Purpose of the position
This position encompasses a range of responsibilities, including general administrative tasks, consumable management, stationery management, facility management, and providing administrative support to the Managing Director.
Main Duties & Responsibilities
Assistant scope
Schedule & prepare meetings - notes / files
Support email / communication via call or face to face
Take notes & actions and manage central action list for all site & department
Book flight / restaurant / meetings & coordinate logistics during the day
Pay & collect invoice - make expense report
General chores and errands
Inform related parties with transparent information
Procurement scope
Arrange Gift/Uniform/PPE/Employee cards and other gifts (for internal event, project, adhoc award, training, vendor, customer)
Order business card
Follow up & book air ticket & hotel
Check invoices for meal (while travelling)
Lunch/dinner arrangement
stationery etc - general repetitive procurement
MHE maintenance
Internal events/party arrangements - coordinate with TU team; internal vehicle arrangement for company parties and dinners
Administrative scope
Handling hard and soft copies (debit note, PO, etc) from relevant departments (Procurement/ Ops team/Sales, etc)
Manage asset list all sites
Arrange seating layout and prepare stuffs for office moving, for new employees
Check Compliance documents/requests
Car logistics arrangement
Legal management of documents and document flow, approval matrix
Checking HR-Admin contract/fee; check/understand contract at other sites
ISO documents preparing & checking
Schedule & prepare meetings - notes / files
Support email / communication via call or face to face
Take notes & actions and manage central action list for all site & department
Book flight / restaurant / meetings & coordinate logistics during the day
Pay & collect invoice - make expense report
General chores and errands
Inform related parties with transparent information
Arrange Gift/Uniform/PPE/Employee cards and other gifts (for internal event, project, adhoc award, training, vendor, customer)
Order business card
Follow up & book air ticket & hotel
Check invoices for meal (while travelling)
Lunch/dinner arrangement
stationery etc - general repetitive procurement
MHE maintenance
Internal events/party arrangements - coordinate with TU team; internal vehicle arrangement for company parties and dinners
Handling hard and soft copies (debit note, PO, etc) from relevant departments (Procurement/ Ops team/Sales, etc)
Manage asset list all sites
Arrange seating layout and prepare stuffs for office moving, for new employees
Check Compliance documents/requests
Car logistics arrangement
Legal management of documents and document flow, approval matrix
Checking HR-Admin contract/fee; check/understand contract at other sites
ISO documents preparing & checkingYêu Cầu Công Việc
Skills and Specification
Experience as Admin Staff/ Personal assistant or similar role
Ability to use English both spoken and written
Proficiency in MS Word, Excel & Outlook
Dynamic, details oriented.
Professional attitude and appearance
Skills and Personalities
Detail oriented
Punctual
Assertive
Fluent in English
Pro-active
MS-office skills in teams, outlook, excel, powerpoint etc
Flexible mindset
Willing to work OT as required
Confident & enthusiasticChế độ bảo hiểm
Du Lịch
Chế độ thưởng
Chăm sóc sức khỏe
Đào tạo
Tăng lương
Nghỉ phép năm
BB Capital được thành lập với sứ mệnh chắp cánh cho các doanh nghiệp tạo ra cách mạng với những mô hình kinh doanh đột phá và có tính hiệu quả cao. Với đội ngũ nhà đầu tư dày dặn kinh nghiệm và nhạy bén, cùng những nguồn lực hỗ trợ dồi dào, chúng tôi đã và đang xây dựng, thúc đẩy các doanh nghiệp trong hệ sinh thái của mình với những giá trị thiết thực và bền vững.
Tầm nhìn và Chiến lược đầu tư
BB Capital luôn hướng tới những giá trị thiết thực mang tính hiệu quả cao với chiến lược đầu tư dài hạn. Chúng tôi luôn tìm kiếm, xây dựng và phát triển hệ sinh thái những startup hứa hẹn sẽ mang đến những cuộc cách mạng lớn trong các lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử, tài chính và công nghệ.
Giá trị mang lại
Chúng tôi đồng hành với các startup bằng nguồn lực hỗ trợ dài hạn về tài chính, sales, marketing, nhân sự và quản lý vận hành với hệ sinh thái đa dạng có sẵn và những giá trị đặc biệt, phù hợp với từng startup.
Nguyên tắc làm việc
Minh bạch, trách nhiệm và đề cao sự hiệu quả.