Lotte Mart Việt Nam 2.3 ★

- The Personal Assistant is working closely to the General Director and organizing his calendar management, keeping General Director’s agenda, organize and prepare meeting rooms and keep minutes of all meetings in proper filing.

Trợ lý cá nhân làm việc chặt chẽ với Tổng Giám đốc và tổ chức quản lý lịch làm việc, chương trình làm việc cho Tổng Giám đốc, tổ chức và chuẩn bị các phòng họp và lưu giữ biên bản của tất cả các cuộc họp trong hồ sơ thích hợp.

- Attends meetings such as Morning Briefing, Department Heads Meeting, Executive Committee Meeting between GM with GD, , as requested. Takes minutes and interprets in those meetings should there be a need

Tham dự các cuộc họp như Họp giao ban, họp giữa Giám đốc điều hành và Tổng giám đốc, họp các đối tác khi được yêu cầu. Ghi biên bản cuộc họp và phiên dịch trong các cuộc họp đó.

- Directs all aspects of secretarial work in the hotel and owner, maintains the executive office and all matters relating to executive administration in a confidential, professional manner

Giải quyết các công việc Thư ký trong khách sạn và chủ đầu tư, duy trì văn phòng điều hành và tất cả các công việc liên quan đến quản trị với thái độ tự tin và chuyên nghiệp

- Is the point of contact between the GM, HODs, managers, other employees with General Director

Là đầu mối liên lạc giữa Giám đốc điều hành,các Trưởng bộ phận, cấp quản lý,cấp nhân viên với Tổng Giám Đốc

- Should be able to boost the communication and relations between GD and all employees

Có khả năng truyền tải thông tin cũng như thiết lập mối quan hệ giữa Tổng Giám đốc và đội ngũ nhân viên

- Interacts with guests and individuals outside the hotel including, but not limited to, current and potential clients , suppliers, competitors and other members of the local community

Giao tiếp với khách hàng và từng cá nhân bên ngoài khách sạn bao gồm nhưng không giới hạn, khách hàng hiện tại và tiềm năng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và các thành viên cộng đồng

- Represents the hotel in a positive manner on and off duty

Đại diện khách sạn với thái độ tích cực cả trong công việc và ngoài công việc

- Reports directly to and communicates with the GD on all administrative matters

Báo cáo trực tiếp cho và giao tiếp với Tổng Giám đốc trong tất cả các công việc

- Day-to-day secretarial work to include typing, filing, faxes and telephone

Thực hiện công việc Thư ký bao gồm đánh máy, lưu trữ tài liệu, gửi fax và gọi điện thoại

- Co-ordinate and arranges activities accorded by the General Director’s office.

Phối hợp và sắp xếp công việc trong văn phòng Tổng Giám đốc.

- Appraise GD of the day to day activities of the section.

Nhắc nhở Tổng Giám đốc các công việc hàng ngày.

- Arrange appointments and meetings for the GD, recording same in diary and ensure the GD has the appropriate documentation for each appointment.

Sắp xếp các cuộc hẹn và họp cho Tổng Giám đốc, ghi lại trong Nhật ký công việc và đảm bảo Tổng Giám đốc có đầy đủ các tài liệu cần thiết cho mỗi cuộc hẹn/ họp.

- Perform hostess duties at staff, guest and other functions as required.

Hỗ trợ công việc đón tiếp khách tại các sự kiện

- Assesse priorities of work and assist in organizing GD’s priorities.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên giải quyết công việc và hỗ trợ Tổng Giám đốc thứ tự ưu tiên giải quyết công việc.

- Prepare replies to routine correspondence for GD’s signature.

Chuẩn bị các tài liệu phản hồi cần chữ ký của Tổng Giám đốc.

- Take dictation of correspondence as required.

Chuẩn bị các tài liệu phản hồi theo yêu cầu.

- Maintain the strictest confidentiality at all times on all matters.

Luôn duy trì tính bảo mật cao nhất trong mọi vấn đề.

- Distributes memos, letters and other information etc.

Điều phối thông báo, thư từ và các thông tin khác…

- Handles reservation as requested by GD

Xử lý các thông tin đặt phòng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc

- Translates incoming letters, documents, articles as requested

Dịch các thư từ, tài liệu theo yêu cầu

- Contributes to boosting cross-departmental working methods thanks to his/her relational skills, adaptability and professionalism.

Góp phần thúc đẩy liên kết làm việc các phòng ban dựa vào kỹ năng quan hệ, khả năng thích ứng và cách làm việc chuyên nghiệp

- Maintain confidentiality of sensitive matters/issues.

Giữ bí mật trong các vấn đề/ đặc biệt những vấn đề nhạy cảm .

- Other job task which be required by GD.

Thực hiện các công việc khác được phân công bởi Tổng Giám đốc.

• Bữa ăn theo ca được cung cấp bởi Khách sạn theo giá thực phẩm thô 40,000/xuất có bữa chính và tráng miệng (sữa chua, hoa quả)

• Gửi xe miễn phí ngay cạnh khách sạn

• Phòng làm việc riêng. Môi trường làm việc thân thiện, an toàn, chuyên nghiệp, hiện đại

• Các khóa đào tạo theo tiêu chuẩn tập đoàn và khách sạn 5 sao

• Phát triển nghề nghiệp tại khách sạn 5 sao cao cấp và sang trọng tại Hà Nội

- Languages: fluent in Vietnamese and English (4 skills) / Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh 4 kỹ

năng (Nghe-Nói-Đọc-Viết)

- Requires good communication skills, both verbal and written / Yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt cả

nói và viết.

- Requires good planning skills and good organising skills / Yêu cầu kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng

tổ chức tốt.

- Must have customer relation/ customer service skills / Phải có kỹ năng quan hệ khách hàng/ kỹ

năng dịch vụ khách hàng.

- Excellent presentation and interpersonal skills / Kỹ năng thuyết trình và kỹ năng xã hội xuất sắc.

- Extensive knowledge of the hotel, its services, and facilities / Có kiến thức sâu rộng về khách sạn,

các dịch vụ và cơ sở vật chất của khách sạn.

- Strong type and good translate ability / Kỹ năng đánh máy và khả năng dịch tốt.

- Excellent time management and self-organisation skills with the ability to work effectively to tight

timescales and under pressure/stressful situations/ Kỹ năng quản lý thời gian và tự tổ chức xuất

sắc với khả năng làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian eo hẹp và trong các tình huống áp lực /

căng thẳng.

- Proficient in the use of Microsoft Office. / Sử dụng Microsoft Office thành thạo

EDUCATION / CERTIFICATES / EXPERIENCE: YÊU CẦU BẰNG CẤP/ KINH NGHIỆM

- Bachelor’s degree in Business or equivalent. / Bằng cử nhân Kinh tế hoặc Nghiệp vụ Thư ký.

- At least 3 year of secretarial experience, priority in hospitality industry /

Có kinh nghiệm làm việc setup thời kỳ Tiền mở cửa khách sạn là điểm cộng.

- Previous experience in a multi-cultural environment is essential.

Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa văn hóa là cần thiết.

• Ứng tuyển trực tuyến trên Hoteljob.vn 
• Ứng tuyển qua đơn xin ứng tuyển Online tại: https://docs.google.com/forms/d/1QufzvKt2Sw6jyElb6nSdWLffFJEqhjOLYq8jCEgWQGc/viewform?ts=62e0c440&edit_requested=true
• Gửi CV trực tiếp tại bộ phận An ninh của khách sạn tại địa chỉ: Hầm B1, B7 Giảng Võ, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội