm. Những khu vực tổ chức sự kiện theo phong cách ấm cúng nhưng không kém phần sang trọng lần đầu tiên được ra mắt tại Park Hyatt Saigon bao gồm Pool House với bếp nướng BBQ ngoài trời và Guest House với khu bếp mở hiện đại, sống động. Xuân Spa yên tĩnh mang đến những gói trị liệu lấy cảm hứng từ các thành phần và nguyên liệu truyền thống của Việt Nam. Trong khi đó, phòng tập được trang bị hiện đại cùng hồ bơi trong xanh hứa hẹn sẽ trở thành một địa điểm thư giãn tuyệt đối. Đội ngũ nhân viên tận tâm tại khách sạn Park Hyatt Saigon mang đến những dịch vụ chu đáo và thân thiện cho những vị khách quý đang cần nghỉ ngơi và những dịch vụ cao cấp được thiết kế riêng.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Thư ký là gì?
Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên ( giám đốc).
Mô tả công việc của Thư ký
Quản Lý Lịch Làm Việc
Sắp xếp và quản lý lịch họp cho các quản lý và giám đốc. Đảm bảo rằng lịch trình được tổ chức hợp lý và không bị xung đột. Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp với các đối tác, khách hàng và các bộ phận khác.
Xử Lý Tài Liệu và Thư Từ
Soạn thảo, chỉnh sửa và chuẩn bị các văn bản, báo cáo, và tài liệu theo yêu cầu. Nhận và gửi thư từ, email và các tài liệu quan trọng khác. Đảm bảo rằng các tài liệu được chuyển đến đúng người và trong thời gian hợp lý.
Quản Lý Hồ Sơ và Dữ Liệu
Quản lý và lưu trữ hồ sơ và tài liệu quan trọng. Đảm bảo rằng các hồ sơ được tổ chức một cách khoa học và dễ dàng truy xuất. Cập nhật và duy trì dữ liệu và thông tin khách hàng, đối tác trong các hệ thống quản lý.
Hỗ Trợ Tổ Chức và Sự Kiện
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ và bên ngoài, bao gồm các buổi họp, hội thảo và các hoạt động nhóm. Đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện được chuẩn bị đầy đủ và các thiết bị cần thiết được cung cấp.
Quản Lý Giao Tiếp
Đón tiếp khách hàng và đối tác, xử lý các yêu cầu và câu hỏi của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Truyền đạt thông tin và thông báo từ cấp trên đến các bộ phận hoặc nhân viên khác.
Quản Lý Văn Phòng
Đặt hàng và quản lý vật dụng văn phòng, đảm bảo rằng văn phòng luôn có đủ các tài liệu và thiết bị cần thiết. Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ và gọn gàng, bao gồm việc tổ chức và dọn dẹp các khu vực chung.
Thư ký có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
112 - 159 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Thư ký
Tìm hiểu cách trở thành Thư ký, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thư ký?
Yêu cầu tuyển dụng của Thư ký
Yêu cầu về bằng cấp và kinh nghiệm
- Kinh Nghiệm Làm Việc: Kinh nghiệm trước đây trong các vai trò hành chính hoặc thư ký là một lợi thế. Tuy nhiên, những ứng viên mới ra trường có thể được xem xét nếu họ có kỹ năng và phẩm chất phù hợp.
- Kiến Thức Về Quản Trị Văn Phòng: Hiểu biết cơ bản về các quy trình văn phòng, quản lý tài liệu và tổ chức công việc.
- Trình Độ Học Vấn: Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc cao hơn. Các bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan đến quản trị văn phòng, quản lý, hoặc các lĩnh vực tương tự sẽ là một lợi thế.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ Năng Tổ Chức: Kỹ năng tổ chức tốt để quản lý lịch làm việc, tài liệu và sự kiện một cách hiệu quả.
- Kỹ Năng Giao Tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
- Kỹ Năng Tin Học: Thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và hệ thống quản lý tài liệu. Kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý email và hệ thống liên lạc nội bộ.
- Kỹ Năng Soạn Thảo Tài Liệu: Kỹ năng viết và chỉnh sửa tài liệu chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Khả Năng Giải Quyết Vấn Đề: Khả năng xử lý các tình huống phát sinh và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Lộ trình thăng tiến của Thư ký
Lộ trình thăng tiến của Thư ký có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này
1. Thư ký thực tập
Mức lương: 3 - 4 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thư ký thực tập là người đang trong quá trình học tập và làm việc tại một công ty, tổ chức để tích lũy kinh nghiệm thực tế cho vị trí thư ký. Họ sẽ được giao những công việc tương tự như một thư ký chính thức nhưng với mức độ đơn giản hơn, dưới sự hướng dẫn và giám sát của các nhân viên có kinh nghiệm.
>> Đánh giá: Ở vị trí này họ có cơ hội học hỏi các kỹ năng cơ bản trong môi trường văn phòng, bao gồm quản lý tài liệu, tổ chức cuộc họp, và xử lý thông tin. Cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm thông qua việc tương tác với các phòng ban khác và hỗ trợ quản lý hoặc nhân viên cấp cao.
2. Thư ký
Mức lương: 8 - 13 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 4 năm
Thư ký là vị trí sau khi bạn ra trường hoặc có kinh nghiệm dưới 2 năm. Ở vị trí này bạn sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
>> Đánh giá: Đóng vai trò hỗ trợ quản lý và điều hành công việc hàng ngày của các nhà quản lý cấp cao, bao gồm việc lên lịch cuộc họp, xử lý thông tin và giao tiếp với các bên liên quan. Đảm nhận các nhiệm vụ tổ chức như sắp xếp tài liệu, quản lý lịch làm việc, và xử lý thông tin liên lạc, góp phần vào sự hoạt động suôn sẻ của văn phòng.
3. Thư ký cấp cao
Mức lương: 15 - 20 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 5 năm
Thư ký cấp cao là một vị trí quản lý trong bộ máy hành chính của một tổ chức, công ty. Họ không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính thông thường như một thư ký thông thường, mà còn đảm nhận nhiều trách nhiệm quan trọng hơn, đòi hỏi kỹ năng và kiến thức chuyên sâu hơn.
>> Đánh giá: Vị trí này có nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà quản lý cấp cao, bao gồm quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp quan trọng và xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý chiến lược. Đảm bảo rằng các công việc và thông tin quan trọng được quản lý hiệu quả, giúp nhà quản lý tập trung vào các quyết định chiến lược.
5 bước giúp Thư thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng Cao Kỹ Năng và Kiến Thức Chuyên Môn
Đăng ký các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng hành chính, quản trị văn phòng, và các công cụ phần mềm văn phòng. Các chứng chỉ chuyên môn có thể nâng cao giá trị của bạn trong mắt cấp trên. Làm quen với các công nghệ và phần mềm mới trong quản lý văn phòng để cải thiện hiệu quả công việc và trở thành người dẫn đầu trong việc áp dụng công nghệ mới.
Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp và Quản Lý Thời Gian
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cả bằng lời nói và văn bản. Đọc thêm về giao tiếp và tham gia các khóa học hoặc hội thảo để cải thiện khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp. Tối ưu hóa kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc để xử lý các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Sử dụng công cụ quản lý thời gian như lịch điện tử và phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ và hạn chót.
Chủ Động Trong Công Việc và Đề Xuất Cải Tiến
Luôn chủ động và sáng tạo trong việc tìm cách cải thiện quy trình làm việc. Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, quản lý tài liệu, hoặc tổ chức sự kiện. Sẵn sàng nhận các nhiệm vụ và dự án mới ngoài các công việc chính để thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
Xây Dựng Mối Quan Hệ Mạng Lưới
Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và các bộ phận khác trong công ty. Việc này không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn mở ra cơ hội học hỏi và thăng tiến. Tham gia các sự kiện ngành và kết nối với các chuyên gia ngoài công ty để mở rộng mạng lưới nghề nghiệp và cập nhật các xu hướng mới trong lĩnh vực của bạn.
Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng và Theo Dõi Hiệu Suất
Xác định các mục tiêu rõ ràng cho sự nghiệp của bạn, chẳng hạn như việc hoàn thành các chứng chỉ, đạt được các kỹ năng mới, hoặc cải thiện hiệu suất công việc.Đánh giá thường xuyên hiệu suất công việc của bạn và nhận phản hồi từ cấp trên để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sử dụng phản hồi này để điều chỉnh và nâng cao kỹ năng và hiệu suất của bạn.
Xem thêm:
Việc làm Trợ lý giám đốc đang tuyển dụng