Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Vai trò Bạn sẽ hợp tác chặt chẽ với các văn phòng khu vực và sẽ chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính tại văn phòng của chúng tôi:
• Hỗ trợ nhiệm vụ lễ tân, công việc dịch thuật đơn giản, quản lý tài sản văn phòng như thiết bị in, thiết bị nghe/nhìn cũng như các vật dụng liên quan đến không gian văn phòng vật lý và các vật tư liên quan
• Chuẩn bị yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, đặt hàng , lưu trữ hồ sơ, kiểm soát hàng tồn kho
• Quản lý việc đi lại của các thành viên trong nhóm, xử lý chi phí nhân viên và yêu cầu đi lại
• Điều phối và lên lịch các sự kiện cũng như cuộc họp nội bộ và bên ngoài cho nhóm
• Liên lạc với các đại lý đã đăng ký thuê ngoài và chuyển tài liệu đến trụ sở chính
• Hỗ trợ nhóm trong việc chuẩn bị báo cáo hoặc tiếp thị tài sản thế chấp và thực hiện công việc nghiên cứu thị trường
• Chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng thuê, bao gồm chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ cho thuê, kiểm tra và kích hoạt hợp đồng, chuẩn bị và duy trì lịch trình thuê
. • Chịu trách nhiệm về tài liệu cho thuê, kiểm tra hợp đồng thuê và người thuê, quản lý nợ đọng, người thuê và các chức năng quản lý hợp đồng thuê liên quan khác.
• Nhập thông tin, dữ liệu vào hệ thống và duy trì cơ sở dữ liệu cũng như theo dõi tình trạng hồ sơ cho thuê.
• Thực hiện quy trình quản lý nợ đọng trong việc thu các khoản thanh toán từ người thuê danh mục tài sản, lập báo cáo nợ đọng định kỳ.
• Phụ trách theo dõi tiền đặt cọc, giám sát việc nộp báo cáo tổng doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng đã được kiểm toán của khách thuê và điều chỉnh doanh số bán hàng đã kiểm toán.
Yêu cầu công việc
• 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí hành chính hỗ trợ văn phòng quy mô vừa.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt để giao tiếp với các bên liên quan tại Trụ sở chính Việt Nam và Singapore.
• Kỹ năng tổ chức xuất sắc, có định hướng giải pháp và giữ bình tĩnh trước áp lực.
• Thành thạo MS Office.
• Có kinh nghiệm về SAP sẽ là một lợi thế.
Quyền lợi được hưởng
- Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và ổn định lâu dài.
- Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước.
- Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện.
- Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của công ty
Mapletree là Tập đoàn đầu tư, phát triển, quản lý vốn và bất động sản toàn cầu với cam kết phát triển bền vững, có trụ sở tại Singapore. Chiến lược trọng tâm của Tập đoàn là đầu tư vào các thị trường và lĩnh vực bất động sản có tiềm năng tăng trưởng tốt. Bằng cách kết hợp các thế mạnh chính của mình, Tập đoàn đã đạt được nhiều thành tựu về giải thưởng, đồng thời mang đến lợi nhuận cao và vững vàng cho các loại tài sản bất động sản. Tập đoàn quản lý bốn quỹ tín thác đầu tư bất động sản được niêm yết tại Singapore (“REITs”) và bảy quỹ bất động sản cổ phần tư nhân, nắm giữ danh mục tài sản đa dạng ở Châu Á Thái Bình Dương, Châu Âu, Vương quốc Anh (“Anh”) và Hoa Kỳ (“Mỹ”). Tính đến ngày 31 tháng 3 năm 2022, Mapletree sở hữu và quản lý 78,7 tỷ đô la Singapore tổng giá trị các tài sản bao gồm văn phòng, bán lẻ, kho vận, khu công nghiệp, trung tâm dữ liệu, chung cư và căn hộ lưu trú. Tập đoàn hoạt động tại 13 thị trường trên toàn cầu, bao gồm Singapore, Úc, Canada, Trung Quốc, Châu Âu, Đặc khu hành chính Hồng Kông, Ấn Độ, Nhật Bản, Malaysia, Hàn Quốc, Anh, Mỹ và Việt Nam. Để hỗ trợ các hoạt động toàn cầu của mình, Mapletree đã thiết lập một mạng lưới văn phòng rộng khắp tại các quốc gia này.
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng các chế độ bảo hiểm : BHYT, BHXH, BHTN
- Hưởng quyền lợi bảo hiểm 24/7
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch hàng năm
- Team building theo quý
- Các hoạt động vui chơi, giải trí, ca hát thường xuyên
- Thể thao: Đá bóng, bóng chuyền,..
Lịch sử thành lập
- Công ty được thành lập năm 2013
Mission
Các mục tiêu chúng tôi đặt ra cho chương trình bền vững phản ánh trực tiếp tầm nhìn của chúng tôi về việc đảm bảo một tương lai lành mạnh hơn cho ngành
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Trợ lý hành chính là gì?
Administrative Assistant (viết tắt là admin assistant) là vị trí trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của một trợ lý hành chính là hoàn thành các công việc được giao về hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hệ thống làm việc của công ty được duy trì trong trạng thái tốt nhất.
Mô tả công việc Trợ lý hành chính
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, sổ sách liên quan đến công việc cho trưởng phòng/ giám đốc
- Lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị và ngoài công ty
- Thực hiện các công việc được giao từ trưởng phòng hành chính
- Thực hiện các hoạt động, chương trình để gắn kết quản lý với nhân viên trong công ty, doanh nghiệp
- Gửi các văn bản thông báo, hướng dẫn hành chính đến toàn thể nhân viên trong công ty
- Cùng với các phòng ban khác trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự
- Trả lời điện thoại, đón tiếp khách đến văn phòng công ty
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của công ty
Trợ lý hành chính có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trợ lý hành chính
Tìm hiểu cách trở thành Trợ lý hành chính, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trợ lý hành chính?
Yêu cầu tuyển dụng Administrative Assistant
Một nhân viên,trợ lý hành chính không chỉ giỏi kiến thức chuyên môn mà cần phải trau dồi thêm các kỹ năng để phục vụ công việc một cách hiệu quả nhất như:
Kỹ năng giao tiếp
Bất kỳ công việc nào cũng vậy, kỹ năng giao tiếp chính là sợi dây để kết nối các mối quan hệ trong công việc, giúp bạn truyền đạt thông tin một cách tốt nhất. Hơn nữa, làm Trợ lý hành chính bạn phải giao tiếp thường xuyên với mọi người trong công ty và có nhiệm vụ kết nối các bộ phận trong một doanh nghiệp. Vì vậy, việc giao tiếp tốt và giao tiếp khéo léo sẽ phục vụ bạn rất nhiều trong công việc như làm việc với đồng nghiệp, làm việc với BOD, trả lời khách hàng, làm lễ tân hay giao tiếp văn bản.
Kỹ năng lắng nghe
Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử giao tiếp. Đôi khi họ phải bỏ qua cái tôi của bản thân để làm sao đôi bên cùng cảm thấy thỏa mãn, hài lòng.
Hành chính viên cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề - thời điểm - sự kiện, cũng như rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe. Điều này giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và chia sẻ các ý kiến khác nhau từ nhân sự, biết cách xây dựng niềm tin từ mọi người.
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Một nhân viên hành chính văn phòng chắc chắn phải thành thạo các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Powerpoint,… nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.
Bản thân nhân viên hành chính cũng cần có thái độ cầu thị, không ngừng tìm tòi để nâng cao trình độ. Họ cần linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ khác nhau để xử lý công việc, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian
Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính thường xuyên tiếp xúc với các loại tài liệu, văn thư. Ở một giai đoạn nào đó, họ sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Việc sắp xếp, quản lý thời gian tối ưu sẽ giúp họ duy trì đúng tiến độ công việc, tránh rơi vào trạng thái căng thẳng.
Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề
Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang đến sự hài lòng, tôn trọng.
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng khác cần có của hành chính viên đó là biết lập kế hoạch và lên lịch trình trước. Họ cần biết quản lý các cuộc hẹn, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển hệ thống thủ tục văn phòng. Một nhân viên hành chính có khả năng lập và dự trù kế hoạch sẽ tối ưu thời gian làm việc.
Lộ trình thăng tiến Trợ lý hành chính
Mức lương bình quân của Trợ lý hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Nhân viên hành chính nhân sự: 8 - 10 triệu đồng/tháng
- Nhân viên nhân sự: 7 - 10 triệu đồng/tháng
- Trợ lý nhân sự: 13 - 17 triệu đồng/tháng
Nhiều bạn lo lắng khi công việc nhân viên văn phòng khó hoặc là không có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên đây mới chính là nghề nghiệp có nhiều cơ hội thăng tiến. Cơ hội thăng tiến của nhân viên hành chính là gì? Sau đây là 3 cấp bậc thăng tiến cũng như mức lương của một nhân viên hành chính (dựa vào báo cáo của Adecco Vietnam năm 2016):
Trợ lý hành chính
Là vị trí Trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp, công việc thường ngày liên quan đến giấy tờ nhỏ nhặt, tuy nhiên đây là bộ phận quan trọng trong các công ty, là vị trí không thể bỏ trống trong các công ty
Nhân viên hành chính
Với 1-3 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính được tham gia vào các hoạt động hàng ngày liên quan đến quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ các công việc văn phòng khác. Trong giai đoạn này, họ có cơ hội làm quen với quy trình làm việc và các quy định hành chính cơ bản.
Chuyên viên hành chính
Sau khoảng 3-5 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính có thể tiến lên vị trí Chuyên viên hành chính. Ở vị trí này, họ đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao như xây dựng và duy trì hệ thống quản lý tài liệu, quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và tham gia vào các dự án hành chính. Họ có cơ hội phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhỏ trong vai trò này.
Trưởng phòng hành chính
Với khoảng 7-10 năm kinh nghiệm, Chuyên viên hành chính có thể tiến lên vị trí Trưởng phòng hành chính. Ở vị trí này, họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phòng hành chính, lãnh đạo đội ngũ nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình hành chính, và đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động văn phòng. Trưởng phòng hành chính thường tham gia vào quyết định chiến lược và có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự.
Giám đốc hành chính
Với hơn 10 năm kinh nghiệm và thành tựu đáng kể trong lĩnh vực hành chính, Trưởng phòng hành chính có thể tiến lên vị trí Giám đốc hành chính. Vai trò này đòi hỏi khả năng lãnh đạo chiến lược, quản lý các hoạt động văn phòng toàn diện, định hình chính sách và quy trình, và đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ của các quy định hành chính. Giám đốc hành chính thường có tầm nhìn chiến lược và ảnh hưởng đến hướng phát triển của tổ chức.
Lưu ý rằng lộ trình thăng tiến của Trợ lý hành chính có thể thay đổi tùy theo công ty và ngành nghề cụ thể. Thời gian và yêu cầu kinh nghiệm cũng có thể khác nhau.