Tweet
Facebook
Copy Link
* Tiếp tân:
- Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng của Công ty, ứng viên phỏng vấn chu đáo.
- Đảm bảo khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, trật tự.
- Hỗ trợ nước uống (nếu có) theo Quy định phòng họp của Công ty đối với khách CEO, Hội đồng quản trị,…
- Ghi nhận các thông tin (nếu có) tại khu vực Tiếp tân, và chuyển thông tin cần xử lý đến các phòng ban theo đúng chức năng.
* Văn phòng phẩm:
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm theo Quy định Cấp phát Văn phòng phẩm của Công ty.
- Nhận phiếu yêu cầu của các phòng ban, nhà máy → Kiểm tra → Trình Trưởng Phòng duyệt.
- Đặt hàng nhà cung cấp (mua sắm, phân bổ đúng, đủ, tiết kiệm).
- Kiểm hàng từ nhà cung cấp.
- Cấp phát cho các bộ phận.
- Kiểm tra, đối chiếu với nhà cung cấp → Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn → Làm đề nghị thanh toán → Chuyển Kế toán.
* Văn thư, bưu phẩm:
- Quản lý, thực hiện theo Quy định Văn thư của Công ty.
- Lập sổ theo dõi, phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận, nhân viên bưu điện (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn (chuyển đúng địa chỉ, kịp thời và ghi chép đầy đủ).
* Xe công ty:
- Quản lý, thực hiện theo Quy định Đăng ký sử dụng Xe Công ty.
- Theo dõi, cập nhật lịch đăng xe công ty, xe thuê ngoài, thẻ taxi,...
- Tổng hợp thanh toán chi phí liên quan đến xe công ty theo Hướng dẫn thanh toán chi phí thuê xe ngoài, chi phí xe Công ty, tài xế,...
* Kho Hành Chính:
- Tổ chức và sắp xếp các vật tư, thiết bị (Bao bì, Brochure, vật dụng tổ chức các event công ty/ hành chính nhân sự, …)
- Nhập và xuất hàng khi có yêu cầu từ các bộ phận.
* Phòng họp:
- Quản lý, thực hiện theo Quy định Phòng họp.
- Tham gia chuẩn bị các buổi tiếp khách.
- Đảm bảo các vật dụng, thiết bị trong các phòng họp đầy đủ, tình trạng tốt để phục vụ.
* Kiểm tra văn phòng:
- Kiểm tra văn phòng.
- Giám sát vệ sinh, maid (nếu có).
- Giải quyết các sự cố liên quan đến các thiết bị văn phòng, làm việc với nhà bảo trì, hoặc phòng kỹ thuật Tòa nhà / Ban quản lý Tòa nhà.
- Nếu có dịch vụ bảo trì thì: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ khi có sự cố.
- Nếu không có dịch vụ bảo trì thì căn cứ vào kết quả kiểm tra của kỹ thuật mà đề nghị thay mới, sửa chữa những trang thiết bị bị hư hỏng.
- Tham gia công tác đảm bảo môi trường làm việc (sạch sẽ, ngăn nắp, thoáng mát).
* Đồng phục:
- Thực hiện theo Quy định cấp phát đồng phục.
- Theo dõi và phát đồng phục cho nhân viên mới, tái cấp đồng phục theo định kỳ.
- Nhập liệu xuất nhập tồn và kiểm tra tồn kho đồng phục.
- Đặt bổ sung khi phát sinh nhu cầu.
* Các công việc hành chính tổng hợp:
- Thông tin liên hệ nhân viên Công ty (Contact list): Quản lý và cập nhật mã số nhân viên, điện thoại, email... của nhân viên.
- Thông tin liên hệ Nhà cung cấp,... của Phòng ADMIN: Cập nhật điện thoại nội bộ, các cơ quan quản lý, các cơ quan có quan hệ công tác..., cụ thể là nhập dữ liệu các số di động, số liên tỉnh, số điện thoại bàn... của các khách hàng, nhân viên.
- Thanh toán: Các chi phí điện, nước, internet dịch vụ khác liên quan đến công tác hành chính.
- Phát ưu đãi cho nhân viên.
- Thiết kế hình ảnh, video clip mừng sinh nhật, teambuilding, các sự kiện nội bộ công ty khác,...
- Tham gia thực hiện tổ chức các sự kiện nội bộ công ty: Happy Hour, teambuilding, 8/3, 20/10,...
- Tham gia thực hiện các yêu cầu về quản trị chất lượng (tuân thủ theo các quy định của Công ty đã ban hành).
- Tham gia công tác kiểm kê tài sản định kỳ vào cuối năm.
- Thực hiện các công tác hành chính văn phòng: Nhập liệu, photocopy, lưu trữ các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, Phó phòng.
- Thực hiện các công việc được giao từ Trưởng phòng hoặc theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.
Quản trị văn phòng
Ngành Quản trị văn phòng tập trung vào việc đào tạo các kỹ năng cần thiết để tổ chức và điều phối công việc hành chính trong doanh nghiệp. Bạn sẽ học về cách quản lý lịch làm việc, sắp xếp và lưu trữ tài liệu, cũng như các công việc văn phòng khác như soạn thảo văn bản, báo cáo. Đây là ngành học lý tưởng cho những ai muốn làm việc trong môi trường văn phòng và hỗ trợ các hoạt động hành chính của tổ chức. Sinh viên cũng được trang bị kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian hiệu quả.
Quản trị nhân sự
Ngành Quản trị nhân sự là lựa chọn phù hợp cho những ai muốn làm việc trong lĩnh vực hành chính nhưng có sự quan tâm đặc biệt đến các công việc liên quan đến nhân lực. Sinh viên ngành này sẽ được học các kỹ năng tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, và xây dựng các chính sách nhân sự. Đây cũng là ngành học quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức. Các công việc hành chính liên quan đến nhân sự sẽ được thực hiện chủ yếu trong các bộ phận nhân sự của công ty.
Quản trị kinh doanh
Ngành Quản trị kinh doanh cung cấp một cái nhìn tổng thể về các lĩnh vực trong quản lý doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động hành chính, tài chính, marketing, và chiến lược kinh doanh. Sinh viên học ngành này sẽ được đào tạo để xử lý các công việc hành chính liên quan đến quản lý dự án, tổ chức sự kiện, và giao tiếp với các đối tác trong và ngoài công ty. Đây là ngành học rất đa dạng và có thể mở rộng ra nhiều lĩnh vực trong tổ chức. Bạn sẽ được trang bị các kỹ năng quản lý, lãnh đạo, và tổ chức công việc hiệu quả.
Kinh tế
Ngành Kinh tế giúp sinh viên hiểu rõ về các nguyên lý kinh tế vĩ mô và vi mô, từ đó áp dụng vào công việc hành chính để quản lý các nguồn lực trong doanh nghiệp. Học ngành này, bạn sẽ nắm vững các kiến thức về tài chính, kế toán, và quản lý công việc hành chính một cách có hệ thống. Sinh viên cũng sẽ phát triển kỹ năng phân tích, dự báo, và giải quyết vấn đề, tất cả đều là những yếu tố quan trọng trong công tác hành chính. Đây là ngành học phù hợp với những ai muốn làm việc trong các bộ phận hành chính nhưng có đam mê về lĩnh vực kinh tế.
Ngoại ngữ
Ngành Ngoại ngữ là sự lựa chọn lý tưởng nếu bạn muốn kết hợp công việc hành chính với khả năng giao tiếp quốc tế. Sinh viên học ngành này sẽ được đào tạo về các kỹ năng ngôn ngữ, giúp xử lý các công việc hành chính liên quan đến giao tiếp với đối tác quốc tế, dịch thuật tài liệu, và tổ chức các sự kiện. Công việc hành chính trong ngành ngoại ngữ đòi hỏi sự chính xác, cẩn thận và khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn làm việc trong các công ty đa quốc gia hoặc môi trường yêu cầu khả năng giao tiếp quốc tế.
Những ngành học như Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, và Ngoại ngữ đều cung cấp nền tảng vững chắc để bạn có thể trở thành một nhân viên hành chính chuyên nghiệp. Các trường như Đại học Ngoại thương, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Thương Mại, Đại học Quốc gia TP.HCM, Đại học Hà Nội,... và còn rất nhiều trường đại học khác để sinh viên xem xét, lựa chọn theo học các ngành này và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính.
Khám phá thêm:
Việc làm Cộng tác viên hành chính nhân sự đang tuyển dụng