Yêu cầu của tuyển dụng đối với trưởng phòng xử lý đơn hàng

Để thành công trong vai trò trưởng phòng xử lý đơn hàng bạn cần có khả năng sắp xếp công việc hợp lý, thói quen làm việc khoa học, hiểu về quy trình chuẩn bị, bảo quản và đóng gói hàng hoá, đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt. Cụ thể, trưởng phòng xử lý đơn hàng phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

• Bằng tốt nghiệp từ trung học trở lên.
• Ưu tiên có kinh nghiệm làm nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh, nhân viên xử lý đơn hàng hoặc các vị trí khác trong ngành bán lẻ.
• Bằng cấp về kinh doanh, marketing, bán lẻ hoặc lĩnh vực liên quan có thể được ưu tiên.
• Kỹ năng tổ chức và ra quyết định mạnh mẽ.
• Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, cả bằng văn bản và bằng lời nói.
• Kỹ năng phân tích.
• Nhận thức về thương mại.
• Khéo léo.
• Kỹ năng làm việc tốt, tương tác tốt với những người xung quanh.

Lộ trình thăng tiến của trưởng phòng xử lý đơn hàng

Mức lương trung bìnhcủa Trưởng phòng xử lý đơn hàng:

• Trưởng phòng xử lý đơn hàng: 10.000.000 - 25.000.000 VNĐ (1 tháng)

Từ 0 - 2 năm đầu tiên: nhân viên xử lý đơn hàng

Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí nhân viên xử lý đơn hàng. Nhiệm vụ chính của nhân viên xử lý đơn hàng là:

• Chuẩn bị đơn hàng theo yêu cầu và quy trình, quy định của công ty/cửa hàng.
• Nắm được số lượng và các mặt hàng trong kho, liên tục cập nhật vào hệ thống.
• Đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và xây dựng chiến lược bán hàng.
• Phân tích số liệu bán hàng, xu hướng thị trường và hành vi của khách hàng để xác định nhu cầu với từng sản phẩm.
• Hỗ trợ bày trí tại cửa hàng để thu hút khách hàng trực tiếp.
• Hỗ trợ chuẩn bị hàng hoá để chụp ảnh bán online.
• Xác định nhu cầu và thực hiện các chương trình khuyến mãi sản phẩm, thay đổi giá, giảm giá, xóa sản phẩm đã hết, v.v.
• Đảm bảo nhân viên bán lẻ/nhân viên kinh doanh được thông báo đầy đủ về chi tiết sản phẩm và chương trình khuyến mãi.
• Duy trì liên lạc với khách hàng và các bộ phận liên quan.
• Tham gia dự báo doanh thu và lợi nhuận.

Từ 2 - 3 năm: chuyên viên xử lý đơn hàng

Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 2 - 3 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí chuyên viên xử lý đơn hàng. Vai trò của họ là:

• Hỗ trợ phân tích dữ liệu bán hàng nhằm dự đoán xu hướng của thị trường
• Cung cấp thông tin sản phẩm, các chương trình khuyến mãi đến nhân viên bán hàng
• Dự báo doanh thu bán hàng
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty thực hiện công việc khác (nằm trong khả năng)
• Báo cáo đến trưởng bộ phận về tình hình xử lý đơn hàng, các phát sinh trong quá trình làm việc để có phương pháp khắc phục kịp thời

Từ 3 - 5 năm: quản lý xử lý đơn hàng

Tiếp đó, bạn có thể tiến lên vị trí quản lý xử lý đơn hàng. Sau khi hàng đã đến tay khách, nhà bán hàng sẽ liên hệ để đảm bảo rằng khách hài lòng với dịch vụ. Bên cạnh đó, nếu phát sinh trường hợp yêu cầu đổi trả thì sẽ cần hoạt động xuất nhập hàng, sau đó gửi hàng lại cho khách. Tiếp theo, nhân viên sẽ kiểm kê và theo dõi số hàng tồn kho đã được cập nhật trên hệ thống. Đây là số liệu quan trọng để phục vụ cho việc thống kê cuối tháng, cũng như là thông tin tham khảo để xây dựng kế hoạch kinh doanh trong tháng sau đó.

Từ 5 - 7 năm: trưởng phòng xử lý đơn hàng

Với kinh nghiệm và thành tựu trong quá trình làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí trưởng phòng xử lý đơn hàng khi bạn đã tích lũy được rất nhiều kinh nghiệm làm việc và hiểu hết được các quy trình làm việc. Với vai trò này, bạn sẽ đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của chi nhánh, bao gồm:

• Làm việc với khách hàng, quản lý mối quan hệ với khách hàng và đo lường hiệu suất của khách hàng để đạt được doanh thu, lợi nhuận nhằm đáp ứng mục tiêu của đơn vị.
• Tiếp nhận đơn hàng và hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên đơn hàng. Theo dõi tình hình hàng hóa từ khi chuẩn bị, thiết kế mẫu đến lúc xuất lô hàng. Đồng thời, hỗ trợ và đưa ra đề xuất với khách hàng trong quá trình đặt hàng.
• Duy trì, lưu trữ cơ sở dữ liệu về đơn hàng.