MSB ★ 3.0

Mô tả Công việc

Vai trò & Mục tiêu:

- Xây dựng chi tiết yêu cầu người sử dụng, yêu cầu kỹ thuật/kết nối cho Dự án số hóa quy trình mua sắm, thanh toán, QLTS và nâng cấp hệ thống Kế toán.

- Tham gia đấu thầu/ thẩm định/ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp.

- Quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động của Dự án số hóa để hoàn thành Dự án một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng được các mục tiêu đề ra của Dự án bao gồm tiến độ, chất lượng sản phẩm bàn giao,…

Mô tả công việc:

1. Xây dựng yêu cầu chi tiết cho hệ thống

- Xây dựng yêu cầu chi tiết người sử dụng cho hệ thống bao gồm các module:

o Nâng cấp hệ thống kế toán (ERP)

o Phối hợp với bộ phận Quản lý tài sản xây dựng module Quản lý tài sản

o Phối hợp với Trung tâm mua sắm xây dựng module mua sắm

o Xây dựng module kiểm soát ngân sách chi phí

- Xây dựng yêu cầu chi tiết liên quan đến kết nối giữa các module và hệ thống kế toán ERP

- Xây dựng các chốt kiểm soát, quy trình phê duyệt tự động trên các module

- Xây dựng các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chi tiêu, thanh toán, mua sắm để phục vụ công tác hạch toán và quản trị chi phí

2. Quản trị Dự án số hóa quy trình mua sắm, thanh toán, QLTS và nâng cấp hệ thống Kế toán:

Lập kế hoạch triển khai dự án

- Xác định phạm vi dự án;

- Đưa ra lộ trình triển khai;

- Lập kế hoạch nhân sự, phân công công việc cho các thành viên của Tổ dự án;

- Lập kế hoạch chi phí cho dự án.

Tổ chức triển khai dự án

- Quản trị và tổ chức triển khai dự án nhằm đảm bảo tiến độ đã được phê duyệt;

- Quản lý các thay đổi phát sinh, đưa ra các biện pháp khắc phục nhằm đáp ứng các thay đổi đó;

- Lập các báo cáo định kỳ/đột xuất về tiến độ, chất lượng, chi phí… gửi Kế toán trưởng, Giám đốc Khối QLTC và Ban lãnh đạo.

- Khi dự án hoàn thành, lập báo cáo kết quả thực hiện dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và làm thủ tục golive dự án.

Đánh giá sản phẩm đầu ra & Báo cáo kết quả của dự án

- Tổ chức kiểm thử hệ thống nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng, các yêu cầu kết nối.

- Tổng hợp kết quả kiểm thử của các bộ phận, trao đổi với nhà thầu yêu cầu khắc phục lỗi & kiểm thử lại cho đến khi khắc phục xong lỗi hệ thống;

- Tổng hợp báo cáo kiểm thử dự án, đánh giá nghiệm thu hoàn thành trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Đào tạo & giải đáp thắc mắc:

- Tổ chức đào tạo/ truyền thông nội bộ về các tính năng của hệ thống, đảm bảo các đơn vị nghiệp vụ hiểu rõ về hệ thống và sử dụng hệ thống hiệu quả, đúng quy định.

- Giải đáp thắc mắc của các đơn vị về hệ thống.

Đánh giá kết quả làm việc của các thành viên trong Tổ dự án

3. Xây dựng/ sửa đổi các văn bản liên quan:

- Cẩm nang hướng dẫn người sử dụng hệ thống;

- Xây dựng/Sửa đổi các văn bản quy định, quy trình vận hành, chính sách liên quan đến nghiệp vụ Kế toán, mua sắm, quản lý tài sản bao gồm cả chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

4. Quản trị hệ thống số hóa:

- Đầu mối quản trị các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến hệ thống;

- Tổng hợp các lỗi/ các điểm tồn tại của hệ thống trong quá trình sử dụng trình cấp thẩm quyền phê duyệt sửa chữa, nâng cấp.

- Liên tục đưa ra các ý tưởng cải tiến quy trình số hóa để tăng tiện ích cho người sử dụng, giảm thiểu thời gian tác nghiệp, giảm thiểu lỗi. Trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện các yêu cầu thay đổi.