Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Enter and retrieve information contained in computer databases using a keyboard, mouse, or trackball to update records, files, reservations, and answer inquiries from guests. Transmit information or documents using a computer, mail, or facsimile machine. Operate standard office equipment other than computers. Prepare letters, memos, and other documents using word processing, spreadsheet, database, or presentation software. Handle incoming and outgoing mail, including date stamping and distributing incoming mail. Create and maintain computer- and paper-based filing and organization systems for records, reports, documents, etc. Compile, copy, sort, and file records of office activities, business transactions, and other activities. Enter and locate work-related information using computers and/or point of sale systems.
CORE WORK ACTIVITES
Policies and Procedures
• Maintain confidentiality of sensitive issue and meeting minutes for Excom, Owner Meeting.
• Follow up action plan from different department and other hotels.
• Translation.
• Coordinate with hotels to travel arrangement.
• Support to Cluster General Manager on living materials in Vietnam.
• Protect the privacy and security of guests and coworkers.
• Follow company and department policies and procedures.
• Ensure uniform, nametags, and personal appearance are clean, hygienic, professional and in compliance with company policies and procedures.
• Perform other reasonable job duties as requested by Supervisors.
• Support operation when needed.
• Arrange for Cluster General Manager travel or business reimbursement report.
• Coordinate for Excom matters when needed.
• Arrange Cluster General Manager meeting schedule.
• Assemble executive reports for owner.
• Owner’s communicator, including accommodation booking and transportation arrangement required.
• Ensure VIP request form General Manager handled promptly.
• Coordinate and communicate with various department and all levels of associate on matter’s directed by Cluster General Manager.
• Prepare and manage correspondences with internal and external parties for Cluster General Manager signature.
• Maintain and update “Manager on duty” schedule.
Guest Relations
• Address guests' service needs in a professional, positive, and timely manner.
• Actively listen and respond positively to guest questions, concerns, and requests using brand or property specific process (e.g., LEARN, PLEASED, Guest Response, LEAP, MYSTIQUE) to resolve issues, delight, and build trust.
• Welcome and acknowledge each and every guest with a smile, eye contact, and a friendly verbal greeting, using the guest's name when possible.
• Anticipate guests' service needs, including asking questions of guests to better understand their needs and watching/listening to guest preferences and acting on them whenever possible.
• Thank guests with genuine appreciation and provide a fond farewell.
• Assist other employees to ensure proper coverage and prompt guest service.
Communication
• Answer telephones using appropriate etiquette including answering the phone within 3 rings, answering with a smile in one's voice, using the callers' name, transferring calls to appropriate person/department, requesting permission before placing the caller on hold, taking and relaying messages, and allowing the caller to end the call.
• Speak to guests and co-workers using clear, appropriate and professional language.
• Prepare and review written documents (e.g., daily logs, business letters, memoranda, reports), including proofreading and editing written information to ensure accuracy and completeness.
• Talk with and listen to other employees to effectively exchange information.
Quyền lợi được hưởng
- Premium insurance with many inpatient and outpatient medical examination and treatment benefits
- Phone allowance, meals allowance and others
- Marriott International Associate discount for Room and F&B
- International work environment.
Yêu cầu công việc
- At least 6 months to one year experience at the same position.
- Be able to relocate to Ha Giang City.
Yêu cầu hồ sơ
- Resume
Four Points by Sheraton Hà Giang là khách sạn mang thương hiệu quốc tế đầu tiên tại thành phố với 151 phòng. Khách sạn nằm trên đường Trần Phú, Hà Giang, thủ phủ của tỉnh Hà Giang và có thể đến được bằng Quốc lộ CT05 và QL2 từ Thủ đô Hà Nội cũng như Sân bay Quốc tế Nội Bài trong khoảng 5 giờ đi ô tô. Khách sạn nằm trong khoảng cách 15 phút đi bộ từ nhiều cơ quan chính quyền tỉnh và các điểm
tham quan của thành phố, cụ thể là chợ Hà Giang và cột mốc km0. Ngoài ra, thành phố còn là cửa ngõ dẫn đến một loạt các điểm du lịch trong tỉnh bao gồm Cổng trời Quản Bạ, Hồ Quang Minh, Công viên địa chất toàn cầu Cao nguyên đá Đồng Văn UNESCO, xã Sủng Là và Phố cổ Đồng Văn.
Công việc của Trợ lý hành chính là gì?
Administrative Assistant (viết tắt là Admin Assistant) là vị trí trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của một trợ lý hành chính là hoàn thành các công việc được giao về hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hệ thống làm việc của công ty được duy trì trong trạng thái tốt nhất.
Mô tả công việc Trợ lý hành chính
Quản lý lịch trình và cuộc họp
Trợ lý hành chính là người chịu trách nhiệm quản lý lịch trình cho các lãnh đạo hoặc trưởng phòng, bao gồm việc sắp xếp và điều phối các cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện. Họ phải đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp được lên lịch chính xác, các tài liệu và trang thiết bị cần thiết được chuẩn bị sẵn sàng. Điều này bao gồm việc gửi lời mời họp, theo dõi và cập nhật lịch trình, và đảm bảo rằng các cuộc họp diễn ra một cách trôi chảy. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức tốt và chú ý đến chi tiết để xử lý các yêu cầu một cách hiệu quả và chính xác.
Xử lý tài liệu và hồ sơ
Một nhiệm vụ quan trọng khác của trợ lý hành chính là xử lý tài liệu và hồ sơ. Họ đảm nhận việc tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các tài liệu quan trọng, bao gồm hợp đồng, báo cáo, và các văn bản khác. Điều này bao gồm việc thực hiện các công việc như sao chép, quét và gửi tài liệu khi cần thiết. Trợ lý hành chính cũng phải đảm bảo rằng các tài liệu được bảo mật và dễ dàng tra cứu, đồng thời duy trì một hệ thống lưu trữ hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động hành chính của công ty.
Hỗ trợ giao tiếp và liên lạc
Trợ lý hành chính là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty và các bên bên ngoài. Họ cần thực hiện các công việc liên quan đến giao tiếp như trả lời điện thoại, xử lý email và các yêu cầu từ khách hàng hoặc đối tác. Họ cũng cần phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, giúp duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan và đảm bảo rằng các thông điệp quan trọng được truyền đạt một cách hiệu quả.
Quản lý vật tư và thiết bị văn phòng
Trợ lý hành chính còn có trách nhiệm quản lý các vật tư và thiết bị văn phòng. Họ cần theo dõi và kiểm soát tồn kho của các vật dụng văn phòng, đặt hàng khi cần thiết và đảm bảo rằng các thiết bị hoạt động tốt. Điều này bao gồm việc phối hợp với các nhà cung cấp và xử lý các yêu cầu bảo trì hoặc sửa chữa thiết bị. Quản lý tốt vật tư và thiết bị giúp đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn được trang bị đầy đủ và hoạt động hiệu quả.
Hỗ trợ các dự án và sự kiện
Trong vai trò hỗ trợ các dự án và sự kiện, trợ lý hành chính có thể tham gia vào việc tổ chức các sự kiện nội bộ như hội thảo, buổi đào tạo hoặc các hoạt động gắn kết đội ngũ. Họ hỗ trợ trong việc chuẩn bị và triển khai các hoạt động này, bao gồm việc phối hợp với các bên liên quan, chuẩn bị tài liệu và đảm bảo rằng các sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khả năng tổ chức và quản lý sự kiện hiệu quả giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Trợ lý hành chính có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trợ lý hành chính
Tìm hiểu cách trở thành Trợ lý hành chính, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trợ lý hành chính?
Yêu cầu tuyển dụng Trợ lý hành chính
Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Trình độ học vấn: Ứng viên cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Kinh tế, hoặc các ngành học tương tự. Bằng cấp này cung cấp nền tảng cơ bản về quản lý tổ chức, quy trình hành chính và các kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc.
-
Kiến thức chuyên môn: Ứng viên cần có hiểu biết về các quy trình hành chính, quản lý tài liệu và tổ chức cuộc họp. Kiến thức về các quy định pháp lý liên quan đến hành chính và quản lý nhân sự cũng là một lợi thế. Ngoài ra, sự quen thuộc với các phần mềm văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu là rất quan trọng, vì nó giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là yếu tố then chốt cho Trợ lý hành chính. Ứng viên cần có khả năng sắp xếp và ưu tiên công việc, điều phối các cuộc họp và quản lý lịch trình một cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng lập kế hoạch, phân tích công việc và duy trì hiệu quả trong việc xử lý các nhiệm vụ đa dạng đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.
-
Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt là yêu cầu không thể thiếu đối với Trợ lý hành chính. Ứng viên cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, từ việc trả lời điện thoại và xử lý email đến việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng lắng nghe, nói và viết để tương tác hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan.
-
Thành thạo các công cụ văn phòng: Trợ lý hành chính cần phải thành thạo trong việc sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý tài liệu khác. Khả năng sử dụng thành thạo các công cụ này giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ văn phòng một cách nhanh chóng và chính xác, từ việc soạn thảo tài liệu đến việc quản lý dữ liệu và báo cáo.
-
Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề là rất quan trọng trong vai trò này. Ứng viên cần có khả năng phân tích và xử lý các tình huống phát sinh, tìm ra các giải pháp hiệu quả và thực hiện các hành động cần thiết. Kỹ năng này bao gồm việc xác định nguyên nhân của vấn đề, đưa ra giải pháp hợp lý và duy trì sự ổn định trong công việc.
Các yêu cầu khác
-
Kinh nghiệm làm việc: Mặc dù không bắt buộc, nhưng có từ 1-2 năm kinh nghiệm làm việc trong các vị trí hành chính hoặc hỗ trợ văn phòng sẽ là một lợi thế. Kinh nghiệm này giúp ứng viên nhanh chóng làm quen với các quy trình và trách nhiệm của công việc, đồng thời chứng minh khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường văn phòng.
-
Tính cách và thái độ làm việc: Ứng viên cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ, với tinh thần trách nhiệm cao. Sự chủ động trong công việc, khả năng làm việc dưới áp lực và tinh thần hợp tác là những yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò này. Thái độ tích cực và sự cầu tiến trong công việc sẽ giúp ứng viên nổi bật và đạt được thành công lâu dài.
-
Khả năng bảo mật thông tin: Vì công việc liên quan đến việc xử lý thông tin nhạy cảm và hồ sơ cá nhân, ứng viên cần có khả năng bảo mật thông tin cao và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng thông tin được xử lý một cách an toàn và bảo mật, đồng thời tuân thủ các chính sách và quy định của công ty về bảo mật thông tin.
- Khả năng làm việc độc lập và trong nhóm: Trợ lý hành chính cần có khả năng làm việc độc lập cũng như trong môi trường nhóm. Khả năng tự quản lý công việc và phối hợp hiệu quả với các thành viên khác là rất quan trọng để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao.
Lộ trình thăng tiến Trợ lý hành chính
1. Thực tập sinh hành chính nhân sự
Mức lương: 3 - 5 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thực tập sinh hành chính nhân sự là người hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ tuyển dụng, đến việc quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo tài chính cơ bản. Họ làm việc dưới sự giám sát của các chuyên viên nhân sự và có cơ hội học hỏi về quy trình tuyển dụng, tính toán lương và các công việc hành chính khác. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tiếp cận các kỹ năng và kiến thức thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và hành chính.
>> Đánh giá: Vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự là lựa chọn lý tưởng cho những sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đang tìm kiếm cơ hội để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự và hành chính. Cá nhân phù hợp cho vị trí này cần có tinh thần học hỏi cao, khả năng giao tiếp tốt và sự chăm chỉ. Kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc với các công cụ phần mềm văn phòng là rất quan trọng..
2. Nhân viên hành chính
Mức lương: 6 - 10 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính và văn phòng hàng ngày, bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, xử lý thư từ và gọi điện thoại. Họ cũng hỗ trợ trong việc chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện, đảm bảo rằng các quy trình văn phòng diễn ra suôn sẻ. Nhân viên hành chính thường làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng được duy trì hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí nhân viên hành chính là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng.
3. Trợ lý hành chính
Mức lương: 10 - 15 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý cấp cao và các bộ phận khác trong việc thực hiện các công việc hành chính và tổ chức. Họ thường quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong văn phòng. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và góp phần đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí Trợ lý hành chính là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức.
4. Trưởng phòng hành chính
Mức lương: 20 - 30 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: Từ 5 - 7 năm trở lên
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày. Họ lãnh đạo đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo rằng các quy trình và chính sách được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng phối hợp với các bộ phận khác để cải tiến quy trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
>> Đánh giá: Trưởng phòng hành chính là một vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc cùng khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả. Người đảm nhận vai trò này cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình hành chính, quy định pháp lý và các công cụ quản lý. Trưởng phòng hành chính thường phải xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình làm việc cho bộ phận hành chính, đồng thời giám sát hoạt động của các trợ lý hành chính và nhân viên khác.