1. Nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Nhân viên hành chính nhân sự (HCNS) hay còn gọi là HR Staff là người cộng tác và hỗ trợ đắc lực đằng sau các bộ phận khác trong công ty. Họ có chức năng, vai trò duy trì, phát triển và đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh bao gồm “Nhân sự” và “Hành chính”. Trách nhiệm chính của họ là tập trung hỗ trợ trưởng phòng nhân sự hoàn thành tốt các công việc liên quan đến tuyển dụng, nhân sự. Ngoài ra, việc làm hành chính nhân sự cũng sẽ bao gồm các công việc khác như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như du lịch, tổng kết năm, tổng kết tháng,… Ngoài ra, các cơ hội việc làm Nhân viên hành chính cũng sẽ có tính chất và trách nhiệm tương tự.
2. Mức lương và mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự hiện nay
Mức lương của Nhân viên hành chính nhân sự hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Nhân viên hành chính nhân sự, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Nhân viên hành chính nhân sự. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Nhân viên hành chính nhân sự theo số năm kinh nghiệm. Với mức lương từ 8.000.000 - 15.000.000 triệu/tháng:
| Kinh nghiệm |
Vị trí |
Mức lương |
| 0 - 2 năm |
Cộng tác viên Hành chính nhân sự |
3 - 4 triệu/tháng |
| 0 - 1 năm |
Thực tập sinh hành chính nhân sự
|
3 - 5 triệu/tháng |
| 1 - 3 năm |
Nhân viên hành chính nhân sự |
8 - 15 triệu/tháng |
| 5 - 10 năm |
Trưởng phòng hành chính nhân sự |
20 - 35 triệu/tháng |
Mô tả Nhân viên hành chính nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân viên
Nhân viên hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và cập nhật toàn bộ hồ sơ của nhân viên trong công ty. Điều này bao gồm việc duy trì thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, giấy tờ bảo hiểm, và các tài liệu liên quan khác. Công việc này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận để đảm bảo rằng tất cả thông tin đều được lưu trữ đầy đủ và đúng quy định. Nhân viên sẽ theo dõi và cập nhật các dữ liệu liên quan đến ngày nghỉ phép, ngày công và các chế độ đãi ngộ khác, nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của nhân viên và hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định.
Tuyển dụng và đào tạo
Một phần quan trọng trong công việc của nhân viên hành chính nhân sự là hỗ trợ quy trình tuyển dụng. Nhân viên sẽ đảm nhận việc đăng tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, tổ chức và điều phối các buổi phỏng vấn. Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên mới và hiện tại, bao gồm các chương trình đào tạo nội bộ để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Hỗ trợ các chương trình đào tạo bên ngoài cũng là một phần của trách nhiệm nhằm đảm bảo sự phát triển liên tục của đội ngũ.
Xử lý các vấn đề liên quan đến nhân sự
Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các yêu cầu về bảo hiểm, tiền lương, và các vấn đề phúc lợi khác của nhân viên. Họ sẽ là cầu nối giữa nhân viên và các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến quan hệ lao động. Công việc này yêu cầu khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả, kiên nhẫn và nhạy bén trong việc xử lý các tình huống phức tạp liên quan đến chính sách và quy định lao động.
Quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị
Một nhiệm vụ khác của nhân viên hành chính nhân sự là quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị trong công ty. Nhân viên sẽ theo dõi và quản lý tồn kho văn phòng phẩm, đảm bảo các sản phẩm văn phòng luôn sẵn sàng khi cần thiết. Họ cũng có trách nhiệm đặt hàng và kiểm tra chất lượng của các sản phẩm văn phòng để đảm bảo chúng đáp ứng yêu cầu sử dụng. Đồng thời, nhân viên sẽ quản lý trang thiết bị văn phòng, đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt và thực hiện bảo trì khi cần thiết để hỗ trợ hoạt động làm việc của toàn bộ công ty.
Thực hiện các công việc hành chính khác
Ngoài các nhiệm vụ chính, nhân viên hành chính nhân sự còn hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, cuộc họp và các hoạt động khác của công ty. Họ sẽ đảm nhận việc soạn thảo và xử lý các văn bản hành chính, báo cáo và tài liệu cần thiết khác để hỗ trợ hoạt động hiệu quả của công ty. Điều này bao gồm việc phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo tất cả các hoạt động hành chính diễn ra trơn tru và đúng quy định.
3. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự gồm những bộ phận nào?
Trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp, phòng Hành chính Nhân sự đóng một vai trò không thể thiếu. Để hoạt động hiệu quả, mỗi chức năng trong phòng này được rõ ràng hóa thông qua các bộ phận chuyên biệt:
Bộ phận tuyển dụng
Nhiệm vụ của họ là lựa chọn và thu hút ứng viên cho các vị trí trong công ty. Họ chịu trách nhiệm đưa ra các chiến lược tuyển dụng trên các kênh truyền thông và tiến hành quá trình này. Để thành công, nhân viên tuyển dụng cần hiểu rõ nhu cầu của từng bộ phận và chọn lọc những ứng viên tốt nhất.
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Họ giữ trọng trách xây dựng và cải thiện chính sách lương và các phúc lợi cho nhân viên, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và điều luật lao động. Để làm tốt việc này, nhân viên C&B cần nắm vững các quy định và chính sách lao động.
Bộ phận hành chính
Những người làm việc ở đây có trách nhiệm quản lý và bảo quản các giấy tờ, văn bản và tài sản của công ty. Ngoài ra, họ còn tổ chức các cuộc họp và lên lịch hẹn với đối tác, cũng như nhiều nhiệm vụ khác tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Bộ phận đào tạo và phát triển
Bộ phận đào tạo và phát triển có trách nhiệm nâng cao năng lực của nhân viên. Bằng việc đào tạo, họ giúp nhân viên mở rộng kiến thức và kỹ năng, tạo điều kiện cho họ tiến xa hơn trong sự nghiệp.
4. Học ngành gì để làm Nhân viên hành chính nhân sự?
Ngành Quản trị nhân lực
Chuyên ngành Quản trị nhân lực trang bị cho sinh viên những kiến thức vững chắc và cơ sở về lĩnh vực nhân sự, giúp bạn hiểu biết về việc quản lý để đạt hiệu suất cao trong công việc. Hiện nay, ngành Quản trị nhân lực đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều sinh viên và được đào tạo tại hầu hết các trường Đại học như Kinh tế Quốc dân, Thương mại, trường ĐH Nội vụ, Công đoàn, v.vv..
Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể làm chuyên viên nhân sự, trưởng bộ phận nhân sự và nhiều vị trí khác.
Ngành Quản lý nhân sự
Song song với ngành Quản trị nhân lực, Quản lý nhân sự cũng được nhiều trường đại học đặt ưu tiên trong việc giảng dạy. Những kiến thức và kỹ năng mà sinh viên được đào tạo sẽ giúp họ phát triển và quản lý nhân sự tại những tổ chức lớn. Ngoài ra, bạn còn có cơ hội tiếp cận với các vị trí như trưởng bộ phận nhân sự, chuyên viên đào tạo, hoặc chuyên viên tiền lương và phúc lợi.
Ngành Quản lý nguồn nhân lực
Khi theo học chuyên ngành này, sinh viên được cung cấp kiến thức sâu rộng để có thể làm việc ở nhiều vị trí trong bộ phận hành chính nhân sự. Các trường Đại học đào tạo chuyên ngành này bao gồm Trường ĐH Mở TP HCM, Kinh tế TP HCM, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Thương mại, v.vv
Ngành Quản trị hành chính nhân sự
Đây là một trong những chuyên ngành đang thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên hiện nay. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể giữ vị trí liên quan đến văn phòng nhân sự, chịu trách nhiệm quản lý và hành chính nhân sự của công ty.
Dưới đây là danh sách các trường được đánh giá cao trong đào tạo nguồn lực cho ngành hành chính nhân sự:
Khu vực phía Bắc
Khu vực phía Nam
5. Tố chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự
Người làm hành chính nhân sự cũng cần có những tố chất nhất định mới có thể tiến xa được. Vậy tố chất cần có của chuyên viên hành chính nhân sự là gì? Đầu tiên, bạn cần là người khéo léo, nhanh nhẹn, có khả năng giap tiếp tốt, vì công việc chính của phòng hành chính nhân sự nằm ở làm việc với con người chứ không phải máy móc. Ngoài ra, những đức tính như cần mẫn, tỉ mẩn, chăm chỉ, chịu áp lực tốt cũng rất cần thiết. Mỗi người làm hành chính nhân sự cần sẵn sàng tinh thần khi có quá nhiều nhân viên hỏi về các giấy tờ cũng như vấn đề lương thưởng, đồng thời đảm bảo không được xảy ra sai sót trong quá trình xử lý thông tin.
Sự nhạy bén và hiểu biết về pháp lý
Người làm hành chính nhân sự cần có sự nhạy bén trong việc nắm bắt các quy định pháp lý và chính sách công ty. Sự am hiểu này giúp họ đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự tuân thủ đúng quy định và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp.
“Đa di năng”
Bất kỳ công ty nào cũng thích nhân viên có thể làm nhiều việc một lúc. Nhất là người làm hành chính nhân sự, vừa quản lý giấy tờ nhưng vẫn quan tâm đến các mảng trong nhân sự. Vì vậy, chúng ta có thể coi họ là những người “Đa di năng”.
Đạo đức nghề nghiệp tốt
Đạo đức nghề nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng của hành chính nhân sự, và cả các nghề khác. Việc đánh giá các quyết định đến lương thưởng cần sự minh bạch, rõ ràng. Đôi khi, có những người có năng lượng nhưng không có đạo đức sẽ làm tổn hại đến doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tư tưởng những thế hệ sau này.
Kỹ năng quản lý tổ chức
Như đã nói ở trên, muốn lên được vị trí cao thì chúng ta cần trau dồi kỹ năng quản lý tổ chức. Công việc hành chính nhân sự thường xuyên phải tổ chức hoạt động nội bộ cho công ty, bao gồm các hoạt động giải trí, vậy nên không thể thiếu kỹ năng quản lý tổ chức.
Tính kiên nhẫn và bình tĩnh
Công việc trong ngành hành chính nhân sự thường xuyên đối mặt với các tình huống căng thẳng, xung đột hay khiếu nại từ nhân viên. Vì vậy, kiên nhẫn và khả năng giữ bình tĩnh là điều quan trọng để xử lý các tình huống một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Khám phá thêm:
Việc làm Trưởng phòng hành chính nhân sự đang tuyển dụng
Việc làm Thực tập sinh hành chính nhân sự đang tuyển dụng
Việc làm Nhân viên nhân sự đang tuyển dụng
Việc làm Nhân viên hành chính nhân sự đang tuyển dụng
Tweet
Facebook
Copy Link