Trưởng phòng phát triển dự án là người nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

Mô tả công việc của một Trưởng phòng phát triển dự án

Trưởng phòng phát triển dự án cần có đủ trình độ chuyên môn và kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo công việc được vận hành đúng hướng. Dưới đây là công việc cụ thể của, bạn đọc cùng theo dõi nhé.

Lập kế hoạch sử dụng nguồn lực

Lập kế hoạch là công cụ để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo đúng thời hạn cho phép, đồng thời giảm nguy cơ thất bại liên quan tới vấn đề ngân sách. Trước hết, các Trưởng phòng phát triển dự án giỏi sẽ xác định phạm vi dự án và tài nguyên sẵn có, sau đó thiết lập các ước tính thời gian cụ thể và đánh giá tổng thể khả năng của nhóm/ bộ phận.

Khi đủ dữ liệu cần thiết, việc của người quản lý dự án là xây dựng một kế hoạch rõ ràng, súc tích để vừa thực hiện dự án, vừa đồng thời theo dõi tiến trình của nó. Dĩ nhiên, dự án nào cũng có những sai số nhất định nhưng có kế hoạch chi tiết sẽ giúp điều chỉnh kịp thời, xử lý tốt phát sinh.

Tổ chức và thúc đẩy nhóm dự án

Trưởng phòng phát triển dự án không phải là người làm cho bộ phận của mình bị sa lầy với bảng tính phức tạp, danh sách kiểm tra dài dòng và những cuộc họp dài bên tấm bảng trắng. Thay vào đó, bạn cần giúp nhóm của mình tiến về phía trước, đúng trọng tâm. Để làm được điều đó, bạn cần phát triển các kế hoạch rõ ràng, đơn giản, tạo động lực tốt để nhân viên dự án phát huy hết tiềm năng của họ. Những thủ tục rườm rà, quan liêu cần được loại bỏ để đảm bảo dự án thành công.

Kiểm soát và quản lý thời gian

Khách hàng thường đánh giá thành công hay thất bại của dự án dựa trên việc nó có được bàn giao đúng hạn hay không. Do đó, đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ dự án nào. Trưởng phòng phát triển dự án giỏi là người có kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết cách hoàn thành công việc đúng hạn trong thực tế và truyền đạt chúng một cách nhất quán đến thành viên trong nhóm.

Dự toán chi phí và xây dựng ngân sách

Bên cạnh những công việc trên, Trưởng phòng phát triển dự án cũng sẽ phải biết cách giữ cho dự án ở trong phạm vi ngân sách được cấp. Cho dù kết quả dự án có đáp ứng mong đợi của khách hàng và được bàn giao đúng thời hạn, nó vẫn sẽ bị đánh giá là một thất bại nếu vượt ngân sách. Tránh bội thu ngân sách là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của một người quản lý.

Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

Cuối cùng, một dự án chỉ thành công nếu khách hàng hài lòng. Một trong những trách nhiệm chính của Trưởng phòng phát triển dự án là giảm thiểu sự không chắc chắn, tránh mọi bất ngờ không mong muốn và làm hài lòng khách hàng. Duy trì giao tiếp hiệu quả là kỹ năng cần thiết để công việc của bạn diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.

Phân tích và quản lý rủi ro

Dự án càng lớn thì càng có nhiều rào cản và cạm bẫy, khiến tiến trình đi chệch so với kế hoạch ban đầu. Sai sót là không thể tránh khỏi những người quản lý dự án giỏi biết cách phân tích tỉ mỉ, cẩn thận và sử dụng trực giác để xác định, đánh giá rủi ro tiềm ẩn ngay cả trước khi dự án bắt đầu. Họ biết cách tránh rủi ro hoặc ít nhất là giảm thiểu tác động của chúng.

Theo dõi tiến độ dự án

Trong giai đoạn đầu, Trưởng phòng phát triển dự án và nhóm của phải có tầm nhìn rõ ràng, quyết tâm hoàn thành xuất sắc dự án. Tuy nhiên, con đường đến đích sẽ không bao giờ bằng phẳng. Khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch, người quản lý dự án cần theo dõi và phân tích cả chi tiêu cũng như hiệu suất toàn bộ nhóm, sau đó đưa ra biện pháp khắc phục hiệu quả. Để cập nhật và khắc phục kịp thời các tình huống phát sinh, Trưởng phòng phát triển dự án phải thường xuyên theo dõi tiến độ công việc, phát hiện sớm vấn đề và xử lý nhanh chóng, gọn gàng.

Quản lý công tác báo cáo và các tài liệu cần thiết

Những Trưởng phòng phát triển dự án có kinh nghiệm biết cách quản lý công tác báo cáo cuối cùng và chuẩn bị tài liệu phù hợp để nghiệm thu, bàn giao. Với tất cả các dự án, báo cáo đóng vai trò vô cùng quan trọng vì nó giúp chứng minh tất cả các yêu cầu của khách hàng đã được đáp ứng. Ngoài ra, báo cáo và tài liệu cũng cung cấp cái nhìn toàn diện, khách quan hơn về tiến trình, các giai đoạn phát triển của dự án, bao gồm cả những gì đã được thực hiện, ai đã tham gia và những bài học kinh nghiệm hữu ích.