Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Mô tả công việc của Nhân viên phòng tài liệu
Lưu trữ tài liệu
Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu.
Công việc cụ thể của nhân viên văn thư tại văn phòng có thể hình dung như sau:
- Tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết.
- Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác.
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học.
- Quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.
Nhân viên lễ tân
Lễ tân là vị trí công việc của rất nhiều văn phòng đang tìm kiếm hiện nay. Đây cũng là công việc được nhiều người biết đến khi nói về nhân viên văn phòng.
Cụ thể công việc của nhân viên lễ tân tại doanh nghiệp, công ty sẽ là:
- Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng, đối tác khi liên hệ đến công ty, chuyển cuộc gọi về bộ phận chuyên trách hoặc ghi nhận thông tin trao đổi ban đầu.
- Đón tiếp đối tác, khách hàng khi vừa đến công ty, sảnh đón và mời những vị khách này vào khu vực đón tiếp.
- Giải đáp những thắc mắc, thông tin ban đầu cho khách hàng khi đến tòa nhà, công ty. Hướng dẫn và hỗ trợ họ liên hệ các phòng ban, bộ phận chuyên trách.
- Hỗ trợ tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hoạt động của công ty theo phân công.
Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
Công việc cụ thể của vị trí này sẽ có thể thay đổi theo yêu cầu của từng công ty. Tuy nhiên về cơ bản sẽ đảm nhận các công việc sau:
- Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị.
- Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay…
- Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…
Tổ chức hội họp, sự kiện
Các buổi họp hoặc tiếp khách đều sẽ được thông báo tới phòng hành chính và do nhân viên hành chính tổng hợp phụ trách. Nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp phòng họp, giờ họp cùng các công tác hậu cần liên quan.
Ở quy mô lớn hơn như hội nghị, hội thảo, cán bộ sẽ cần đảm nhiệm thêm công tác tổ chức gồm các nhiệm vụ như gửi thư mời, đặt phòng, chuẩn bị nội dung,…
Tổ chức sự kiện nội bộ
Những chương trình chăm sóc đời sống nhân viên như liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng… cũng là nhiệm vụ nhân viên hành chính tổng hợp phải thực hiện. Cán bộ sẽ cần gửi nhân sách và kế hoạch cụ thể để phê duyệt vào đầu tháng, sau khi được duyệt sẽ triển khai và phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Một số công việc khác
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn làm một vài vị trí công việc khác như:
- Thu thập số liệu, dữ liệu và những thông tin bổ sung vào dữ liệu chung của doanh nghiệp.
- Chuyển thông tin dữ liệu đã thu thập được thành dạng đánh máy.
- Thu thập các dữ liệu từ nguồn dữ liệu của khách hàng.
- Cập nhật liên tục dữ liệu của doanh nghiệp và sao lưu thông tin thường xuyên.
- Chuẩn bị các giấy tờ liên quan trong quá trình làm việc.
- Xây dựng bảng dữ liệu lớn để thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu khi cần thiết.
- Thực hiện công việc thống kê, báo cáo khi được yêu cầu.
- Quản lý nhân sự và chế độ cho nhân sự tại công ty
- Hỗ trợ dự án cho công ty bao gồm việc hoàn thiện các giấy tờ, pháp lý và quản lý kế hoạch theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Tweet
Facebook
Copy Link