Mô tả công việc
o Schedule meetings and manage an extremely active calendar of appointments for direct supervisor;
o Arrange complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas; and compile documents for travel-related meetings;
o Support in organizing in-house and external events;
o Manage information and communication flow in a timely and accurate manner.
• Assist with new business intake;
o Prepare draft English / Vietnamese engagement letters / contracts, new matter letter, quotations, service liquidation, translation of specification / technical document, and other documents for new client / matter intake, etc.
o Handle a full set of internal process to register new client / matter into system.
• Handle confidential information pertaining to clients and internal management with direction;
• Assist in claiming business expenses for direct supervisor through appropriate channels;
o Lodge claims and allocate reimbursement of disbursements on a daily basis;
o Record and submit payment documents to accounting team.
• Assist direct supervisor with internal systems and processes, including Time Record, Billing & Collection inquiries;
o Enter / close IntApp Time on a daily basis and close monthly time entries before deadlines;
o Coordinate with billing team regarding client bills, from draft bills to final bills;
o Coordinate with collection team where required regarding clients' requests.
• Act as the contact point for direct supervisor for both internal as well as external stakeholders;
• Assist in promoting our service to clients and potential clients, e.g. coordinate with marketing staff and assist in organization conferences and seminars, arranging client visits and send out promotional materials;
• Assist with preparing and translating other internal reports;
• Organize and maintain the office filing/logistic system;
o Organize and store paperwork, documents and computer-based information;
o Receive, distribute and arrange in-out letters, faxes, mails, packages, documents for direct supervisor;
o Photocopy, scan and print documents.
• Any other duties as may reasonably be assigned on a daily basis.
Yêu cầu công việc
• At least five years of working experience in an administrative position; preferably in multinational companies;
• Very good command of English; Speaking another language, such as Japanese, Korean, or Chinese, would be an added value.
• Ability to multitask and organize daily workload by priorities;
• Ability to meet deadlines in a fast-paced and quickly changing environment;
• Excellent time management skills;
• Well-developed organisational skills;
• Attention to detail;
• Good interpersonal and communication skills;
• Display of professional discretion and maturity;
• Good resilience under pressure.
Quyền lợi được hưởng
Competitive salary package
Chăm sóc sức khoẻ
Annual health check, Healthcare insurance, Gym benefit, Sick leaves
Cơ hội du lịch
Company trip
Từ năm 1984, chúng tôi đã sản xuất hàng may mặc chất lượng. Chúng tôi được đức tin hướng dẫn để tiến hành công việc kinh doanh của mình với tình yêu, niềm vui và sự chính trực vững chắc. Được thành lập bởi chị em nhà Tan, những người ban đầu chỉ may quần áo nịt cho phụ nữ ngay tại nhà của họ, Bodynits đã phát triển thành nhà sản xuất hàng may mặc chất lượng cao hàng đầu, mở rộng sự hiện diện trên khắp châu Á.
Sự tồn tại của CÔNG TY TNHH BODYNITS TIỀN GIANG là minh chứng cho sự chu cấp của Chúa dành cho những người sáng lập của chúng tôi. Với ít trình độ học vấn đại học cũng như kinh nghiệm liên quan, chị em nhà Tan dấn thân vào công việc kinh doanh với mục đích duy nhất là chu cấp cho gia đình. Ngày nay, Bodynits đã phát triển thành một tổ chức hoạt động trên khắp châu Á và phục vụ các thương hiệu nổi tiếng toàn cầu. Mục đích và sứ mệnh của chúng tôi đã được định hình qua nhiều năm. Ngoài lợi ích thương mại, chúng tôi cam kết hết lòng phục vụ các bên liên quan và làm giàu cho các thành viên trong nhóm, gia đình của họ và cộng đồng của chúng tôi.