Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
A. Công tác tuyển sinh
- Nắm vững các thông tin về chương trình và dịch vụ của Nhà trường, cập nhật khi có thay đổi.
- Chỉn chu bộ tài liệu tư vấn tuyển sinh (sale kit), các thông tin, ấn phẩm gởi Phụ huynh, không gian làm việc, tiếp đón Phụ huynh.
- Thực hiện tư vấn theo sự phân công, follow up Phụ huynh tham khảo thông tin, nhập liệu Phần mềm tuyển sinh, có kế hoạch, đề xuất và báo cáo định kỳ đến Hiệu trưởng hoặc Quản lý trực tiếp.
- Thông tin, phối hợp với đồng nghiệp trong bộ phận và các bộ phận khác thực hiện qui trình đón tiếp Phụ huynh hiệu quả (tương tác với trẻ, bé đến làm quen lớp, thử đồng phục,...).
- Chủ động tìm kiếm nguồn phụ huynh tiềm năng, đề xuất các hoạt động với Hiệu trưởng hoặc Quản lý trực tiếp.
- Hoàn tất thủ tục nhập học cho Học sinh mới (hướng dẫn, tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ nhập học của Học sinh, thu phí, gởi các thư thông báo của Trường, thông tin tài khoản trên App Dotb...).
- Cập nhật các chương trình khuyến sinh, theo dõi quà tặng tuyển sinh.
- Tìm hiểu và nắm rõ các đối thủ cạnh tranh trong khu vực.
B. Công tác lưu sinh (Chăm sóc học sinh và phụ huynh)
- Tiếp cận, chăm sóc Học sinh và Phụ huynh hiện tại theo sự phân công của Hiệu trưởng hoặc Quản lý trực tiếp.
- Nắm rõ các qui trình hiện hành (qui trình xử lý phàn nàn của Học sinh, qui trình đón trả trẻ, qui trình xử lý Học sinh bệnh/ xảy ra sự cố tại trường, qui trình đăng ký xe đưa đón Học sinh...) và thực hiện tốt vai trò của mình trong chuỗi qui trình; Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan trong qui trình.
- Thực hiện các công việc trong chuỗi chăm sóc Học sinh và Phụ huynh: điểm danh, liên lạc kết nối, cập nhật tình hình Học sinh cho Phụ huynh, gởi thông tin liên quan của Nhà trường đến Phụ huynh (lịch hoạt động, thông tin tài khoản app Dotb...), chúc mừng sinh nhật, thăm Học sinh bệnh, phản hồi và giải đáp thắc mắc đến Phụ huynh (nếu có)...
- Hỗ trợ Giáo viên/ lớp trong những tình huống khẩn được yêu cầu (lớp có nhiều bé mới, Giáo viên nghỉ phép...)
- Phối hợp, hỗ trợ hoặc chụp hình ảnh trong hoạt động vui chơi, học tập của Học sinh định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất.
- Hỗ trợ tổ chức các kì họp Phụ huynh Học sinh trong năm học, các kỳ thăm khám sức khoẻ Học sinh,...
- Hỗ trợ theo dõi công nợ Học sinh; Nắm và thực hiện các qui trình xử lý thủ tục bảo lưu, hoàn trả phí cho Học sinh.
- Hoàn tất và quản lý hồ sơ Học sinh.
C. Công tác liên quan hành chính
- Hỗ trợ giám sát các Nhà cung cấp theo sự phân công và hướng dẫn của Hiệu trưởng hoặc Quản lý trực tiếp.
- Quản lý tuyến xe của Học sinh theo sự phân công, điều phối các vấn đề phát sinh khác liên quan đến xe với sự phê duyệt của Hiệu trưởng hoặc Quản lý trực tiếp. (nếu có).
- Chuẩn bị quà sinh nhật cho Học sinh hàng tháng.
- Đặt suất ăn cho Học sinh, Nhân viên - Giáo viên hàng tuần.
- Hỗ trợ quản lý tài sản (thiết bị, đồ dùng, đồ chơi,....) tại khu vực được phân công.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, các buổi đào tạo và hướng dẫn của hệ thống (nếu có).
- Thực hiện các báo cáo liên quan và các công việc phát sinh khác theo sự phân công của Hiệu trưởng hoặc Quản lý trực tiếp.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
- Hiểu biết về Luật lao động là một lợi thế
- Có thể sử dụng Tiếng Anh cơ bản trong giao tiếp
- Tin học văn phòng (Word, Excel, PPT, MMP), sử dụng tốt Outlook, trang mạng xã hội...
- Trên 1 năm kinh nghiệm, ưu tiên đã làm việc trong lĩnh vực Giáo dục, đặc biệt là Giáo dục mầm non
- Khả năng nắm bắt tâm lý, thuyết phục khách hàng tốt, giọng nói chuẩn, rõ ràng
- Có thể làm việc với áp lực, làm việc theo đội nhóm và độc lập
Quyền lợi được hưởng
- Lương tháng 13 và review hiệu suất công việc 6 tháng/lần
- Hỗ trợ ăn trưa tại trường
- Thời gian thử việc 2 tháng, hưởng 100% lương
- Nghỉ phép hàng năm (12 ngày) và ngày lễ Quốc Gia (11 ngày)
- Tham gia đầy đủ BHYT, BHXH và BHTN (Full lương)
- Được cấp phát đầy đủ thiết bị xuyên suốt quá trình làm việc
- Môi trường làm việc nhanh nhẹn, năng động và tập trung về phát triển con người
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Nhân viên hành chính là gì?
Nhân viên hành chính (Administrative staff) là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính - Nhân sự hoặc Hành chính - Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau
Mô tả công việc Nhân viên hành chính
Bên cạnh nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính còn phải thực hiện các công việc như lập bảng lương, gửi email và làm việc với các dự án đặc biệt, lên lịch các hoạt động, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ điển hình hàng ngày của Nhân viên hành chính bao gồm:
- Lễ tân văn phòng, Thư ký hỗ trợ
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản - hồ sơ
- Chấm công, thực thi chính sách
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Duy trì môi trường làm việc
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý
- Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp
- Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp
- Lưu giữ tài liệu cả bản cứng bản mềm, giữ lịch làm việc hằng tuần của nhân viên
- Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo, phân loại và phân phát thư
- Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân viên mới với bộ phận IT
- Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp
Nhân viên hành chính có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân viên hành chính
Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên hành chính, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên hành chính?
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên hành chính
Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,… là đủ điều kiện để ứng tuyển. Tuy nhiên nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, Nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử giao tiếp. Đôi khi họ phải bỏ qua cái tôi của bản thân để làm sao đôi bên cùng cảm thấy thỏa mãn, hài lòng.
Hành chính viên cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề - thời điểm - sự kiện, cũng như rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe. Điều này giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và chia sẻ các ý kiến khác nhau từ nhân sự, biết cách xây dựng niềm tin từ mọi người.
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Một Nhân viên hành chính văn phòng chắc chắn phải thành thạo các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Powerpoint,… nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.
Bản thân Nhân viên hành chính cũng cần có thái độ cầu thị, không ngừng tìm tòi để nâng cao trình độ. Họ cần linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ khác nhau để xử lý công việc, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian
Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính thường xuyên tiếp xúc với các loại tài liệu, văn thư. Ở một giai đoạn nào đó, họ sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Việc sắp xếp, quản lý thời gian tối ưu sẽ giúp họ duy trì đúng tiến độ công việc, tránh rơi vào trạng thái căng thẳng.
Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề
Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang đến sự hài lòng, tôn trọng.
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng khác cần có của hành chính viên đó là biết lập kế hoạch và lên lịch trình trước. Họ cần biết quản lý các cuộc hẹn, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển hệ thống thủ tục văn phòng. Một nhân viên hành chính có khả năng lập và dự trù kế hoạch sẽ tối ưu thời gian làm việc.
Lộ trình thăng tiến Nhân viên hành chính
Mức lương bình quân của Nhân viên hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Nhân viên nhân sự: 8 - 10 triệu đồng/tháng
- Chuyên viên tuyển dụng: 10 - 15 triệu đồng/tháng
- Nhân viên hành chính nhân sự: 8 - 10 triệu đồng/tháng
Nhiều bạn lo lắng khi công việc nhân viên văn phòng khó hoặc là không có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên đây mới chính là nghề nghiệp có nhiều cơ hội thăng tiến. Cơ hội thăng tiến của nhân viên hành chính là gì? Sau đây là 3 cấp bậc thăng tiến cũng như mức lương của một nhân viên hành chính (dựa vào báo cáo của Adecco Vietnam năm 2016):
Nhân viên hành chính
Với 1-3 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính được tham gia vào các hoạt động hàng ngày liên quan đến quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ các công việc văn phòng khác. Trong giai đoạn này, họ có cơ hội làm quen với quy trình làm việc và các quy định hành chính cơ bản.
Chuyên viên hành chính
Sau khoảng 3-5 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính có thể tiến lên vị trí Chuyên viên hành chính. Ở vị trí này, họ đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao như xây dựng và duy trì hệ thống quản lý tài liệu, quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và tham gia vào các dự án hành chính. Họ có cơ hội phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhỏ trong vai trò này.
Trưởng phòng hành chính
Với khoảng 7-10 năm kinh nghiệm, Chuyên viên hành chính có thể tiến lên vị trí Trưởng phòng hành chính. Ở vị trí này, họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phòng hành chính, lãnh đạo đội ngũ nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình hành chính, và đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động văn phòng. Trưởng phòng hành chính thường tham gia vào quyết định chiến lược và có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự.
Giám đốc hành chính
Với hơn 10 năm kinh nghiệm và thành tựu đáng kể trong lĩnh vực hành chính, Trưởng phòng hành chính có thể tiến lên vị trí Giám đốc hành chính. Vai trò này đòi hỏi khả năng lãnh đạo chiến lược, quản lý các hoạt động văn phòng toàn diện, định hình chính sách và quy trình, và đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ của các quy định hành chính. Giám đốc hành chính thường có tầm nhìn chiến lược và ảnh hưởng đến hướng phát triển của tổ chức.
Lưu ý rằng lộ trình thăng tiến của Nhân viên hành chính có thể thay đổi tùy theo công ty và ngành nghề cụ thể. Thời gian và yêu cầu kinh nghiệm cũng có thể khác nhau.