Tweet
Facebook
Copy Link
Phúc lợi
- Laptop
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Phụ cấp
- Chế độ thưởng
- Đào tạo
- Tăng lương
- Nghỉ phép năm
Mô tả Công việc
TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KPI)
- Thực hiện các công việc lễ tân (tiếp khách, trực tổng đài điện thoại, giao nhận văn thư, điều phối, phân bổ xe/ phòng họp phục vụ CBNV, đặt khách sạn, phương tiện đi công tác …) chuyên nghiệp, kịp thời, đáp ứng nhu cầu sử dụng, đảm bảo hình ảnh thương hiệu của VAS.
- Thực hiện các công việc liên quan đến Chính sách – Phúc lợi của Công ty (cấp phát bánh trung thu, quà tết, tổ chức khám sức khỏe, thủ tục thanh toán chế độ đám cưới, tang chế, ốm đau ….) theo kế hoạch và chính sách của công ty.
- Thực hiện các công việc hành chánh (cung cấp giấy giới thiệu, đặt cơm/ hoa tươi/ nước uống/ thuốc/ vật dụng/ văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ, bảo hiểm xe, quản lý thu-chi tiền quỹ, đóng dấu trường, gửi xe VPTT….) chính xác, đúng quy định, hiệu quả và hợp lý về chi phí.
- Chấm công cho Phòng Nhân sự, tổng hợp tăng ca, tiền cơm nhân viên Lái xe, in form phép cho CBNV của VPTT kịp thời, chính xác, theo đúng quy định và chính sách của Công ty.
- Xây dựng, sử dụng ngân sách đối với công việc đang thực hiện đúng kế hoạch, đúng quy định, hợp lý và hiệu quả.
- Thực hiện các báo cáo và yêu cầu công việc khác khi được phân công.
CHI TIẾT CÔNG VIỆC
1. Công việc Lễ tân
- Tiếp khách đến liên hệ công tác hoặc ứng viên đến xin việc, liên lạc với nhân viên/ bộ phận cần gặp, sắp xếp nơi ngồi chờ hoặc hướng dẫn vào nơi người cần gặp.
- Trực và quản lý tổng đài điện thoại, nhận và chuyển cuộc gọi, ghi nhận lời nhắn của khách, chuyển thông tin đến CBNV/ bộ phận có liên quan theo yêu cầu.
- Quản lý, phân phối báo chí, công văn, giấy tờ đến, ghi nhận vào sổ theo dõi, ký giao cho CBNV tiếp nhận.
- Tiếp nhận hồ sơ xin việc, hướng dẫn ứng viên thực hiện thủ tục theo quy trình tuyển dụng của Phòng Nhân sự và chuyển giao hồ sơ ứng viên cho bộ phận tuyển dụng.
- Tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng họp, sắp xếp lịch trình các buổi họp/ phỏng vấn.
- Tiếp nhận các yêu cầu đặt xe công ty của CBNV VPTT, sắp xếp, điều phối xe và thông báo cho người đặt. Báo cáo định kỳ tình hình đặt xe, kiểm tra và xác nhận lịch trình của các lái xe VPTT.
- Tiếp nhận yêu cầu đặt khách sạn, phương tiện đi công tác theo đề xuất được phê duyệt từ Ban Giám đốc. Thực hiện khảo sát chi phí và chất lượng theo quy định, trình các cấp quản lý phê duyệt, đặt nhà cung cấp và thông báo lại với người yêu cầu.
- Đánh máy, photocopy, scan, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ, tài sản công ty thuộc phần việc được giao.
- Tắt mở hợp lý hệ thống điện và máy lạnh tại các phòng họp, sảnh. Giám sát và phối hợp giữ gìn vệ sinh, mỹ quan văn phòng.
2. Công việc Chính sách – Phúc lợi
- Thực hiện thủ tục trình duyệt các chế độ ốm đau, tang chế, hiếu hỉ: Làm phiếu đề nghị duyệt chi phí tiền mừng cưới, tang chế, ốm đau, thăm bệnh của CBNV-GV theo quy định công ty và chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán.
- Gửi email chúc mừng sinh nhật CBNV khối VPTT.
- Tổ chức chương trình khám sức khỏe định kỳ cho CBNV-GV toàn hệ thống:
+ Trình duyệt đề xuất, cung cấp số lượng theo yêu cầu của Phòng Mua sắm để tiến hành tìm Nhà cung cấp (Bệnh viện, phòng khám…) theo quy định.
+ Phối hợp khảo sát chất lượng các bệnh viện/ phòng khám phù hợp với ngân sách và nhu cầu của công ty.
+ Kiểm tra hợp đồng khám sức khỏe, thực hiện thủ tục thanh toán với bệnh viện/ phòng khám.
+ Phối hợp nhà cung cấp tổ chức khám sức khỏe, gửi thông báo đến các phòng ban/ cơ sở, theo dõi tiến trình, khảo sát dịch vụ thực tế, ghi nhận ý kiến từ các phòng ban/ cơ sở và chuyển giao hồ sơ kết quả khám sức khỏe cho CBNV-GV.
+ Tổng hợp và báo cáo kết quả, thanh lý hợp đồng khi kết thúc chương trình khám sức khỏe.
- Thực hiện các công việc liên quan đến chính sách cấp phát bánh trung thu, quà tết, lịch tết cho CBNV-GV của hệ thống:
+ Trình duyệt đề xuất, cung cấp số lượng theo yêu cầu của Phòng Mua sắm/ Marketing để tiến hành tìm Nhà cung cấp theo quy định.
+ Kiểm tra hợp đồng, thực hiện thủ tục thanh toán với nhà cung cấp.
+ Nhận và chuyển giao bánh trung thu, quà tết đến các phòng ban VPTT. Kiểm tra tình hình giao nhận của các cơ sở.
+ Tổng hợp và báo cáo kết quả, thanh lý hợp đồng.
3. Công việc Hành chánh
- Cung cấp giấy giới thiệu cho các phòng ban, cơ sở khi có yêu cầu.
- Lập danh sách theo dõi số lượng tăng - giảm để đặt cơm và thanh toán chi phí cơm trưa cho CBNV VPTT hàng tháng.
- Lập danh sách theo dõi số lượng tăng-giảm để thông báo chỗ giữ xe máy cho CBNV và xe hơi VPTT khi có phát sinh, thực hiện các thủ tục liên quan đến ký kết Hợp đồng và thanh toán chi phí hàng tháng với bãi xe.
- Lập kế hoạch chi tiết về việc sử dụng, mua sắm và thanh toán chi phí các vật dụng văn phòng, nước uống, văn phòng phẩm, tủ thuốc… cho VPTT theo quy định và ngân sách đã được duyệt.
- Tiếp nhận thông tin sửa chữa nhỏ (thay ổ khóa, cửa, tủ hồ sơ, cabinet, bóng đèn…) từ các phòng ban và chuyển đến bộ phận hỗ trợ (phòng dự án, bảo trì cơ sở) để xử lý.
- Tiếp nhận, kiểm tra, ghi nhận, trình duyệt và chuyển trả chứng từ bảo hiểm xe đến các lái xe VPTT/ cơ sở. Phối hợp với Phòng Mua hàng trong việc theo dõi thời hạn mua bảo hiểm xe VPTT, giám sát việc bồi thường bảo hiểm hiệu quả về chi phí và hình ảnh.
- Đóng dấu và quản lý con dấu Trường đối với với các hồ sơ học bạ, giấy khen chính xác, kịp thời theo nhu cầu của Phòng ban/ Cơ sở.
- Quản lý tiền quỹ VPTT và quỹ phòng họp Ban Giám đốc. Thực hiện thủ tục chi tiền và hoàn quỹ căn cứ vào các chứng từ được phê duyệt.
- Chấm công hàng tháng cho Phòng Nhân sự, tổng hợp tăng ca, tiền cơm nhân viên lái xe. Đối chiếu thời gian làm ngoài giờ đã ghi nhận với “Phiếu theo dõi làm ngoài giờ” hằng tháng của lái xe.
- In form phép cho CBNV của VPTT. Quản lý form phép của Phòng Nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm đối với các công việc đang phụ trách, sử dụng chi phí theo kế hoạch và xác nhận ngân sách sử dụng hàng tháng với phòng kế toán.
- Báo cáo công việc đã thực hiện trong tuần/tháng/quý/ năm cho cấp quản lý.
- Đảm nhận các chức năng công việc khác khi được phân công.
QUYỀN HẠN
- Được quyền chủ động sắp xếp/điều xe phục vụ Ban giám đốc, CBNV văn phòng trung tâm khi có nhu cầu. Từ chối những yêu cầu đặt xe không đúng quy trình và quy định.
- Từ chối tiếp nhận/ chi tiền các chứng từ không hợp lệ về bảo hiểm xe, chế độ tang chế/ cưới hỏi/ ốm đau, thanh toán chi phí, hồ sơ cần đóng dấu…
- Từ chối đặt khách sạn, phương tiện đi công tác của CBNV khi đề xuất chưa được phê duyệt.
- Cắt giảm suất ăn khi có thông tin CBNV nghỉ phép, đi công tác… không có nhu cầu ăn cơm trưa.
- Đề xuất với Quản lý trực tiếp các biện pháp, phương pháp cải tiến mới trong công việc.
- Tham gia các khóa đào tạo nội bộ.
Yêu Cầu Công Việc
YÊU CẦU VỊ TRÍ
A. Yêu cầu chung
- Giới tính : Nữ
- Tuổi : 20-30
- Bằng cấp : Cao đẳng trở lên.
- Chuyên môn : Nghiệp vụ Lễ tân văn phòng, hành chánh, lưu trữ.
- Kinh nghiệm : 1 năm, ưu tiên có kinh nghiệm làm Lễ tân, Thư ký, Hành chánh.
- Trình độ Anh văn : Giao tiếp
- Trình độ Vi tính : Vi tính văn phòng Word, Excel
- Các yêu cầu khác : Ngoại hình dễ nhìn, gương mặt tươi, thân thiện.
B. Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Giải quyết vấn đề, xử lý tình huống linh hoạt, khéo léo.
- Khả năng làm việc độc lập.
- Khả năng chịu áp lực công việc cao.
- Kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc.
C. Yêu cầu về thái độ
- Tinh thần trách nhiệm
- Tuân thủ kỉ luật
- Chịu khó, ngăn nắp, cẩn thận, chu đáo.
- Hòa nhã, vui vẻ, thân thiện và có tinh thần tập thể.
- Duy trì tốt mối quan hệ với đồng nghiệp và các cấp trên.
Địa điểm làm việc
Thông tin khác
- Bằng cấp: Cao đẳng
- Giới tính: Nữ
- Độ tuổi: 20 - 30
- Lương: Cạnh tranh
Hệ thống trường Quốc tế Việt Úc (VAS) được thành lập vào năm 2004, đào tạo từ bậc mầm non đến hết bậc phổ thông trung học. VAS được chính phủ Việt Nam cấp phép hoạt động và nằm trong hệ thống giáo dục quốc gia. Hiện VAS đang giảng dạy hơn 8.500 học sinh từ mầm non đến lớp 12 tại 7 cơ sở nằm ở thành phố Hồ Chí Minh.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Nhân viên lễ tân là gì?
Nhân viên lễ tân là một trong những vai trò quan trọng trong ngành dịch vụ khách hàng. Người làm công việc này thường đóng vai trò như một điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách hàng và tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của lễ tân không chỉ đơn giản là chào đón và hướng dẫn khách đến đúng nơi, mà còn bao gồm việc cung cấp thông tin hữu ích, trả lời thắc mắc và giải quyết vấn đề nếu có. Họ cũng có thể quản lý cuộc gọi điện thoại đến, đặt phòng hoặc dịch vụ, và thực hiện các tác vụ quản lý lịch trình. Nhân viên lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, kiên nhẫn và thân thiện để tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng và góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức.
Mô tả công việc Nhân viên lễ tân:
- Tiếp đón khách hàng: Chào hỏi, hướng dẫn khách hàng đến các khu vực khác nhau, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin về dịch vụ, sản phẩm.
- Thủ tục hành chính: Nhận và lưu giữ hồ sơ, thông tin của khách hàng, đối tác. Hỗ trợ các thủ tục check-in, check-out, đặt phòng, đặt bàn,...
- Giao tiếp: Tiếp nhận và trả lời điện thoại, email, tin nhắn của khách hàng. Xử lý các khiếu nại, phản hồi của khách hàng một cách chuyên nghiệp, lịch sự.
- Quản lý quầy lễ tân: Giữ gìn vệ sinh, sắp xếp quầy lễ tân gọn gàng, ngăn nắp. Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho công việc.
- Hỗ trợ các bộ phận khác: Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty khi cần thiết.
Nhân viên lễ tân có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
86 - 114 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân viên lễ tân
Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên lễ tân, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên lễ tân?
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên lễ tân
Mức lương trung bình Nhân viên lễ tân tại Việt Nam khoảng từ 7 triệu - 15 triệu VND/tháng. Mức lương của từng cấp bậc thăng tiến vị trí Nhân viên lễ tân tại Việt Nam có thể thay đổi tùy theo các yếu tố như khu vực địa lý, ngành nghề, quy mô của công ty, và cả mức độ kỹ năng và kinh nghiệm của từng cá nhân.
1. Thực tập sinh lễ tân
Mức lương: 1 - 5 triệu/ tháng
Kinh nghiệm: 0 - 1 năm
Đánh giá: Thực tập sinh Lễ tân là khởi đầu của ngành lễ tân, mang lại nhiều cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng cá nhân, tuy nhiên cũng đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng chịu áp lực cao. Đây là cơ hội tốt cho những ai muốn theo đuổi sự nghiệp trong ngành dịch vụ và du lịch.
2. Nhân viên lễ tân
Mức lương: 7 - 9 triệu/ tháng
Kinh nghiệm: 2 - 4 năm
Đánh giá: Vị trí này giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp, vì nhân viên lễ tân thường xuyên tương tác với khách hàng và đồng nghiệp. Công việc yêu cầu sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả, từ đó cải thiện khả năng tổ chức cá nhân. Tiếp xúc với nhiều khách hàng từ các ngành nghề và nền văn hóa khác nhau, nhân viên lễ tân có cơ hội học hỏi và mở rộng kiến thức.
3. Giám sát lễ tân
Mức lương: 8 - 20 triệu/ tháng
Kinh nghiệm: 4 - 6 năm
Đánh giá: Giám sát lễ tân chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ lễ tân, bao gồm việc đào tạo và phát triển nhân viên, điều này có thể gây áp lực lớn. Vị trí này đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm và cứng như quản lý, giao tiếp, giải quyết vấn đề, và thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới. Với trách nhiệm lớn hơn, giám sát lễ tân thường phải đối mặt với áp lực công việc cao, đặc biệt khi phải giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc xử lý khiếu nại từ khách hàng.
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên lễ tân
Yêu cầu về trình độ học vấn và chuyên môn
Nhân viên lễ tân là công việc không quá quan trọng bằng cấp, hầu hết các công ty tuyển dụng nhân viên lễ tân chỉ yêu cầu tốt nghiệp trung học phổ thông hay có ứng viên có bằng cấp liên quan đến quản trị khách sạn, du lịch hoặc dịch vụ.
Yêu cầu về kỹ năng và ngoại ngữ
- Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng lời nói và viết.
- Khả năng lắng nghe và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Thành thạo ít nhất một ngoại ngữ (thường là tiếng Anh).
- Ưu tiên ứng viên biết thêm nhiều ngoại ngữ khác.
Yêu cầu về ngoại hình và tác phong
- Ngoại hình ưa nhìn, gọn gàng, sạch sẽ.
- Tác phong chuyên nghiệp, lịch sự.
Xem thêm: