Ngân hàng Kiên Long - Kienlongbank 2.3 ★

1. Quản lý và sử dụng con dấu Hội sở:
- Tiếp nhận/Kiểm tra thông tin/Hướng dẫn Đơn vị bổ dung nội dung Tờ trình đề xuất.
- Yêu cầu Nhà cung cấp khắc mẫu dấu, gửi Đơn vị xác nhận.
- Trình Giám đốc Phòng HCQT, Phòng PCTT ký xem xét và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Tờ trình và mẫu dấu mới.
- Liên hệ đặt/Nhận bàn giao con dấu mới từ Nhà cung cấp.
- Thực hiện thủ tục bàn giao con dấu cho Đơn vị đề nghị.
- Thanh toán chi phí; Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Hội sở.
- Ghi số, đóng dấu văn bản thuộc Hội sở.
- Nhập liệu văn bản đóng dấu Hội sở.
2. Quản lý và phát hành Công văn đến/đi:
+ Tiếp nhận công văn đến. + Phân loại, lấy số công văn đến. + Trình xử lý cho cấp có thẩm quyền. + Nhận phản hồi và phát hành công văn đến (trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên DocMan). + Lưu trữ và truy lục khi có yêu cầu. - Công văn đi: + Tiếp nhận công văn đi của các phòng ban Hội sở, kiểm tra văn bản trước khi lấy số theo quy định. + Lấy số văn bản, trực tiếp phát hành văn bản theo yêu cầu (phát hành trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên Docman ...). + Tháo gỡ các văn bản khi có chỉ đạo của Lãnh đạo. + Kiểm tra việc phát hành và nhận văn bản (của các đối tượng liên quan). + Báo cáo phát hành văn bản trên chương trình Docman đến Ban Lãnh đạo. + Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định, truy lục khi có yêu cầu. + Đóng dấu HẾT HIỆU LỰC đối với văn bản (fiel giấy + file scan) không còn hiệu lực và cập nhật lại file scan trên chương trình Docman khi có Quyết định do HĐQT/Tổng Giám đốc ký ban hành. + Thực hiện thủ tục hủy văn bản đúng quy định của Ngân hàng, của pháp luật. + Thường xuyên cập nhật, đề xuất hủy văn bản đã hết niên hạn lưu trữ (nếu có) trình Giám đốc Phòng. + Tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin có liên quan.
3. Phát hành Lệnh điều động công tác/Giấy giới thiệu:
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu/ghi nhận/trình Tổng Giám đốc phê duyệt Lệnh điều động công tác, Giấy giới thiệu.
- Đăng ký vào sổ/ghi số và cung cấp cho bộ phận yêu cầu.
4. Lưu trữ hồ sơ (không bao gồm chứng từ kế toán) tại Hội sở:
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định. - Quản lý, bảo quản kho lưu trữ hồ sơ. - Thực hiện truy lục theo yêu cầu khi có chỉ đạo của Giám đốc Phòng.
5. Quản lý Chương trình Docman: - Thực hiện phân quyền xem văn bản trên chương trình Docman đối với Nhân viên tân tuyển. - Giải đáp thắc mắc liên quan đến việc phân quyền xem văn bản trên Docman.
6. Hỗ trợ giới thiệu mẫu chữ kỹ và mẫu dấu Đơn vị kinh doanh: - Tiếp nhận/kiểm tra Tờ trình và Thông báo giới thiệu chữ ký. - Trình Giám đốc Phòng ký xem xét, Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. - Ghi nhận sổ theo dõi/ghi số văn bản/đóng dấu/chuyển trả Đơn vị yêu cầu.
8. Công việc khác: - Thực hiện báo cáo công việc liên quan theo định kỳ hoặc đột xuất. - Thực hiện các công việc khác theo phân công của các Cấp Quản lý.Yêu cầu có kinh nghiệm ít nhất 1 năm vị trí văn thư tại các ngân hàng
Tốt nghiêp: Chuyên ngành: Hành chính quản trị, Quản trị kinh doanh, Luật, ...
Vi tính: Sử dụng thành thạo các chương trình vi tính văn phòng (word, excel, powerpoint...).
Hiểu biết các văn bản pháp luật, quy định của Nhà nước có liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn.Được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn phát triển nghề nghiệp
Chế độ lương, thưởng hấp dẫn và cạnh tranh
Môi trường làm việc chuyên nghiệp