Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
• Nhân sự:
- Tổ chức các buổi đào tạo nâng cao kỹ năng, chuyên môn cho nhân sự
- Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đánh giá; đề bạt, bố trí, sắp xếp nhân sự theo yêu cầu.
- Làm trung gian giao tiếp giữa nhân viên phòng hành chính với lãnh đạo cấp trên, truyền đạt yêu cầu của cấp trên đến nhân viên.
• Hành chính:
- Cung cấp trang thiết bị tại văn phòng, kiểm kê và bảo quản tài sản của công ty.
- Tổ chức các hoạt động du lịch, tổ chức tất niên, khai xuân, sinh nhật CBNV...
- Duy trì hoạt động của các Giấy phép của công ty
- Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các buổi hội thảo của công ty/hệ thống; chuẩn bị quà mừng cho đối tác, khách hàng khi cần thiết.
- Xây dựng và duy trì thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty; các quy trình lưu trữ hồ sơ, sổ sách cho các phòng ban.
- Quản lý công văn giấy tờ, phát hành và cập nhật các biểu mẫu (thông báo, quyết định, công văn)
- Thực hiện các công việc khác do BLĐ yêu cầu.
Yêu cầu công việc
- Khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, kỹ năng tin học văn phòng tốt
- Tốt nghiệp Đại học trở lên, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương
- Nữ, tuổi từ 25 – 35 tuổi.
Quyền lợi
- Đóng BHXH, hưởng các ngày nghỉ lễ và phép năm theo quy định của Luật Lao động (khi ký HĐ chính thức).
- Mức lương: 8 – 10tr (thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực)
- Ăn trưa miễn phí tại bếp ăn công ty
Cập nhật gần nhất lúc: 2024-11-01 02:40:02
Công ty Cổ phần Tập đoàn Newstar (NEWSTAR GROUP) là doanh nghiệp hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, trong đó, dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (Xuất khẩu lao động) là lĩnh vực tiên phong và thế mạnh.
NEWSTAR được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp đổi Giấy phép mới hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng số 689/LĐTBXH-GP ngày 28 tháng 12 năm 2022 (thay giấy phép số 1304//LĐTBXH-GP).
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Nhân viên hành chính là gì?
Nhân viên hành chính (Administrative staff) là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính - Nhân sự hoặc Hành chính - Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Ngoài ra, các cơ hội việc làm Nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ có tính chất và trách nhiệm tương tự.
Mô tả công việc Nhân viên hành chính
Quản lý Hồ sơ và Tài liệu
Nhân viên hành chính là người giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý hồ sơ và tài liệu của công ty. Công việc này bao gồm việc tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo và hồ sơ nhân sự. Đảm bảo rằng các tài liệu được sắp xếp một cách khoa học và dễ dàng tra cứu khi cần thiết là một phần thiết yếu của nhiệm vụ. Điều này bao gồm việc thực hiện sao chép, quét và gửi tài liệu khi có yêu cầu, đồng thời bảo mật thông tin nhạy cảm để bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật của công ty.
Hỗ trợ Quản lý Lịch làm việc và Cuộc họp
Một phần quan trọng của công việc là hỗ trợ quản lý lịch làm việc và tổ chức các cuộc họp. Nhân viên hành chính có trách nhiệm sắp xếp và quản lý lịch làm việc cho các lãnh đạo và các phòng ban, đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp và sự kiện được tổ chức một cách chính xác và hiệu quả. Công việc này bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị cần thiết và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, nhân viên hành chính cũng phải ghi chép biên bản cuộc họp và theo dõi các hành động cần thực hiện sau cuộc họp để đảm bảo rằng tất cả các quyết định được thực hiện đúng hạn.
Xử lý Các Vấn đề Hành chính
Nhân viên hành chính là người giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh trong công ty. Công việc này bao gồm việc tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ các phòng ban khác, đảm bảo rằng các yêu cầu được đáp ứng kịp thời và chính xác. Nhân viên hành chính cũng cần quản lý các thiết bị văn phòng và vật dụng cần thiết, bao gồm việc đặt hàng và theo dõi tình trạng cung cấp để đảm bảo rằng các tài nguyên luôn sẵn sàng và hoạt động hiệu quả. Giải quyết các sự cố thiết bị và yêu cầu hỗ trợ từ nhân viên là một phần không thể thiếu trong công việc này.
Chăm sóc Khách hàng và Giao tiếp
Chăm sóc khách hàng và giao tiếp hiệu quả là một nhiệm vụ quan trọng trong công việc của nhân viên hành chính. Họ phải tiếp đón khách đến công ty, cung cấp thông tin cần thiết và hướng dẫn họ một cách chu đáo. Điều này bao gồm việc trả lời điện thoại, xử lý email và các yêu cầu từ bên ngoài công ty một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Giao tiếp hiệu quả với các phòng ban khác cũng là một phần của công việc, giúp đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời, góp phần duy trì sự phối hợp và hiệu quả làm việc trong tổ chức.
Hỗ trợ Quản lý Nhân sự
Nhân viên hành chính cũng đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong quản lý nhân sự. Họ thực hiện các nhiệm vụ hành chính liên quan đến nhân sự như lưu trữ hồ sơ nhân viên, hỗ trợ quy trình tuyển dụng và quản lý các tài liệu liên quan đến việc nghỉ phép, bảo hiểm và phúc lợi. Ngoài ra, nhân viên hành chính còn tham gia tổ chức các sự kiện nội bộ và hoạt động của công ty như đào tạo, hội thảo và các chương trình gắn kết đội ngũ. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự phát triển và gắn kết của nhân viên.
Nhân viên hành chính có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân viên hành chính
Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên hành chính, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên hành chính?
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên hành chính
Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,… là đủ điều kiện để ứng tuyển. Tuy nhiên nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:
Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn
Ứng viên cho vị trí Nhân viên hành chính cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Kinh tế hoặc các ngành tương tự. Trình độ học vấn này cung cấp nền tảng kiến thức cơ bản về quản lý tổ chức, quy trình hành chính và kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc. Ngoài bằng cấp, việc sở hữu chứng chỉ hoặc đào tạo chuyên sâu về quản lý hành chính, nhân sự hoặc các khóa học liên quan đến luật lao động sẽ là một điểm cộng lớn. Những chứng chỉ này không chỉ chứng minh sự cam kết và chuyên môn của ứng viên mà còn giúp họ nắm vững các quy định pháp lý và quy trình làm việc hiệu quả trong môi trường hành chính.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là một trong những yêu cầu quan trọng nhất cho vị trí Nhân viên hành chính. Ứng viên cần có khả năng phân tích và sắp xếp công việc một cách hiệu quả, từ việc quản lý lịch trình hàng ngày đến việc theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ theo thời hạn. Kỹ năng này bao gồm khả năng thiết lập ưu tiên công việc, sắp xếp các nhiệm vụ một cách hợp lý và duy trì hiệu quả trong việc xử lý các công việc đa nhiệm. Sự tổ chức tốt không chỉ giúp duy trì trật tự trong công việc mà còn cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là một yêu cầu không thể thiếu đối với Nhân viên hành chính. Ứng viên cần có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Điều này bao gồm kỹ năng lắng nghe tích cực để hiểu rõ các yêu cầu và mong muốn, kỹ năng nói và viết để truyền đạt thông tin một cách chính xác và dễ hiểu. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp ứng viên xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và duy trì sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề: Trong vai trò Nhân viên hành chính, khả năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả là rất quan trọng. Ứng viên cần có khả năng phân tích các tình huống phát sinh, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra các giải pháp hợp lý. Kỹ năng này bao gồm khả năng ra quyết định chính xác dưới áp lực, xử lý các sự cố và tranh chấp một cách khéo léo và duy trì sự ổn định trong công việc. Sự linh hoạt và sáng tạo trong giải quyết vấn đề giúp cải thiện hiệu quả công việc và đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.
- Thành thạo các phần mềm văn phòng: Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng là một yêu cầu cơ bản đối với Nhân viên hành chính. Ứng viên cần nắm vững việc sử dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), các công cụ quản lý email và các phần mềm hỗ trợ công việc khác như hệ thống quản lý tài liệu và phần mềm quản lý dự án. Khả năng làm việc hiệu quả với các công cụ này giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ hành chính một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời hỗ trợ việc lưu trữ, truy xuất và xử lý thông tin một cách hiệu quả.
Các yêu cầu khác
Tính cách và thái độ làm việc: Ứng viên cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ, với tinh thần trách nhiệm cao. Sự chủ động trong công việc, khả năng làm việc dưới áp lực và tinh thần hợp tác là những yếu tố quan trọng giúp ứng viên đáp ứng tốt các yêu cầu công việc. Thái độ tích cực và sự kiên nhẫn trong xử lý công việc sẽ giúp duy trì một môi trường làm việc hài hòa và góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
Lộ trình thăng tiến Nhân viên hành chính
| Kinh nghiệm | Vị trí | Mức lương |
| 0 - 1 năm | Thực tập sinh hành chính nhân sự | 3 - 5 triệu/tháng |
| 1 - 3 năm | Nhân viên hành chính | 6 - 10 triệu/tháng |
| 3 - 5 năm | Trợ lý hành chính | 10 - 15 triệu/tháng |
| 5 - 7 năm | Trưởng phòng hành chính | 20 - 30 triệu/tháng |
Mức lương trung bình của Nhân viên hành chính so với các vị trí tương tự khác:
- Nhân viên hành chính 6.000.000 - 10.000.000 đồng (1 tháng)
- Nhân viên hành chính nhân sự 8.000.000 - 15.000.000 đồng (1 tháng)
- Nhân viên nhân sự 7.000.000 - 15.000.000 đồng (1 tháng)
1. Thực tập sinh hành chính nhân sự
Mức lương: 3 - 5 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thực tập sinh hành chính nhân sự là người hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ tuyển dụng, đến việc quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo tài chính cơ bản. Họ làm việc dưới sự giám sát của các chuyên viên nhân sự và có cơ hội học hỏi về quy trình tuyển dụng, tính toán lương và các công việc hành chính khác. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tiếp cận các kỹ năng và kiến thức thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và hành chính.
>> Đánh giá: Vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự là lựa chọn lý tưởng cho những sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đang tìm kiếm cơ hội để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự và hành chính. Cá nhân phù hợp cho vị trí này cần có tinh thần học hỏi cao, khả năng giao tiếp tốt và sự chăm chỉ. Kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc với các công cụ phần mềm văn phòng là rất quan trọng..
2. Nhân viên hành chính
Mức lương: 6 - 10 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính và văn phòng hàng ngày, bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, xử lý thư từ và gọi điện thoại. Họ cũng hỗ trợ trong việc chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện, đảm bảo rằng các quy trình văn phòng diễn ra suôn sẻ. Nhân viên hành chính thường làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng được duy trì hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí nhân viên hành chính là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng.
3. Trợ lý hành chính
Mức lương: 10 - 15 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý cấp cao và các bộ phận khác trong việc thực hiện các công việc hành chính và tổ chức. Họ thường quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong văn phòng. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và góp phần đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí Trợ lý hành chính là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức.
4. Trưởng phòng hành chính
Mức lương: 20 - 30 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: Từ 5 - 7 năm trở lên
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày. Họ lãnh đạo đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo rằng các quy trình và chính sách được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng phối hợp với các bộ phận khác để cải tiến quy trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
>> Đánh giá: Cơ hội việc làm Trưởng phòng hành chính là một vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc cùng khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả. Người đảm nhận vai trò này cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình hành chính, quy định pháp lý và các công cụ quản lý. Trưởng phòng hành chính thường phải xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình làm việc cho bộ phận hành chính, đồng thời giám sát hoạt động của các trợ lý hành chính và nhân viên khác.
Xem thêm:
Việc làm Thực tập sinh hành chính nhân sự cho sinh viên